项目管理项目资料管理知识

项目档案管理知识 项目档案管理知识 重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家 重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料 的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项 目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制 基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目 档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般 要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可 咨询天津市档案局企业处。 什么叫建设项目档案? 建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审 批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成 的应归档保存的文件材料． 基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主 要内容是什么? “三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求 同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科 研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会 议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备 的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生 产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。 监理档案应包括哪些内容? 监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目 建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管 理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设 监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关 系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、 质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案 可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度 控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。 档案行政管理部门如何参加项目竣工验收? 《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和 1 项目档案管理知识 省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目 和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关 的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验 收． 什么是档案的初步验收? 档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目 的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定， 根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程) 的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复 杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工 程)的竣工验收。 档案验收组织的成员由谁组成? 档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、 建设项目 主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等 单位的档案人员参加。 档案的自检工作应由谁来完成? 建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用 等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案 的自检工作．并做出档案自检报告。 项目竣工验收自检报告应包括哪些内容? 项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容： 项目档案工作的 管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案 的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积 累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。 在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的? 档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须 抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过 2000 卷的， 抽查 10%的档案；数量超过 1000 卷但不足 2000 卷的，抽查 15%的 档案；数量在 1000 卷以下的，抽查 30％的档案。 国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行 组织? 国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单， 2 项目档案管理知识 并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。 国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记? 凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关 系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案 机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”， 同时抄送项 目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于 地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家 重点建设项目档案管理登记表”。 登记工作的要求包括哪些内容? 登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方 档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案 机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建 设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好 项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与 项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的 项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管 理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应 根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。 登记表一应由谁负责填写?何时报送? 登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理 部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后 6 个月内 报国家档案局经科司。 登记表一主要有哪些内容? 登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”， 主要内 容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、 批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位 单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主 要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档 时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设 施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、 指导的上级单位、填表单位。 对于未进行竣工验收的国家重点建设项目， 是否应每年填写登 记表一? 3 项目档案管理知识 对于未进行竣工验收的国家重点建设项目， 应每年填写登记表 一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。 登记表二主要有哪些内容 登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名 称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工 作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成 员及单位、预验收结论。 登记表三主要有哪些内容? 登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括： 项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投 产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员 及单位、验收结论 登记表三应由谁负责填写？何时报送? 登记表三应由档案验收组织单位负责填写， 此表于项目正式竣 工验收后一个月内报国家档案局经科司． 在登记表二、表三中，档案移交单位指什么? 档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位 在登记表二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容? 预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项 目档案工作管理体制；档案管理制度；项目档案资料概况、项目文 件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工