办公室岗位细则(暂行)
办公室岗位工作细则(暂行版) 一·人事管理 1·员工的资料管理 1-1·纸质版资料备案:《入职登记表》,《劳动合同》,《档案》,身份证复印件,学历证复印件,职称证复印件,其它证件复印件 1-2·电子版资料备案:《职员表》 1-3·资料管理:纸质版资料保存周期为两年,电子版资料永久保存 2·员工的入职与离职 2-1·入职手续:a·整理办公区域,调整电脑设备 b·填写《入职登记表》,供应身份证复印件(必需),学历证复印件,职称证复印件,其它证件复印件 c·基本信息录入《职员表》 d·发放并说明《员工手册》,《通讯录》,《座位表》,《告知单》 e·发放办公用品 f·录指纹 g·员工介绍 h·录入个人建行卡信息 i·办理餐卡《办卡申请表》 2-2·离职手续:a·工作交接 b·填写《离职登记表》 c·查看电脑设备 d·开具《离职证明》 e·退办餐卡《餐卡退办证明》 3·员工的社保 3-1·新参统:a·收取电子版合格照片,身份证复印件,户口本复印件 b·录入电子版《个人信息登记表》 c·复核人员信息 d·提交纸质版《个人信息登记表》,《增加表》 3-2·增员:a·信息查询与录入 b·复核人员信息 c·提交纸质版《增加表》 3-3·减员:a·信息查询与录入 b·复核人员信息 c·提交纸质版《削减表》 3-4·补缴: 3-5·变更:a·基本信息变更网上办理 b·其它信息变更柜台办理 3-6·数字证书:a·数字证书的注册 b·数字证书的续费 4·员工的薪酬 4-1·薪酬的月统计:《职员表》,《五险表》,《考勤表》,《部分员工工资月表》,《报销费用月表》 4-2·薪酬统计日期:每月26日至月底 4-3·薪酬提交日期:每月8日前 4-4·薪酬发放日期:每月10日前 5·员工的考勤 5-1·考勤的周统计:《打卡记录周表》 5-2·考勤的月统计:《打卡记录月表》 5-3·考勤的日常管理:《工作日志》,《外出登记表》,《请假/调休申请单》 5-4·考勤的公示:每周周一至周二公示《打卡记录周表》 二·行政管理 1·办公用品的选购与管理 1-1·选购:《选购单》,每月统计选购一次 1-2·管理:《办公用品及耗材库存表》,《办公用品领用表》 2·耗材的选购与管理 2-1·选购:《选购单》,每月统计选购一次 2-2·管理:《办公用品及耗材库存表》 3·用具的选购与管理 3-1·选购:《选购单》,每月统计选购一次 3-2·管理:《用具库存表》,《用具领用表》 4·书籍的选购与管理 4-1·分类:a·报纸:每年统计选购一次 b·期刊:每年统计选购一次 c·杂志:不定期选购 d·图集:每年统计选购一次 4-2·统计:a·登记《书籍书目》 b·盖章 4-3·运用: 5·图纸的管理(建筑部助理) 6·设备的选购,管理与维护(外包) 6-1·选购:《选购单》,依据运用状况选购 6-2·管理:《电脑配置单》,《器材登记表》 6-3·维护:a·电脑的定期维护:每月两次,应急随时 b·打印机的定期维护:依据运用量维护 c·网路的定期维护:每月两次,应急随时 d·空调的定期维护:每年四月和十月 e·饮水机的定期维护:每季度一次 f·其它器材的定期维护 7·集体活动的策划,组织与执行(合作) 7-1·集体活动支配:a·常规活动为每周三 b·公益活动不定期每年二至四次 c·年度活动每年两次,分别为四月至五月和九月至十月 d·年会活动为每年十二月至次年春节前 8·规章制度的拟定与修改(合作) 9·规章制度的执行与监管 10·车辆的管理与保养 10-1·加油卡的管理 10-2·车辆的保养 10-3·车辆的保险 10-4·车辆的年检 10-5·车辆的报损与理赔 10-6·记录:《车况记录》 11·内部会议支配 11-1·会议的组织 11-2·会议的协调 11-3·会议的记录 11-4·会议的类型:a·部门会议:每两周一次 b·主管会议:每周四 c·项目会议:依据项目进度 d·全体会议:每年两次至三次 e·年会:每年十二月至次年春节前 12·节假日支配 12-1·节假日通知:a·通讯通知 b·会议通知 c·文件通知 13·办公区域的周期维护(合作&外包) 13-1·保洁区域:a·办公区 b·生活区 c·图纸室 d·办公室 e·会议室 f·洽谈室 g·门厅,走廊及庭院 h·库房 13-2·保洁时间:每周一日三日五日7:00至9:00 13-3·监管保洁:a·每次填写《日常保洁记录单》 b·每月四次不定时抽查 14·证件和公章的管理 14-1·证件和公章的运用:《证件和公章运用登记表》 14-2·证件:《营业执照》正本,《营业执照》副本,《开户许可证》,《税务登记证》,《组织机构代码证》,《社保登记证》 14-3·公章:公章,合同专用章,财务章,人名章,发票专用章,出图专用章,审图章,竣工图章 三·财务管理 1·支出的统计与规划 1-1·薪酬的统计 1-2·房租和物业费的统计 1-3·电费的统计 1-4·电话费的统计 1-5·打图和晒图费的统计 1-6·办公用品和耗材费用的统计 1-7·设备新增与设备维护费用的统计 1-8·项目外包费用的统计 1-9·其它费用的统计 2·报销费用的管理 2-1·报销费用的申请:《报销单》 2-2·报销费用的审核:a·票据种类,名称,时间,