公务电子邮件归档与管理规则

公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 32-2005 1 1 范围范围 本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、 移交与保管等标准化程序与管理规则。 本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完 整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依 据。 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归 档与管理适用本标准。 2 2 标准性引用文件标准性引用文件 以下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。但凡 注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修 订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。 但凡不注明日期的引用文件， 其最 新版本适用于本标准。 GB/T 18894–2002电子文件归档与管理标准 GB/T 176781–1999 CAD 电子文件光盘存储、 归档与档案管理 要求第一部分：电子文件归档与档案管理 学习文档 仅供参考 GB/T l76782– 1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理 要求第二部分：光盘信息组织结构 DA/T l-2000 档案工作基本术语 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 国家档案局令第 6 号电子公文归档管理暂行方法 3 3 术语和定义术语和定义 DA/T l-2000 确立的以及以下术语和定义适用于本标准。 31 电子邮件 electronic mail 由电子电脑生成、处理，并通过电子邮件系统经由电脑网络发送 和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府 部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时 性公务电子邮件、私人电子邮件。 32 公务电子邮件 electronic mail document 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生 的经由电子邮件系统传输的电子邮件。 33 公务电子邮件系统 electronic mail document system 学习文档 仅供参考 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的电脑应用系 统。 34 电子文件管理系统 electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电 子文件保存、检索、使用和处置的电脑应用系统。 4 4 总则总则 41 公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施， 确 保其真实性、完整性和有效性。 42 公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全 过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 43 应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相 关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保 证归档公务电子邮件的质量。 44 归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的 文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 45 公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各 单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。 46 机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内 设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题 )或共享邮箱 学习文档 仅供参考 (用来供职工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只 有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、 邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。 公共邮箱 或共享邮箱必须明确相关责任人。 47 系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码， 密码 应妥善保护，并定期更改。 48 各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人 员提供能够自动识别病毒特征的软件系统， 并确保工作人员在使用文 件或查找信息时， 其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能 都能启动。病毒特征库应当定期更新。 5 5 公务电子邮件的撰写与传递公务电子邮件的撰写与传递 51 公务电子邮件标题、 正文内容的撰写以及署名规则参照相关 纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质， 以保证邮 件应用的时效性以及归档、检索利用质量。 52 各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公 务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应 尽量防止公务邮箱用于私人活动。 53 涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行 发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服 务器、工作站进行安全性验证。 学习文档 仅供参考 54 在发送公务电子邮件时应使用真实身份， 并根据电子邮件的 密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。 不得在公务电子 邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。 55 各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件 系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据 (公 务电子邮件发文、收文登记表参见附录A1，A2)。 公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。 56 使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件， 如发现病毒，应立即通知系统管理人员。 5 门。 6 6 公务电子邮件的鉴定与归档公务电子邮件的鉴定与归档 61 鉴定归档责任归属 7 公务电子邮件收发日志应备份， 脱机保存， 定期移交档案部 611 对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部 邮件，由接收者进行鉴定归档。 612 内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进 行鉴定归档。 613 公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责 任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。 学习文档 仅供参考 62 鉴定内容 621 应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否 具有保存价值。 对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公 务电子邮件。 622 公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有 关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。 623 各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真 实性、完整性、 有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人 收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移 等处理后是否与收发时的原始状况一致。 完整性鉴定是指利用有效的 技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要 素是否完备。 有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和 可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、 载体的兼容性等。 63 归档范围 631 但凡反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电 子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的， 则 该份电子邮件也应归档。 632 公务电子邮件归档时，应包括以下部分： 学习文档 仅供参考 a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括、职务、所属部门和公务 电子邮箱)； b)发送、接收邮件的时间； c)邮件密级； d)邮件的题名； e)邮件正文、附件； f)邮件收发日志； g)发送、接收邮件的