吉林传统文化会议执行方案

吉林传统文化会议执行方案 （秘书组内部文件） 后勤保障组协调人付长义、常小红 安保组 刘含胜 刘 军 后勤组 任鸿艳 餐饮组 马静芝 车辆组 盛海涛 王立新 服务组 陈冬艳 会务组 王宏志 易 红 辅导组 郑秋松 王冬冬 接待组 付艳霞 李 芳 场务组 赵卓丹 场控麻雪梅 医务孔蓉爱 梁大夫 库管 房务 选购宁春华 突发事务解决 财务钟红梅 薛亚茹 秘书处 秘 书 长 大会协调 徐小涵、宋淑芝、王志荣 副秘书长 大会组委会 主 席 副主席 吉林传统文化会议工作分工名单 18 各组大会所需制作、选购物料截止时间 月 号 秘书组主要工作项目 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 会议期间 1、 大会各组工作的统筹，工作进度的督导 2、 大会礼品发放名单及内容的设定 3、嘉宾关于参会问题的询问和解答 4、大会进出文件的审核 1、 邀请函的草拟、发放 2、 贵宾接待人员的管理和支配（每日接待就餐名单） 3、 贵宾卡的席位座牌排序（以平面图方式表述） 4、 大会领导发言词的草拟（陈总、付总拟稿） 5、大会工作流程的草拟与确定 √ 1、 对外联络、协调 2、 嘉宾名单的整理为保证来宾健康，刚动手术和心脏衰竭等来宾劝退。 3、 嘉宾回执的发放、整理 学员、老师、贵宾房间的安排 日提交至房务组，需考虑因素 ① 老师、政府领导的房间安排，需与大德老师、 商定，是否2人住套房 ② 安排原则一带一老学员带新学员、 ③ 打呼噜人员的安排； ④ 单间安排原则； 文件的保管 会议期间 审核归档各个组的文案 教务组流程 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 1、 大会课程表的支配与制定 进行中 会议期间 2、 整个沟通会的师资支配，讲课内容，课程时间依据大会组委会意图组织编排，保证时间支协作理，内容充溢新奇，结合实际，教化目的明确。 3、 每位授课老师课前，教务组要与之沟通，沟通；驾驭讲课要点。 4、 听一下是否与大会主题相符合，利益大众。 5、 如有与本次沟通会主题不符合的地方应向大会组委会汇报，由组委会出面与其进行沟通，劝其改正。不能改换的，要换掉该发言课目。 6、 对会议临时确定更改的讲课内容，在最短时间内进行探讨落实。 1、 对在大会上进行的共享发言人，因时间有限，要先听一下预讲，驾驭时间，节奏。视内容与大会主题精神相符一样，才能进行支配共享。对增加的讲课共享内容，要逐人进行试讲，批阅内容，先由各组辅导员进行初选。 2、 确定小组共享沟通时间、内容、搜集沟通状况 3、 确定大会共享人员、内容、企业家与老师互动程序、内容、时间等 对上台共享的贵宾分成两组，由 老师、 老师分别作为小组负责人，现教务组组员分别做为共享贵宾组辅导员，支配好会议期间共享贵宾的食宿、课件打算等各项工作，分组状况请 日提交秘书处一份。 碰头会时间依据本组实际状况自定 教务组全体成员每天碰头汇总一下状况，由组长 老师召集，并将会议记录汇报大会组委会 打算室内升国旗的视频 协作会务组供应送行语内容（ 个牌子） 兼备选辅导员 兼贵宾组辅导员 晨练弟子规及 老师支配 国学文化长廊供应国学文化长廊内容至秘书处，由秘书处确认后制作 辅导员选拔、分组 共享嘉宾分成两个组，由教务组人员带队，需增加贵宾组牌子 个 备注 服务组流程 完成时间 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 1、 对辅导员的培训选拔（辅导员 号之前到达）报到时间 号截止。 2、 号为车辆调度组接站人员进行培训。 3、 日问车辆调度组把交通路途图和交通导引图交到服务组组特长，对服务组组长培训用。 1、每位辅导员对本组学员进行熟识了解并发出提示短信 号起先温馨提示内容，由 老师编排完善后培训辅导员下发短信 （1）珍贵物品可存放于房间内，放不了的存放在 （2）自带雨具防止阴雨天。 （3）提示带一件厚衣服避开阴每天气较冷。 （4）带上休闲鞋和衣物环境可以读诵弟子规 （5）带身份证、2寸免冠照片一张。 （6）接站询问电话 2、每位辅导员要对整个学习生活环境了如指掌，包括交通信息、四周景观 3、即时整理来宾回复的抵达状况交由秘书处（秘书处需统筹车辆、餐饮等） 1、大会温馨提示预演（时间） 2、大会流程预演 3、服务人员进驻酒店（支配人 ） 1、报到、接待、入住及个人温馨提示 2、协同接待处发放胸卡，资料袋、水杯等 1、 每天一次辅导员例会（上午开课后二特别钟起先） 2、 各组辅导员组织小组共享，并供应大会共享初选名单 3、 对中途离开的 4、 日晚学习结束集体送行，组织后勤组人员协作（送行仪式 日晚彩排） 学员离开送行（辅导员） 总结 共享分组及房间对应 重新修订时间支配中午、晚上各调出半小时 附 房卡管理与领取（组长提前领到房卡，送老师到房间， 会务组流程 全部大会所需物料 日全部制作完毕， 日全部布置到位以备 日大会运用 完成时间 方案 工作内容 完成状况 负责人 联系电话 备注 日全部到位 大会视觉系统设计、制作 1、 邀请函设计大会组委会举荐的名单报秘书处 日 2、 主题背景板设计、制作（主会场 块） 3、 会场宣扬展板设计、制作 （主会场 块） 4、 会场横幅设计、制作（主会场一个） 5、 分组组牌设计、制作 （ 个） 6、 接