办事处财务管理制度修改稿
浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度 办事处财务管理制度 目 录 一、 办事处备用金及费用支出相关规定及流程 二、 ……………………………………办事处物流控管 三、 ……………………………………办事处仓库现场管理、单据管理 四、 …………………………………….办事处客户数据管理 五、 …………………………………… 办事处增值税发票开具管理规定 六、 …………………………………….办事处数据管理岗位职责及操作细则 一、 办事处备用金管理及费用支出相关规定及流程 ㈠、 备用金管理: 用于办事处日常开支,如差旅费、话费、快递费、水电费等,其他费用按预算特地申请,专款专用。 要求如下 1、 每月1号,将当月费用预算清单传到公司,经营销、财务负责人批准后两天赐予支配。 2、备用金额度1万元,各项支出均应有相应合法票据。 3、备用金不允许挪用和个人借支,特别状况单独审批。 4、非预算范围内的紧急支出,须要事先提出申请,经总公司营销、财务负责人批准并增加预算,单独支付。 5、专项费用的开支,经办事处申请,公司营销、财务负责人同意后可由总公司干脆银行汇给对方。 6、全部费用必需依据相关报销制度进行审核后方可报销及记帐,在申请下次备用金或专项费用时,报销单据及办事处备用金收付存明细表传给公司及审核,以便公司对办事处财务其统筹。 ㈡、 费用支出的相关规定及流程: 1、选购业务 因市场销售须要而发生 ⅹ ⅹ ⅹ 的选购业务的(月费用预算清单中未涉及),必需写明选购事由报总公司营销、财务批准并备案后方可选购。 2、修理费用, 除自然损耗发生的修理费除外,其他发生的修理费用相关责任人必需担当50% 。 3、促销费用: 发生前须要就促销活动提交总公司营销、财务具体的活动预算。 4、办事处出租车费用: 每年9月至次年元月份每月允许办事处总经理报销800元/月、其他月份限额400元/月。 5、 市内公交: 要求购办公交IC卡,凭购卡发票报销。不适用IC卡线路凭票报销。 6、 运费的核销: 长途运费报销时要求运费单上注明收货箱数、数量、随货单号;市内运费报销时,要求出库单上注明运费单号、金额、目的地,如发生短途运输费用则短途金额在运输单上注明。 7、 款待标准: 参照公司费用报销制度及预先申请,如有超出,须向公司营销负责人、办事处总经理同意后方可支出。 8、 公关费用: 发生须要提前向公司总经理申请,在得到书面批复后,方可发生 9、 商场付现费用: 要求办事处提出申请,由公司汇入办事处帐号,特别状况或付费较小可向总公司申请,批准后由办事处在备用金中列支。商场费用要有费用发票或收据,收据必需加盖商场财务专用章。商场如出具办公用品等与付款名目不相符的发票,发票上必需注明用途。 10、导购工资管理: A、必需到人力资源部办理相关手续;B、要求办理公司指定的银行卡,由公司统一发放(商超有特别规定的除外)。C、办事处明要供应明确的、经公司同意的基本工资、提成比例、提成基数、加班工资的计算方法给财务。D、临时促销人员的工资发放以<临时促销活动申请>审批后作为工资发入的依据,并同时供应临时促销人员的工资签收单。 11、商场装修费用支出: 应有相应的合同,公司依据装修合同和验收单进行支付。 12、费用单据处理与传递 办事处参照费用报销规定,按公司要求进行费用的分类、归集、粘贴。要求如下: 1、合法发票、收据类票据分开 2、车费、住宿费填报差旅费报销单,除此之外的单据填报付款凭证。 3、票据要求连续编号、记帐。 4、票据由各业务员自己按公司要求整理、粘贴,会计审核,办事处经理签字确认方可报销。 5、报销金额达到备用金金额50%时,刚好寄回公司分管办事处会计主管处。 13.办事处总经理及区域经理出差费用: 出差除车费外, 区域经理出差每天按100元,办事处总经理出差每天按160元. 二、办事处物流控管: 货物流转要做到: 严格、精确、平安、迅捷,每一个关键环节必需无一遗漏,货物进出仓库必需凭有效的单据,做到“货到有单,货走单随”。 要求如下: ㈠、 产品管理 1、 订货规定: 依据市场需求向公司申请发货,发货单经营销负责人签字确认后送仓库进行配货。订货单传真件留存财务应收款会计。 2、 收货规定: 办事处收到公司货物后,要依据随货单在一天内验收入库,并向公司电话或书面确认收货数量。依据双方确认的数据开具入库单并据此入帐。 3、 销售发货、退货、调货规定: ① 自营商场发货,货到商场,必需由收货人签收,或索取对方收货凭证,双方确认无误后方可入帐。 ② 下线发货:执行款到发货原则,不允许赊销。发货时附随货联,货到后要客户后12小时内进行确认(业务主管负责催要)。 ③ 商场、下线客户退货:退货时要求客户附清单,公司在收货后12小时清点完成,并刚好就退货数量与客户确认,以实际收货数为入帐依据。 ④ 调货:客户要求调换货前必需经过公司营销部同意,调换时必需按要求开具退货单、发货单。 ㈡、外购样品、办公用品、促销品管理: 办公用品: 按公司批准限额进行集中统一购买,归仓库保管,入库时开据入库单,登记办公用品台帐,领用时填写领用单,须要以旧换新的要旧换新(如:笔、手套、剪刀等)。 促销用品: 按公司批准的申请单进行购买,先入库,后领用。活动完毕未用完促销品退回仓库,同时就促销进行分析,核实促销用品发放的合理性。 样 品: 与公司营销部沟通后进行样品选购,寄回公司并按规定办理入库手续后,凭相关正式发票在备用金中报销。 三、 办事处仓库现场管理、单据管理: (一):仓库管理要求如下: 1. 保持仓库的清洁卫生,对库存货物进行妥当保管,保证物料堆放整齐, 不混杂、分组织、尺码、颜色摆放,要求货物数量标识向外,便于核查,同时要求放置计量货物的收发卡。 2. 发货时,要按次序发货,不允许在箱体打洞,或不开箱从中抽拿。同时要保证发货时货物包装的完好,不允许人为导致包装破损。 3. 要求客户提前下单,以便仓库可以刚好有序配货。 4. 仓库运用的出入库单必需由总公司统一订制。 5. 仓库要按公司规定登记台帐,编制报表,依据货物的收发状况刚好开具出入库单,并做到当日事当日毕,其次天10点前完成前日报表的编制与报送。 6. 对出入库产品进行数量、质量的核查。每月进行一次月底盘存工作,核查帐实是否相符,发觉问题刚好向办事处经理及公司进行书面汇报,查明缘由后方可接着运行。 7.仓库做好防火、防盗管理,并由办事处经理做好货物保险工作。 (二):出库单据管理要求如下: 1、送货上门的业务: 仓库出库时要开据五联出库单,由仓库员、发货员对货物数量签字确认后,一联仓库留存,二