邮件的标准格式

- . 北京东豪建立集团邮件标准格式北京东豪建立集团邮件标准格式 〔〔2014091620140916 号〕号〕 〔二零一四年九月签发版〕〔二零一四年九月签发版〕 签发人： 为了标准公司员工写邮件的格式， 表达公司的专业化，树立良好 的企业形象，现颁发?邮件的标准格式?，请集团全体员工认真学习并 严格执行。 筑基企划部 2014 年 09 月 16 日 主题词：主题词：邮件的标准格式 主送：主送：集团全体员工 抄送：抄送：筑基企划部 -.word.zl. - . 目录目录 一、一、目的·····················目的·····················3 3 二、二、标准格式···················标准格式···················3 3 （一）（一） 邮件主题················邮件主题················3 3 （二）（二） （三）（三） （四）（四） （五）（五） - 邮件内容················邮件内容················ 邮件地址栏···············邮件地址栏··············· 邮件统一格式··············邮件统一格式·············· 邮件范文················邮件范文················ 3 3 5 5 6 6 6 6 .word.zl. - . 目的目的 为了标准邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专 业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一标准的 邮件书写格式。 邮件标准格式邮件标准格式 （一）（一） 邮件主题邮件主题 ★与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期 例如：企划部-焦琼琼-工作方案-14.9.16 ★与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期 例如：北京筑基企业管理咨询-旭亚威合同-14.9.16 （二）（二） 邮件内容邮件内容 邮件正文由以下几个局部组成：称呼、正文、完毕语、 附件、署名。 1、 称呼 称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行第一行 顶格顶格书写，使用姓氏姓氏+ +职位为称呼职位为称呼，称呼后用逗号逗号 间隔敬语。 例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人 可直接称呼为 Dear all -.word.zl. - . 注：在进展邮件回复时，假设未将发件人参加 通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼， 为 防止此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标 注，也利于今后的沟通与联系。 2、 正文 3、 - 位置在称呼语下面隔一行隔一行，是信的核心局部。 因此要求正文层次清楚、简单易懂。每段文字第一 行的第一个文字向右缩两个汉字向右缩两个汉字， 每段第二行从左左 面顶格面顶格写起。 正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容， 默认文字格式。 每项内容后换行空两格空两格的书写。 ★对于工作汇报类邮件 首先、说明工作是否完成，已完成的简单描述 完成情况。 其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述 为何未执行， 需要特定人配合执行的需使用红色字红色字 体加粗体加粗等重点标注的形式书写。 ★对于数据汇报类邮件 首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。 其次、针对数据异常的局部，需使用红色字体红色字体 加粗加粗等重点标注的形式书写。 完毕语 .word.zl. - . 完毕语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊 重。 4、 附件 信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行 （三）（三） - 注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……〞依序列 出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注 意， 使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 附件文件名的格式统一为： 日期--附件内容 5、 署名 邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再 标注发件日期。 注：正文为邮件不可或缺的一局部，即使使用附件 内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要 特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红 的格式。 邮件地址栏邮件地址栏 ★★收件人： 邮件的接收人， 并对该邮件做回复、 指示。 ★抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所 写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回〔〕可不回 〔〕 。 注： 正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有 .word.zl. - . 助于邮件接收者明确需要各自的职责。 （四）（四） 邮件统一格式邮件统一格式 ★字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外〔可加粗、 字体颜色彩红色〕 ， 邮件内容字体统一为：宋体 9 号 字〔不同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正 文字体大小均可〕 ，颜色为黑色 。 ★开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。 ★回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。 ★附件文件名的格式统一为：日期--附件内容 〔五〕邮件范文〔五〕邮件范文 邮件标题： 市场部-蔡永-梦幻新区 4 月交易数据汇报-12.5.1 叶总、王总，你们好： 4 月份梦幻新区的定单发布数量为 1000 单，成交 495 笔， 环比3月份 〔500单〕 发布单数量上升100%和成交量笔数 〔450〕 上升 10%，发布单数与成交笔数的增长比率严重不符。 请订单 审核部的王总 审查下是否存在重复发单的情况及重复发单的数 量。 注：附件一为梦幻 4 月份新区的交易情况明细 -.word.zl. - . 蔡永，caiyong5173. 2012-5-1 -.word.zl.