办公室管理-简答题
一、 简答题: 1、 简述办公室的主要特点。 答:(1)协助性,(2)综合性,(3)服务性 2、 谈谈你对办公室人员应具备的职业素养中“善某”的理解。 答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、留意谏言技巧。 (2)办公室工作人员“善谋”还必需谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于已都不利;三是出“馊办法”帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避开以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 3、 简述办公设备运用规范。 答:(1)必需明确每台设备的具体用途,熟识驾驭其操作程序,严格依据运用说明书的要求进行操作。 (2)必需明确专人专责专管制度,严禁任务人随意运用,除非配置给个人专用或指定公用的。 (3)留意平安,留意节电,留意卫生,留意定期保养,留意每次运用的极限。 (4)未经上司允准,任何人严禁私自运用办公设备,尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的运用环境温度为5OC到35OC,相对温度为20%至85%,过低需用加温器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。 (6)假如不处于工作状态,运用完毕应切断电源。 4、 简述在贮存间存储办公用品时的留意事项。 答:(1)贮存间或物品柜要上锁,保证平安; (2)贮存须要的面积取决于单位的大小; (3)合理摆放。例如在柜中和贮存室放置物品,必需清晰地加标签,发快速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等; (4)贮存办公用品应有良好的照明,以便简洁找到; (5)办公用品保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中; (6)订立物品发放制度,确定物品发放人。 5、 简述调查探讨的三个阶段及其主要任务。 答:(1)打算阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求; (2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果; (3)完成阶段,主要是撰写调研报告。 6、 简述办公室督查工作的方式。 答:(1)现场督查;(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查;(5)互联网督查。 7、 简述办公环境的含义并依据由远及近的依次列举环境类别。 答:(1)办公环境或称办公室环境,是干脆或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。 (2)依据由远及近的依次将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 8、 简述信访工作中网络来信的处理要求。 答:(1)定时打开信箱,刚好处理电子邮件; (2)重要信访,刚好报请; (3)转办信访,跟踪督办; (4)网络保密,脱机阅读。 9、 简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。 答:(1)重要及紧急——必需立即做。 (2)紧急但不重要——在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。 (3)重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力,应当当成紧急的事去做,而不是拖延。 (4)既不紧急也不重要(比如消遣、消遣等事情)——有闲工夫再说。 10、 简要回答公文写作的五部曲。 答:第一步,领悟领导意图。要求:精确、全面、提炼,增加“贴近度“; 其次步,站在领导角度考虑问题; 第三步,把握常用思维方法:模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维; 第四步,牢记拟写公文要素及要求; 第五步,符合国家公文格式标准。 11、 简要回答起草恳求的“五步棋”。 答:第一,因为什么恳求——对缘由、目的进行说明; 其次,恳求什么问题——提出请示的主题内容; 第三,怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案; 第四,恳求上级回复——结尾用语的运用; 第五,有无附件须要说明——依据须要确定运用附件与否。 12、 简述公文校对工作要求。 答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏; (2)解决统行、倒板、编面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间连接以及页码编排问题; (3)进一步审核定稿中的疏漏,发觉问题刚好提交有关领导人或撰稿人处理; (4)须要运用标准校对符号; (5)对于重要的或者大量印刷的公文,应实施三校,四校,以确保公文的正本不出差错。 13、 简答电子公文处理过程的五个环节。、 答:(1)创建:依据肯定的规则建立电子公文的过程; (2)办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作; (3)交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递; (4)归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储; (5)销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。 14、 简述公共关系的三大构成要素及其原则。 答:一、公共关系的三大构成要素是: (1) 主体:社会组织; (2) 客体:公众; (3) 手段:传播途径。 二、公共关系的原则是: (1)公众利益至上; (2)实事求是; (3)互惠互利; (4)双向沟通; (5)始终如一; (6)开拓创新; (7)整体统一。 15、 衡量会议质量的会前基本标准有哪些? 答:(1)会议是否确有召开的客观必要性; (2)会议目的和会议风气是否端正; (3)会议时机是否已经成熟; (4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位; (5)各项打算工作是否已经打算充分,包括软件和硬件。 16、 简述会议的主动作用。 答:(1)沟通信息,互通情报; (2)发扬民主,科学决策; (3)增加友情,促进团结; (4)统一相识,协调行动; (5)带动消费,促进经济。 17、 简述会务管理的要求。 答:(1)会前的最终检查:工作仔细负责、细心、耐性; (2)组织签到和登记:任劳任怨能连续作战; (3)做好联络协调:沟通协调实力强; (4)会议记录与保密:业务素养与原则性; (5)会议后勤保障:听从安排协作意识好。 18、 提高会议质量的主要方法和措施 答: 二、 案例题 1、 问题:请你分析小曹这样做的对不对?错在哪里?面对这种状况小曹应当怎么办? 答:(1)小曹犯了多头恳求的错误。遵照领导职权公工、单身恳求的原则,既然向主管领导恳求了,就应当按孙的看法,不应多头恳求; (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬的境地; (3)两位领导都作了指示,假如张通情达理, 小曹应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后,按孙的看法办; (4)假如不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位协商一个方法遵照执行; (5)假如冲突不