吉林传统文化会议执行方案
吉林传统文化会议执行方案 (秘书组内部文件) 后勤保障组协调人:付长义、常小红 安保组 刘含胜 刘 军 后勤组 任鸿艳 餐饮组 马静芝 车辆组 盛海涛 王立新 服务组 陈冬艳 会务组 王宏志 易 红 辅导组 郑秋松 王冬冬 接待组 付艳霞 李 芳 场务组 赵卓丹 场控:麻雪梅 医务:孔蓉爱 梁大夫 库管: 房务: 选购:宁春华 突发事务解决: 财务:钟红梅 薛亚茹 秘书处 秘 书 长: 大会协调: 徐小涵、宋淑芝、王志荣 副秘书长: 大会组委会 主 席: 副主席: 吉林传统文化会议工作分工名单 18 各组大会所需制作、选购物料截止时间: 月 号 秘书组主要工作项目 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 会议期间 1、 大会各组工作的统筹,工作进度的督导 2、 大会礼品发放名单及内容的设定 3、嘉宾关于参会问题的询问和解答 4、大会进出文件的审核 1、 邀请函的草拟、发放 2、 贵宾接待人员的管理和支配(每日接待就餐名单) 3、 贵宾卡的席位座牌排序(以平面图方式表述) 4、 大会领导发言词的草拟(陈总、付总拟稿) 5、大会工作流程的草拟与确定 √ 1、 对外联络、协调 2、 嘉宾名单的整理:为保证来宾健康,刚动手术和心脏衰竭等来宾劝退。 3、 嘉宾回执的发放、整理 学员、老师、贵宾房间的安排—— 日提交至房务组,需考虑因素: ① 老师、政府领导的房间安排,需与大德老师、 商定,是否2人住套房? ② 安排原则:一带一老学员带新学员、 ③ 打呼噜人员的安排; ④ 单间安排原则:; 文件的保管 会议期间 审核归档各个组的文案 教务组流程 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 1、 《大会课程表》的支配与制定 进行中 会议期间 2、 整个沟通会的师资支配,讲课内容,课程时间依据大会组委会意图组织编排,保证时间支协作理,内容充溢新奇,结合实际,教化目的明确。 3、 每位授课老师课前,教务组要与之沟通,沟通;驾驭讲课要点。 4、 听一下是否与大会主题相符合,利益大众。 5、 如有与本次沟通会主题不符合的地方应向大会组委会汇报,由组委会出面与其进行沟通,劝其改正。不能改换的,要换掉该发言课目。 6、 对会议临时确定更改的讲课内容,在最短时间内进行探讨落实。 1、 对在大会上进行的共享发言人,因时间有限,要先听一下预讲,驾驭时间,节奏。视内容与大会主题精神相符一样,才能进行支配共享。对增加的讲课共享内容,要逐人进行试讲,批阅内容,先由各组辅导员进行初选。 2、 确定小组共享沟通时间、内容、搜集沟通状况 3、 确定大会共享人员、内容、企业家与老师互动程序、内容、时间等 对上台共享的贵宾分成两组,由 老师、 老师分别作为小组负责人,现教务组组员分别做为共享贵宾组辅导员,支配好会议期间共享贵宾的食宿、课件打算等各项工作,分组状况请 日提交秘书处一份。 碰头会时间依据本组实际状况自定 教务组全体成员每天碰头汇总一下状况,由组长 老师召集,并将会议记录汇报大会组委会 打算室内升国旗的视频 协作会务组供应送行语内容( 个牌子) 兼备选辅导员 兼贵宾组辅导员 晨练:弟子规及 老师支配 国学文化长廊:供应国学文化长廊内容至秘书处,由秘书处确认后制作 辅导员选拔、分组 共享嘉宾分成两个组,由教务组人员带队,需增加贵宾组牌子 个? 备注: 服务组流程 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 1、 对辅导员的培训选拔(辅导员 号之前到达)报到时间 号截止。 2、 号为车辆调度组接站人员进行培训。 3、 日问车辆调度组把交通路途图和交通导引图交到服务组组特长,对服务组组长培训用。 1、每位辅导员对本组学员进行熟识了解并发出提示短信 号起先温馨提示内容,由 老师编排完善后培训辅导员下发短信: (1)珍贵物品可存放于房间内,放不了的存放在 ? (2)自带雨具:防止阴雨天。 (3)提示带一件厚衣服:避开阴每天气较冷。 (4)带上休闲鞋和衣物:环境可以读诵弟子规 (5)带身份证、2寸免冠照片一张。 (6)接站询问电话: 2、每位辅导员要对整个学习生活环境了如指掌,包括交通信息、四周景观 3、即时整理来宾回复的抵达状况交由秘书处(秘书处需统筹:车辆、餐饮等) 1、大会温馨提示预演(时间) 2、大会流程预演 3、服务人员进驻酒店(支配人 ) 1、报到、接待、入住及个人温馨提示 2、协同接待处发放胸卡,资料袋、水杯等 1、 每天一次辅导员例会(上午开课后二特别钟起先) 2、 各组辅导员组织小组共享,并供应大会共享初选名单 3、 对中途离开的 ? 4、 日晚学习结束集体送行,组织后勤组人员协作(送行仪式 日晚彩排) 学员离开送行(辅导员) 总结 共享分组及房间对应 重新修订时间支配:中午、晚上各调出半小时 附: 房卡管理与领取(组长提前领到房卡,送老师到房间, 会务组流程 全部大会所需物料 日全部制作完毕, 日全部布置到位以备 日大会运用! 完成时间 方案 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 日全部到位 大会视觉系统设计、制作 1、 邀请函设计:大会组委会举荐的名单报秘书处 日 2、 主题背景板设计、制作(主会场 块) 3、 会场宣扬展板设计、制作 (主会场: 块) 4、 会场横幅设计、制作(主会场一个) 5、 分组组牌设计、制作 ( 个) 6、 接