设备采购控制程序

北京金州工程有限公司北京金州工程有限公司 Beijing Golden State Engineering Co.,Ltd.Beijing Golden State Engineering Co.,Ltd. 设设 备备 采采 购购 控控 制制 程程 序序 Process Control of Equipment ProcurementProcess Control of Equipment Procurement（（materialsmaterials）） 编制部门：水务部编制部门：水务部 编制日期：二零零四年六月编制日期：二零零四年六月 目目录录 一、一、 管理原则管理原则 二、二、 设备采购程序设备采购程序 三、三、设备付款程序设备付款程序 四、四、设备采购质量管理程序设备采购质量管理程序 五、五、相关文件相关文件 六、六、质量记录（相关表格）质量记录（相关表格） 一、管理原则一、管理原则 规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，完善的售后服务和质量保证。 二、设备采购程序二、设备采购程序 规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，设备采购应严守以下程序： （（1 1）确定采购范围和编制采购计划）确定采购范围和编制采购计划 主合同 非公司名录的厂商采购计划采购经理编制 （（2 2）编制供货厂商列表、询价及评审，获得业主认可）编制供货厂商列表、询价及评审，获得业主认可 设计、采购、项目管理人员 水务部、采购、项目经理商务评审 采购经理编制 项目供货厂商列表 采购清单 询价文件 报价文件 项目采购程序 综合评审报告 初拟定设备供货商 业主认可 项目经理批准 采购工程师 设计提供设计文件、技术规范 设备厂商 设计部门技术评审、评比 公司厂商名录 项目经理提交 （（3 3）供货商澄清会、合同评审及签订）供货商澄清会、合同评审及签订 供货厂商 （（4 4）与厂商协调、车间检验、试验、现场检验和验收）与厂商协调、车间检验、试验、现场检验和验收订货版文件设计订货版文件 供货厂商检试验人员设计部门 设计部门专业负责人主管领导 供货厂商 主管的部门经理 供货厂商生产计划进度 签订合同 设备安装 检验通知单 项目经理部提交用款计划 单机试车 车间检验，测试 项目经理部 采购负责人 厂商设计协调会 合同评审 业主 采购部门 采购负责人 项目经理部 采购负责人 设备安装分包商采购经理或项目经理 设计的技术澄清设备厂商澄清会采购及项目的商务澄清采购及项目订货版商务文件 财务及公司相关部门 法律部门 项目经理 （（5 5）设备安装、现场测试及单机验收报告）设备安装、现场测试及单机验收报告 三、设备付款程序三、设备付款程序 供货厂商工程师 供货厂商 供货厂商工程师四、设备采购质量四、设备采购质量 业主 管理管理 设备安装分包商 采购部门工程师 设备采购质量管理的五个环节包括：设备采购的前期准备（设备选型、设计评审等）、设 设备采购部门审批项目经理部 业主工程师 备分承包商的选择与订货、设备制造过程中的监制与检验、库场保管、安装调试和试运行检验 设备供应商 财务部门审批 设备验收报告出厂、发货运输供货厂商业主 为保证设备质量自始至终得以控制，不断提高，设备采购部必须将质量管理的五个环节活动贯穿于设备供应 项目经理部 管理的全过程，不仅加强对设备订货、制造过程、到货等环节的质量控制，而且要做好定货前期和设备的现场服 主管领导审批 的现场服务等。 务工作。 供货厂商 接收、现场开箱检验与交接 安装分包方 付款 1.1. 设备采购的前期准备设备采购的前期准备 1.11.1 编制设备采购单编制设备采购单 A.《设备采购单》由设计部门负责编制。设计部门提出《设备采购单》，设备采购部应与设计部密切联系， 参与设计审核，对设备选型及设备清单及时提出意见，为确保设备质量及采购利润创造先决条件。 B.《设备采购单》应标明设备详细技术参数，名称、数量和材质，不允许在图纸上或以书面形式指定唯一 设备厂家。对于需预先确定设备尺寸才能进行设计的设备，也不允许在图纸上注明厂家，只能与设备采 购部进行沟通，并做好保密工作。。 C. 对于复杂设备的技术要求，应以《设备采购单》附件的形式提出。 D. 对于非标设备，应绘制详细加工图纸。 E. 对于业主要求（如指定厂家、材质、国产或进口、备品备件等）应在《设备采购单》中标明。 F. 所有采购单均应经编制、校对、审核签字后方能发出。 G. 项目经理应对设计部项目负责人提供的《设备采购单》进行复核，并提供《设备采购预算》给设备采购 部。 1.21.2 设备采购部接受采购单设备采购部接受采购单 A. 设备采购部接收《设备采购单》后，应根据设计图纸对采购单进行核对，确认无误后方可进入下一道程 序。 B. 如《设备采购单》未满足采购要求，应就相关问题请设计人员明确，对于相关变更应形成文字记录作为 《设备采购单》附件留存。 C. 项目经理提交的《设备采购预算》应当作为设备采购部实施设备采购的依据。 1.31.3 采购前期准备采购前期准备 A、设备采购部应及时进行采购前期的实际调查工作，分析、研究各种影响设备供应的有关因素，特别是大 型主体设备以及技术复杂、制造周期长的设备，在保证设备质量的前提下，确保设备供应计划与项目进 度计划相衔接。保证项目按进度计划实施。 B、避免三边工程（边设计、边施工、边订货）的产生，以减少失误、降低风险，确保设备质量。 2.2. 设备分承包商的选择和订货设备分承包商的选择和订货 订货步骤：发出设备材料询价书；组织报价、议标或谈判；签定订货合同及技术协议。 2.12.1 设备招标设备招标 招标形式：公开招标、邀请招标及谈判招标等。 招标原则：程序公开、公平竞争、符合惯例、机会均等 （1）设备招标由设备采购部完成。 （2）采购人员根据采购单，编制《设备招标书》或《设备材料询价书》。 （3）设备采购部在《合格分承包商》名录中对各类设备至少选择3 家厂商，将《设备材料询价书》传递厂 家，进行招标。 （4）可以传真和当面提交方式发出《设备招标书》或《设备材料询价书》，厂家必须以 文字形式回复，对于厂家回复文件应存档。 （5）对于专业要求较强的设备（如电气、自控设备），应由设计人员共同对厂商进行技 术交底，并形成记录存档。 （6）对于复杂设备或首次选用的主要设备，设备采购部应会同项目经理、设计部和最终用 户共同对设备供货商进行考察，并形成考察报告。 （7）首次询价结束后，设备采购部应汇总形成《设备询价情况表》 在此阶段，《设备采购单》及附件、《设备招标书》或《设备材料询价书》、《厂商报价单》、《设 备询价情况表》为此阶段留存的设备采购基础资料。 2.22.2、合同谈判、合同谈判 （1）首轮谈判 A、 首轮谈判由设备采购部进行。 B、 对于谈判结果应形成记录，填写《合同谈判记录》，内容应包括价格、付款方式、到货周期及相 关技术材质情况等《设备招标书》或《设备材料询价书》中所涉及的问题，并提出综合评价意见； 提交项目经理。 （2）项目经理谈判审批 由项目经理根据设备采购部提交文件，与设备分承包商谈判，并在《采购审批单》记录谈判结果并签 署意见。 （3）总经理核准 由总经理根据项目成本和项目资金情况对