秘书实务课程教学大纲

秘书实务课程教学大纲 课程编号编制人 蔡超 编制日期修订日期审定组（人）审定日期 1 学时（理论教学+实践教学） ：54（18＋36） 2 先修课程：秘书学概论 3 使用专业：中职文秘（中英文） 4 教育目标： 秘书实务课程以现代信息社会为背景， 针对广东较发达的区域经济和社会主 义市场经济对秘书人才的需要来编制教学大纲。目标是研究秘书工作的一般规 律、性质特点、工作经验和操作方法，使受教育者学习和掌握从事秘书工作必需 的基本理论知识和基本技能，提高职业道德水准，增强从事文秘工作的事业心和 责任感。 5 教学基本要求： 课程基本内容主要包括三部分： （1）办公室事务管理：包括办公室环境管理、值班工作、电话事务、印信 名片管理、会见约见、邮电事务，办公资源管理、网络办公等。 （2）秘书业务工作：主要包括会务、信息、保密等工作，还有公务旅行管 理、信访、调研工作等。 （3）文案处理和秘书管理：包括文稿撰写和编辑、排印与校对、审核与签 发、登记与分发等。还有秘书自身的管理，职业资格鉴定、秘书绩效管理、秘书 团队管理、秘书的招聘与任用等。 1 各单元内容和教学要求：本课程包括 14 个单元，根据文秘专业教学计划的 课程设计，本课程中有些内容已开设了专门课程，故本课程在教学中有所删略， 讲授内容包括 1～14 单元。概述如下： 5.1现代秘书实务概述学习目的和要求：了解现代秘书实务的概念、内容和 特点，理解学习秘书实务的意义与学习方法，增强学好本课程的信心。讲 授内容及重点：①秘书实务的特点；②学习秘书实务的意义；③基本学习 方法。重点在讲透秘书实务的四个特点，并使学生领会这些特点在秘书工 作中的具体表现。④英语授课说明秘书工作情景集人文环境。练习项目： 要求学生用口头表达方式说明自己是如何理解秘书实务的四个特点。思考 题：学习秘书实务的基本方法是什么？ 5.2办公室事务管理学习目的和要求：了解办公室事务工作的主要内容，掌 握办公室主要事务操办的方式方法。讲授内容及重点：①办公室环境管理； ②电话事务；③接待工作；④值班工作；⑤邮件办理；⑥印信名片管理。 重点在办公室管理的方法和技巧、办公室接待与电话事务的处理。⑦英文 授课是电话技巧和邮件办理。实训项目：①办公室环境布置和保护；②接 打电话；③办公室值班演练；④正确的使用印章；⑤料理邮件的方法。思 考题：①运用办公环境的四点要求，分析比较办公室布置的三种类型的优 劣条件；②针对不同情况，接听特殊电话有哪些应对技巧；③秘书值班工 作的任务和制度有哪些？ 5.3时间管理学习目的和要求：了解时间资源有效性因素，学习时间管理的 内容、要素、分类和一般原则，掌握秘书时间管理的方法。讲授内容及重 点：①时间决定有效性的因素；②时间管理的一般原则；③会晤、约见的 时间管理；④ABC 时间管理分类法；⑤时间表编制法。实训项目：①编制 季安排、月安排、周安排时间表；②编制秘书和上司的工作日志；③正确 使用每日行动管理表；④编制会晤、约见的时间表。思考题：①如何理解 时间管理的一般原则？②时间管理原则与秘书工作有哪些关系？③怎样运 用 ABC 时间管理分类法？④什么是时间表编制法？⑤作为一个秘书，你认 为应如何管理好自己和上司的日志？ 5.4办公资源管理学习目的和要求：了解办公资源管理的基本知识，掌握办 2 公物品的管理得方法，学会管理办公室的小额现金，制定办公室内办公设 备的管理制度和掌握办公设备正确使用和维护的方法，学习办公网络的使 用和管理。讲授内容及重点：①办公用品的保管与发放；②办公室小额现 金管理的规则；③办公用品和办公设备管理制度；④办公网络的使用。实 训项目：①办公用品进货卡、出货卡和库存卡的制作和使用；②办公室小 额现金的记账；③出差费用的报销方法；④复印机和传真机的一般维护； ⑤办公网络的文件共享；⑥OA 软件的使用操作。思考题：①怎样才能做好 办公用品的发放工作？②如何管理秘书办公室的小额现金？③为什么办公 网络必须加强管理？ 5.5在线网络办公学习目的和要求：了解计算机网络技术和网络资源，学习 在线网络办公一般方法与 OA 软件的基本结构，掌握在线网络办公的主要 技能。讲授内容及重点：①计算机网络资源；②网络办公的模式和结构； ③OA 软件的管理界面及其功能。实训项目：①多人协作处理文档；②网络 文件共享；③OA 软件的操作使用。思考题：①在线网络办公的技术基础是 什么？②什么是 OA？③OA 系统的主流产品目前有哪些？④什么是文件共 享？什么是协同办公？⑤简述 OA 系统的基本结构 5.6会务工作学习目的和要求：了解会务工作的程序，明确办公会议、员工 大会的秘书工作，掌握会议记录、简报的写作方法。讲授内容及重点：① 会务工作程序；②企业内部会议（办公会议、员工大会等） ；③领导办公会 议。重点是会务工作程序及会议文书的制作。④英语授课是会议的准备。 实训项目：①主席台座位安排；②会议座位排列方法；③制作会议签到册 和会议安排表。思考题：①会务工作的基本程序有哪些；②外企召集办公 会议，秘书应做什么工作；③国际学术会议的会务工作主要有哪些。 5.7会展管理学习目的和要求：了解会展经济的性质、内涵和内容，掌握秘 书会展服务的工作要点，充分认识秘书在会展工作中职能。讲授内容及重 点：①会展经济的性质和发展；②会展秘书的主要职责；③秘书会展服务 的要点。实训项目：①编制一个小型会展的策划案；②会展产品展示的设 计。思考题：①为什么说会展经济是经济发展的推助器？②会展有哪些分 类？试举例说明。③会展管理有哪些原则？④秘书如何协助领导实施这些 3 原则？⑤举例说明展会秘书的职责。 5.8信息工作学习目的和要求：认识涉外信息的意义、特点与作用，掌握涉 外信息收集与加工处理的方法，掌握网络信息搜索的方法和技巧。讲授内 容及重点：①涉外信息的含义、特点与作用；②信息工作的五个环节—— 收集、加工、存储、传递、利用；③搜索引擎的使用。重点是处理信息的 五个环节。④英文授课内容是秘书的信息传递。实训项目：①选择一条信 息，按利用目的进行加工演练；②综合信息练习；③应用搜索引擎即时查 找信息。思考题：①收集涉外信息应根据什么原则；②信息处理加工的方 法主要有哪些？③网络有哪些搜索引擎，各有什么特点。 5.9调查研究工作学习目的和要求：认识秘书调研的意义、特点、范围，掌 握调研的步骤、方法及案头调查。讲授内容及重点：①秘书调研的意义、 特点和范围；②调研的步骤与方法；③市场调查与案头调查。重点是掌握 调研的步骤和方法。实训项目：①制订一份调查计划；②主持调查会的演 练；③进行一项市场调查。思考题：①秘书调查有什么特点；②案头调查 的步骤是怎样的。 5.10 信访工作学习目的和要求：了解信访工作的基本知识，学会处理或协助 上司处理来信来访工作。讲授内容及重点：①信访工作的含义、特点和任 务；②信访工作的原则和工作制度；③信访工作的办理程序。重点是信访 工作的制度和办理程序。实训项目：①来信、来访登记表的制作；②办信 程序实操；③接待来访的程序和方法。思考题：①新时期信访工作有哪些 新特点；②处理外国人和海外侨胞来信来访的工作程序；③信访工作的原 则是什么。 5.11