接待办工作手册
成都市××职业技术学校 工工作作文文件件 根据根据 ISO9001ISO9001::20002000 标准制定标准制定 文文件件名名称:称: 接待办工作手册接待办工作手册 版本号版本号 / /修改状态:修改状态:0 0 受受 控控 状状 态(号)态(号) :: 编制: 审核: 批准: 生效日期: 目目录录 办公室组织构架3 岗位职责说明书5 常规接待团队建设7 专业团队建设.10 接待功能区管理.13 工作流程.17 质量记录.22 文件编号:ZS /WD 现行版本:I 修订状态:0 成都市××职业技术学校工作文件成都市××职业技术学校工作文件 办公室组织构架办公室组织构架 编编制:制: 审审核:核: 审审批:批: 生效日期:生效日期: 会签部门会签部门会签人会签人会签部门会签部门会签人会签人 工作文件 主题:组织框架共 1 页 第 1 版 第 0 次修改 招生副校长 接待办主任 接待办组员接待办组员接待办组员接待办组员 文件编号:ZS /WD 现行版本:I 修订状态:0 成都市××职业技术学校工作文件成都市××职业技术学校工作文件 岗位职责说明书岗位职责说明书 编编制:制: 审审核:核: 审审批:批: 生效日期:生效日期: 会签部门会签部门会签人会签人会签部门会签部门会签人会签人 工作文件 主题:岗位职责说明书共 1 页 第 1 版 第 0 次修改 一、接待办主任岗位职责 1、负责研究、组织、管理、安排、协调学校所有接待事宜。(包括学生家长 参观咨询接待、合作企业接待、教育局领导视察接待) 2、负责接待组与学校各部门的协调与沟通。 3、 负责学校接待团队的组建、培训、管理、考核、提升举荐。 4、负责接待功能区的统一管理(清洁卫生、日常打扫、人员物品安全、物 品归档管理、日常使用管理) 。 5、负责招生接待流程的研究定制,提升业务组服务与接待成功率,并及时 发现问题,完善接待机制。 二、接待教师岗位职责 1、接待老师遵纪守法,注重师风师德。遵守学校规章制度,尊重家长,关 爱学生。 2、积极参加学习培训,提高业务技能,接受管理, 团结协作。 3、有效接待学生家长,及时回访跟踪记录,并与招生老师做好沟通协作。 4、全程跟踪服务好学生与家长,并能有效引导学生报名缴费。 5、做好学生各类资料的保存、分类、归档。 6、团队之间,友爱团结,紧密配合。若遇难题,及时反映。 7、做好老带新的工作。 文件编号:ZS /WD 现行版本:I 修订状态:0 成都市××职业技术学校工作文件成都市××职业技术学校工作文件 常规接待团队建设常规接待团队建设 编编制:制: 审审核:核: 审审批:批: 生效日期:生效日期: 会签部门会签部门会签人会签人会签部门会签部门会签人会签人 工作文件 主题:常规接待团队建设共 2 页 第 1 版 第 0 次修改 一、目的一、目的 力求打造一支师德优、业务精、活力强、高素质的常规接待队伍。 二、范围二、范围 适用于接待办全体教职工。 三、团队组建三、团队组建 (一)人才基本要求 1、学历要求:全日制大专以上文凭。 2、业务基本素质要求 (1)形象气质要求:身高:女生1 米 58 以上,男生 1 米 68 以上。形 象气质佳,能统一着学校工装。 男老师不能留长发,带耳环。女老师化淡妆, 不能涂指甲,长头发要求挽发。 (2)业务内涵要求:有从事过中高职教育工作者优先;了解教育、对教育 行业感兴趣者优先。对中职招生接待有相关工作经验者优先。 (3)良好的服务态度、沟通能力、应变能力、销售能力并重。 (二)组建方式 1、通过人事部各大网站招聘,前来面试选择淘汰。 2、内部员工举贤不避内,面试沟通斟酌留才。 3、在本行业内或其他行业,挖掘优秀人才。 四、团队培训四、团队培训 (一)学校规章制度的培训:考勤制度、会议制度、值周制度、值班制度。 (二)接待团队业务能力培训: 1、基本职业素养培训 (1)每天统一着装,统一佩戴工牌。 (2)规范用语,工作中使用标准普通话。 (3)热情接待,礼貌用语,待人接物,礼仪礼节。 (4)表达准确,沟通到位。 2、专业基础知识培训 (1)学校概况介绍(附件 1) (2)专业导向及专业介绍 1、专业分流导向:鉴于学校师资力量,设施设备,合作单位。我们现在主 要做以下专业引流:主要引向汽车运用与维修、学前教育、旅游服务管理类、计 算机。 2、专业介绍(附件 2) (1)家长学生招生咨询问答(附件 3) (2)招生公讲宣传培训(附学校宣传 PPT) (三)营销技能培训(附件 4) 五、团队管理五、团队管理 1、考勤管理 接待人员周单休,实行轮休制度。全员遵守全校打卡考勤管理。 2、 例行考核工作具体量化到以下表: (1)接待数据(附件 5) (2)学生跟踪回访表(附件 6) (3)月度转化率和跟踪回访率考核表(附件 7) (4)月度工作总结 3、团队文化建设(向心力,凝聚力、战斗力) 。 4、抽查工作状态 5、业绩量的排序(附件 8) 6、接待组考核细则(附件 9) 六、团队考核六、团队考核 1、团队整体成交率总结汇总 2、个人成交率总结汇总 文件编号:ZS /WD 现行版本:I 修订状态:0 成都市××职业技术学校工作文件成都市××职业技术学校工作文件 专业团队建设专业团队建设 编编制:制: 审审核:核: 审审批:批: 生效日期:生效日期: 会签部门会签部门会签人会签人会签部门会签部门会签人会签人 工作文件 主题:专业团队建设共 2 页 第 1 版 第 0 次修改 一、专业面试团队的建设一、专业面试团队的建设 1、组建方式 学校教务处牵头,由学科专业带头人负责并推荐优秀专业老师。 2、 培训 对专业面试流程的培训、 对学生专业素质基础把握考核的培训、对专业面试 所需资料的培训、对学生资料归类整理的培训 3、 管理 专业面试老师由教务处和招办联合管理, 平时的教学常规工作由教务处管理, 招生期间的专业面试工作由招办安排。 4、考核:考勤管理,面试流程规范专业,专业意见给出的合理。 二、实操讲解团队的建设二、实操讲解团队的建设 1、组建方式 学校教务处牵头,由实操教师组负责并推荐优秀专业讲解老师。 2、 培训 讲解老师主要讲设备先进,学生学习效果。 3、 管理 实操讲解老师由教务处和招办联合管理 4、考核:讲解积极性和效果。 三、接待室学生表演团队三、接待室学生表演团队 1、组建方式 学校挑选 4 名古筝表演学生、茶艺茶道表演学生、咖啡调酒表演学生、礼仪 示范学生。 2、培训 古筝和茶道表演、咖啡室咖啡调酒表演。 3、 管理 4、 考核 四、礼仪礼宾学生团队四、礼仪礼宾学生团队 1、组建方式:由学校礼仪课老师筛选形象礼仪队学生。 2、培训:由负责老师培训。 3、管理 4、考核 文件编号:ZS /WD 现行版本:I 修订状态:0 成都市××职业技术学校工作文件成都市××职业技术学校工作文件 接待功能区管理接待功能区管理 编编制:制: 审审核:核: 审审批:批: 生效日期:生效日期: 会签部门会签部门会签人会签人会签部门会签部门会签人会签人 工作文件 主题:接待功能区管理共 3 页 第 1 版 第 0 次修改 一、目的一、目的 为维护好日常的办公秩序,规范工作人员行为,提高