房地产公司工程文档管理制度

工程部文档管理制度工程部文档管理制度 目目录录 序号序号 1 2 3 4 5 6 7 8 名称名称 总则 工程档案管理制度 工程文件收发及管理制度 档案部门职责 声像档案管理办法 档案、资料、图书借阅制度 设计修改通知单、工程联系单管理规定 工程竣工图编制管理规定 1 1．．总则总则 1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格 率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》 （GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。 1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、 决策到建成 投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料 ,包括项目的提出、 调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试 运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、 声像材料和其它载体的材料。 1.3 基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工 和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》 ，各级人员 做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责， 各级人员应 对自己负责的项目所形成的、 具有保存价值的文件材料， 认真做好立 卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 2工程档案管理制度工程档案管理制度 2.1 档案资料管理 2.1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过 程管理并与工程建设同步。 档案资料室集中统一管理本工程全过程的 技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行 监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员， 为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护 设施和办公设备。 2.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各 有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4 购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按 计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准 的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2．2 归档文件的质量规定 2.2.1 凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合 规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档， 签字 方不能用副本或复印件归档） 。 2.2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、 设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用 70g 以上的 白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写 也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全， 不能以盖 章或打印件代替签名）归档。 2.2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件， 不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件 （不能用复印件） 归档。 2.2.5 书写规定 A） B） 书写字迹工整，图样清晰。 书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件 编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 2.2.6 书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为 25mm， 装订 边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 3 3工程文件收发及管理规定工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文 件的提供利用，特制定本制度。 3.1工程文件接收 3.1.1 各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料） 由档案资料室统一接收； 3.1.2 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的 工程文件，一律交档案资料室。 3.1.3 档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量 检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 3.1.4 档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和 分类帐（簿式台帐和电子台帐） ，并能利用计算机进行各类工程文件 的查询检索。 3.1.6 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后， 应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 3.1.7 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真 执行密级文件资料的借阅规定。 3.1.8 档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档 案登录总登记帐和分类登记帐； 对分发各部门的工程文件资料不进行 整编作业。 3.2工程文件资料发放 3.2.1 分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。 3.2.2 呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。 3.2.3 档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发 表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时） ，档案 资料室仅提供施工单位一套或二套文件， 不足部分施工单位可委托档 案资料室向设计院提出增加施工图供应数量； 设备资料文件不足部分， 由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。 3.2.4 分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备 查。 3.2.5 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、 资料领取单位应指定领取人名单， 并书面通知档案资料室； 档案资料 室按指定名单发放工程文件资料。 3.3 设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定 3.3.1 设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通 知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。 3.3.2 设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档 保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、 工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。 3.3.3 凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本 对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章， 并将变更单复印件及时放入 卷册内。 4 4 档案部门职责档案部门职责 参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应 按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、 整理，按照归档要求移交建设单位。 项目实行总承包的， 由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到 编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的 归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、 准确系统的符合档案规 范标准的项目档案。 由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、 整理其承包项目的全部文件。 建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、 设备技 术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目 档案进行收集、组织及汇总整理。 设计单位： 负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、 积累、 整理。 施工单位： 整理现场的译文及安装、 调试形成的非标准图、（竣工图） 、 设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。 监理单位： 负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的 编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和 审查。负责收集、积累、整理、归档项目监