在办公室接待客人礼仪
在办公室接待客人礼仪 外单位客人到本单位来访,无论是办事、求助,还是取经、调研等,一般都是在办公室进行。在办公室里接待客人,有如下一套礼仪: 早做打算,保持办公室优雅环境 办公室平常也应保持优雅、整齐的环境。如有客人来访,则更应保持较高水平的工作条件。 客人来访,一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后,应告知有关部门早做打算,把办公室整理得干净利落。窗户要光明,桌椅要整齐,东西要整齐有序,空气要清爽。冬季要暖和,夏季要凉快。茶水早备好,对有的客人还可备些水果。 总之,办公室是领导的办公场所,是本单位的门面,反映出接待人员的精神面貌和工作作风,代表着单位形象,必需仔细布置。当然,也不必豪华阔气。 假如来客较多,或客人规格较高,来访的目的又比较肃穆,也可以在特地的会议室(会客室)接待。会议室(会客室)也应早做打算,以迎客人。 打算好有关材料 客人来访前的打算工作,除了接待场合(办公室或会议室、会客室)细心布置外,还有一项重要任务就是材料的打算。客人来访,是参观本单位某某部门,还是了解、考察某项工作?是商洽某方面的问题,还是探讨相互合作事宜?务需心中有数。有关客人来访的目的,一般对方早已提前告知,应依据双方商定的会谈事宜,或客人的恳求,让有关人员早做打算。须要什么数字、状况、资料,事先供应出来,该打印的打印,该论证的论证,该先拿出初步看法的先统一内部口径。省得客人来后现找现查,或无法表态,显得被动。 工作人员礼貌接待 客人到来,要抽调若干工作人员进行接待。接待的工作人员,有的是服务、礼仪接待,比如引导、倒茶倒水、留饭宴请的热忱款待等;有的是工作须要接待,比如参与会谈、介绍状况、参与商讨等。 无论负责哪方面的工作人员,都应衣着整齐,走动轻快,仪态大方,待人落落大方。风风火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言谈粗俗,是对客人的不礼貌,也会使本单位大失风光。 在与客人会谈过程中,无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员,应定时敲门而进,倒茶续水,取换毛巾,进行热忱服务;但服务不应影响主客双方会谈,要保持现场的宁静。服务完毕应轻轻退出。 送客 若客人办事已毕要走,肯定送别。办公室相关人员也要随之送行。 客人若自备车辆,工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。若需本单位送回,须要早做车辆支配,勿使久等。 可视状况,确定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话:“欢迎再来。”“欢迎常联系。’川接待不周,请多宽恕”等。