办事处财务管理制度修改稿

浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度 办事处财务管理制度 目 录 一、 ........................................................办事处备用金及费用支出相关规定及流程 二、 办事处物流控管 三、 办事处仓库现场管理、单据管理 四、 .办事处客户数据管理 五、 办事处增值税发票开具管理规定 六、 .办事处数据管理岗位职责及操作细则 一、 办事处备用金管理及费用支出相关规定及流程 ㈠、 备用金管理 用于办事处日常开支，如差旅费、话费、快递费、水电费等，其他费用按预算特地申请，专款专用。 要求如下 1、 每月1号，将当月费用预算清单传到公司，经营销、财务负责人批准后两天赐予支配。 2、备用金额度1万元，各项支出均应有相应合法票据。 3、备用金不允许挪用和个人借支，特别状况单独审批。 4、非预算范围内的紧急支出，须要事先提出申请，经总公司营销、财务负责人批准并增加预算，单独支付。 5、专项费用的开支，经办事处申请，公司营销、财务负责人同意后可由总公司干脆银行汇给对方。 6、全部费用必需依据相关报销制度进行审核后方可报销及记帐，在申请下次备用金或专项费用时,报销单据及办事处备用金收付存明细表传给公司及审核，以便公司对办事处财务其统筹。 ㈡、 费用支出的相关规定及流程 1、选购业务 因市场销售须要而发生 ⅹ ⅹ ⅹ 的选购业务的（月费用预算清单中未涉及），必需写明选购事由报总公司营销、财务批准并备案后方可选购。 2、修理费用， 除自然损耗发生的修理费除外，其他发生的修理费用相关责任人必需担当50 。 3、促销费用 发生前须要就促销活动提交总公司营销、财务具体的活动预算。 4、办事处出租车费用 每年9月至次年元月份每月允许办事处总经理报销800元/月、其他月份限额400元/月。 5、 市内公交 要求购办公交IC卡，凭购卡发票报销。不适用IC卡线路凭票报销。 6、 运费的核销 长途运费报销时要求运费单上注明收货箱数、数量、随货单号；市内运费报销时，要求出库单上注明运费单号、金额、目的地，如发生短途运输费用则短途金额在运输单上注明。 7、 款待标准 参照公司费用报销制度及预先申请，如有超出，须向公司营销负责人、办事处总经理同意后方可支出。 8、 公关费用 发生须要提前向公司总经理申请，在得到书面批复后，方可发生 9、 商场付现费用 要求办事处提出申请，由公司汇入办事处帐号，特别状况或付费较小可向总公司申请，批准后由办事处在备用金中列支。商场费用要有费用发票或收据，收据必需加盖商场财务专用章。商场如出具办公用品等与付款名目不相符的发票，发票上必需注明用途。 10、导购工资管理 A、必需到人力资源部办理相关手续；B、要求办理公司指定的银行卡，由公司统一发放（商超有特别规定的除外）。C、办事处明要供应明确的、经公司同意的基本工资、提成比例、提成基数、加班工资的计算方法给财务。D、临时促销人员的工资发放以＜临时促销活动申请＞审批后作为工资发入的依据，并同时供应临时促销人员的工资签收单。 11、商场装修费用支出 应有相应的合同，公司依据装修合同和验收单进行支付。 12、费用单据处理与传递 办事处参照费用报销规定，按公司要求进行费用的分类、归集、粘贴。要求如下 1、合法发票、收据类票据分开 2、车费、住宿费填报差旅费报销单，除此之外的单据填报付款凭证。 3、票据要求连续编号、记帐。 4、票据由各业务员自己按公司要求整理、粘贴，会计审核，办事处经理签字确认方可报销。 5、报销金额达到备用金金额50时，刚好寄回公司分管办事处会计主管处。 13．办事处总经理及区域经理出差费用 出差除车费外， 区域经理出差每天按100元，办事处总经理出差每天按160元． 二、办事处物流控管 货物流转要做到 严格、精确、平安、迅捷，每一个关键环节必需无一遗漏，货物进出仓库必需凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随”。 要求如下 ㈠、 产品管理 1、 订货规定 依据市场需求向公司申请发货，发货单经营销负责人签字确认后送仓库进行配货。订货单传真件留存财务应收款会计。 2、 收货规定 办事处收到公司货物后，要依据随货单在一天内验收入库，并向公司电话或书面确认收货数量。依据双方确认的数据开具入库单并据此入帐。 3、 销售发货、退货、调货规定 ① 自营商场发货，货到商场，必需由收货人签收，或索取对方收货凭证，双方确认无误后方可入帐。 ② 下线发货执行款到发货原则，不允许赊销。发货时附随货联，货到后要客户后12小时内进行确认（业务主管负责催要）。 ③ 商场、下线客户退货退货时要求客户附清单，公司在收货后12小时清点完成，并刚好就退货数量与客户确认，以实际收货数为入帐依据。 ④ 调货客户要求调换货前必需经过公司营销部同意，调换时必需按要求开具退货单、发货单。 ㈡、外购样品、办公用品、促销品管理 办公用品 按公司批准限额进行集中统一购买，归仓库保管，入库时开据入库单，登记办公用品台帐，领用时填写领用单，须要以旧换新的要旧换新（如笔、手套、剪刀等）。 促销用品 按公司批准的申请单进行购买，先入库，后领用。活动完毕未用完促销品退回仓库，同时就促销进行分析，核实促销用品发放的合理性。 样 品 与公司营销部沟通后进行样品选购，寄回公司并按规定办理入库手续后,凭相关正式发票在备用金中报销。 三、 办事处仓库现场管理、单据管理 一仓库管理要求如下 1． 保持仓库的清洁卫生，对库存货物进行妥当保管，保证物料堆放整齐， 不混杂、分组织、尺码、颜色摆放，要求货物数量标识向外，便于核查，同时要求放置计量货物的收发卡。 2． 发货时，要按次序发货，不允许在箱体打洞，或不开箱从中抽拿。同时要保证发货时货物包装的完好，不允许人为导致包装破损。 3． 要求客户提前下单，以便仓库可以刚好有序配货。 4． 仓库运用的出入库单必需由总公司统一订制。 5． 仓库要按公司规定登记台帐，编制报表，依据货物的收发状况刚好开具出入库单，并做到当日事当日毕，其次天10点前完成前日报表的编制与报送。 6． 对出入库产品进行数量、质量的核查。每月进行一次月底盘存工作，核查帐实是否相符，发觉问题刚好向办事处经理及公司进行书面汇报，查明缘由后方可接着运行。 7．仓库做好防火、防盗管理，并由办事处经理做好货物保险工作。 二出库单据管理要求如下 1、送货上门的业务 仓库出库时要开据五联出库单，由仓库员、发货员对货物数量签字确认后，一联仓库留存，二