物资采购平台管理制度

精品文档---下载后可任意编辑 物资采购平台管理制度 为法律规范物资采购平台管理，有效筛选优质供应厂商,提升采购物资性价比,更好服务于公司生产经营活动,特制定本制度。 一、管理原则 1、入口严审,确保质量； 2、动态管理，优胜劣汰； 3、规模适度，竞争充分. 二、职能分工 1、基地采购部门:负责所属基地采购平台运行，包括建立供应商档案、供应商实地考察、供应商引进、删除与初审、组织采购平台定期评审等; 2、综合部:负责采购平台管控,包括供应商档案审查、设定采购平台优化指标与督促考核、供应商引进审查、供应商强制淘汰、供应商实地考察等。 三、物资采购平台运行 （一）、采购平台建立 1、建立供应商档案: 所有进入采购平台的供应商必须建立供应商档案.基地采购部门负责供应商档案管理：包括供应商调查、审查供应商资质证明文件、填写《供应商调查表》(附件1）、供应商档案及时更新等; 2、初期采购平台建立： 在已合作过的供应商中选择价格有优势、质量可靠、供货及时、售后服务好、诚信度高、合规经营(职业健康与环境保护)的供应商建立初期采购平台； 2、采购平台持续优化： 根据生产经营需要，通过广泛深化市场调研,选择装备先进、质量控制能力强、生产规模大、合规经营(职业健康与环境保护）、市场美誉度高的行业领先公司进入采购平台. (二)、采购平台动态管理 1、定期评审 1）、采购平台每季度定期评审一次。每季度末的25日前，由基地采购部门牵头，组织生产/设备/技术/品管等相关部门，对本季度平台供应商在本季度的表现情况（包括报价是否积极、报价是否有优势、供货量在同类物资中占比、供货是否及时、当期是否发生质量事故（严重程度如何、是否造成损失、处理是否积极)、是否有违规行为等）进行评审。（详见附件2：《采购平台季度评审汇总表》、附件3《采购平台季度评审明细表》） 2）根据评审结果，对本季度平台供应商按以下三种方式处理： A、继续合作； B、警告并重点跟踪（同步启动新供应商引进工作）； C、直接开除（或限期引进新供应商后开除）。 3）定期评审的结果按本流程逐级签审,并经采购公司总经理终审后，成为下季度采购平台. 4）经终审的采购平台资料，基地采购部门负责传递至采购公司综合部、基地财务部、集团审计部，作为下季度采购工作执行和监督的依据： a)基地采购部门照此执行：凡不在采购平台的供应商一律不准采购(可询价，根据报价情况作为后一步是否引进的考虑因素之一），采购公司综合部负责监督； b）基地财务部照此执行：对于本季度内在采购平台外采购的物资一律不准付款,集团审计部负责监督. 2、新供应商引进 1)新供应商引进可行性评估 1、基地采购部门必须持续引进优质供应商,不断提高采购平台整体质量。通过广泛深化市场调研,寻找实力强、业绩优的行业领先厂家，主动接洽联系,收集样品、样机、技术资料等传递给基地相关部门（生产/技术/设备/品管等），或邀请到公司进行技术沟通。 2、可行性评估流程：基地采购部门将收集到的供应商相关资料作为附件，发起“可行性评估流程“，并注明引进的合理性与必要性.基地相关部门（生产/技术/设备/品管等）在消化供应商资料或技术沟通的基础上,对引进的可行性会签意见,经基地总经理终审返回基地采购部门，作为引进新供应商进入平台的依据。 2)新供应商引进 基地采购部门将终审后的《新进供应商可行性评估表》（详见附件4)作为附件，同时将供应商资料作为附件，按上述流程逐级上报签审，由采购公司总经理终审执行。终审后的新进供应商签审资料由基地采购部门负责传递至采购公司综合部、基地财务部、集团审计部，作为执行和监督的依据。 3、平台供应商删除 基地采购部门对现有采购平台持续梳理，及时甄别出低质、低效、无效供应商进行删除，确保采购平台供应商整体质量，采购平台规模适度、竞争充分。 采购平台出现以下情况，应及时进行甄别和供应商删除: Ø 同类同档次物资供应商过多； Ø 相同物资供应商实力差距过大； Ø 同类同档次物资生产厂家与经销商并存； Ø 存在低效、无效供应商； Ø 供应商合作态度消极（含报价、送货、售后服务不及时等）; Ø 质量事故发生率明显高于同类物资其他供应商； Ø 质量事故造成严重损失； Ø 供应商发生《廉洁诚信协议》（详见附件7）禁止的行为； Ø 供应商在职业健康与环境保护方面不能达到国家强制标准。 1、基地采购部门删除平台供应商必须理由充分，经采购公司综合部审核后按流程逐级签审，经采购公司总经理终审后生效。 2、采购公司综合部在日常平台检查过程中发现有上述情况,可直接启动本流程进行供应商删除，同时对基地采购部门平台管理不严格进行追责。 3、终审后的平台供应商删除签审资料由基地采购部门负责传递至采购公司综合部、基地财务部、集团审计部，作为执行和监督的依据。 四、采购平台管控与优化 （一）、采购平台运行质量评价体系 1、供应商档案资料完备性 2、采购平台规模适度性 同类同档物资采购平台供应商数量不低于3家,不超过5家； 3、采购平台有效性 有采购的情况下，不存在两年以上未供货的供应商； 4、采购平台竞争充分性 同类同档次物资中，单一供应商年度供货占比不高于70%； 5、采购平台流动性 季度更新率不低于2%，年度更新率不低于10％(或必须达到采购公司下达的强制更新率指标) 6、经销商严格控制 采购平台内的经销商必须有充足的存在理由 7、供应商实地考察有效开展 根据“轻重缓急”制定供应商考察计划并严格执行 8、引进新供应商理由充分 1） 同类同档次物资平台供应商数量不到三家的，新进供应商质量（规模、技术实力、质量控制水平、质量承诺、商务条件等）质量必须不低于平台原供应商； 2） 同类同档物资平台供应商数量超过三家的，新进供应商质量必须高于平台原供应商,且同步删除平台原供应商; 9、删除平台供应商理由充分 删除平台供应商符合本文件规定 （二）、采购平台管控 采购公司综合部根据“采购平台运行质量评价体系”，负责对各基地采购平台进行评价与管控： 1、供应商档案资料完备性 综合部每季度对供应商档案资料抽查，抽查比例不低于20％，检查是否存在供应商重要信息未填写、信息明显虚假未核实纠正、供应商信息未及时更新，影响对供应商客观评价的情况； 2、采购平台过程管控 综合部根据本文件授权，对采购平台定期评审、新供应商引进、平台供应商删除进行复审，严格把关。 （三）、采购平台对标与优化 1、采购平台优化督促 综合部每季度对各基地采购平台的规模合理性、有效性、中间商合理性、流动性等进行综合分析并出具《分析报告》，督促各基地采购部门持续优化采购平台. 2、采购平台对标优化 综合部牵头对各基地同期采购的相同(相近）物资采购价格进行横向对比分析,由此发掘优质供应商，并进行跨基地供货可行性的内外协调，实现不同基地采购平台对标、优化和整合，共享优质采购渠道。 （四)考 核 对于管理松懈、未达到“采购平台运行质量评价体系”要求,且无正当理由的