做好行政人事工作的初步方案

做好行政人事工作的初步方案做好行政人事工作的初步方案 行政部分 一、明确岗位职责 通过製作岗位职责说明书对岗位职责进行合理有效的分工，促使有关人员明 确自己的岗位职责，认真履行岗位职责，出色完成岗位职责任务。明确岗位职责 有如下好处： 1、可以最大限度地实现劳动用工的科学配置； 2、有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象； 3、提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才； 4、是组织考核的依据； 5、提高工作效率和工作质量； 6、规範操作行为； 7、减少违章行为和违章事故的发生。 二、部门主管负责制（分权管理） 一般公司现行的指令式管理，使得部门缺乏计划力、灵活性，员工失去创造 力， 同时也使得老闆工作量沉重，所以我建议公司要有这样的意识并开始部署并 尝试推行部门“分权管理”制。所谓分权， 就是现代企业组织为发挥低层组织 的主动性和创造性，而把生产、经营管理决策权分给下属组织，最高领导层只集 中少数关係全域性利益和重大问题的决策权。分权的对称是集权。 集权是指决策权在组织系统中较高层次的一定程度的集中。集权和分权主要 是一个相对的概念。 具体如下： 1、以各个部门为主体，在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力， 其它 部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚， 公司从大体上制定一个工作方 向、任务，具体操作就交由部门团队自由发挥了。这样一来，在工作目标的实现 上， 部门团队会有很大的灵活性来採用具体的方法。同时我也考虑到各部门的经 理、主任他们有相当的部门业务水平及管理经验。 （抓大放小，放手去做） 2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情 况，有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配（前提是 要保持部门团队的稳定性） 。 3、部门主管根据部门实际工作情况，不定期召 开部门自己的内部沟通短会，每月不低于两次，让公司各种政策措施、方案变动 等资讯， 及时準确传达到公司基层。 （开始由行政部监督，以后让他们形成习 惯） 优缺点分析： 优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”，摒弃了旧 的落后的指令性管理法，採用科学的目标管理法，有效提升企业管理的水平和层 次。 员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快，并且员工的方式中往往会包 涵有更多创新的东西（调动其多想办法，解决问题的积极性） 。 缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标準的业务流程；不排除会有滥用 职权或以权谋私可能性，所以必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。 具 体操作：财务部由于工作流程比较统一规範，可先行由它开启局面，接着是行政 部，如此类推。 每个部门标準业务流程，先由他们部门总结提交方案、行政部、老闆三方共 同制定，逐一强化，成功一个铺开一个。工作开头肯定是烦琐的，但我们追求的 是公司今后的规範标準，我认为是值得的， “一劳永逸”（以点带面，逐步推 广） ！ 三、公司部门主管定期月度工作例会制度（分集权管理） 公司部门主管定期月度工作例会制度（ 集权管理） 部门主管定期例会制度 管理会议由行政部经理或老闆主持召开，并由专人记录，整理后， 抄送老闆、 各部门主管备份。 1、各部门彙报上一月度工作任务完成进度，未能如期完成的 需说明原因， 并在会上提出最终完成时间，需要其它部门或人员协助解决的会上 提出。 （层层抓落实） 2、行政部经理或老闆依据公司年度经营发展目标大纲， 分解下一月度各部门的具体工作任务及安排。 3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工作安排。 （具体依据公司部门岗位职责细则） 4、 建立同行业市场竞争对手资讯动态体系， 由拓展部、质检部、行政部共同牵头，对在工作、生活中看到、听到的竞争对手 的各种真实资讯及时反映，并最终由拓展部将其整理归纳、系统化，必要时供公 司领导决策层参考。在会议上各部门也可以及时反映自己掌握的资讯。 5、同时会议也将公司经营过程中，各部门存在的问题、不良现象逐一提出并 要求整改。 各部门也可以对公司经营反映情况、 提出好建议。 6、危机管理通 常把危机管理称之为危机沟通管理，原因在于，加强资讯的披露与公众的沟通， 争取公众的谅解与支援是危机管理的基本对策。 除了规定月度会议外， 各部门还应该根据资讯万变市场、突发的危机的需要， 不定期地召开短会，商讨应变对策。 月度工作例会制度是各部门之间沟通的重 要桥樑，目的是为了发现问题，解决问题。 （上情下达，下情上报） 四、办公室管理制度（集权管理） （一）考勤制度 （二）请休假制度 （三）办公用品申领制度办公用品申领制度新员工入职发放一套办公用品； 每月 28 号前各部门统计并提交自己部门下一月度办公用品明细清单， 办公用 品将在下一月度 7 号之前发放，所有办公用品申领必须做好登记，统一管理防 止浪费。 （四）公务用车制度公务用车制度各部门、人员用车必须提前一天向行政部 提出用车申请，并填好申请表（用车部门、人员名称，申请时间，预计用车地点、 开始时间、返程时间，用车事由，部门主管意见、行政部意见） ，由行政部统 一安排调配，外出人员（司机）并在下午下班前将车钥匙交回行政部。 （行政 安排用车原则：按申请时间先后、事情缓急轻重程度） （五）文书资料的管理 （六）涉外事物管理 （七）成本控制 1．对每一项行政管理活动经费进行预算； 2．分析每一岗位对办公用品的需求，制订出用量标準； 3．领用物品採取以旧换新的方法； 4．对**商进行比较分析，选择诚实守信，物美价廉的**商； 5．**费用可採用集体入丛集网的方式，以节约**费； （八）其它建议： 其它建议： 1、人性化管理，营造公司是我家的良好氛围， 行政部除了员工生日送上祝福外，员工结婚（贺卡、结婚贺金） 、生育（奶粉、 纸尿布） 等也同样送上公司的祝福问候！ 公司组织一年 一、两次的公司集体活动，增强公司员工凝聚力，营造公司自己独有的企业 文化。 2、对办公室人员的纪律要加强监管。杜绝现象： 上班时间大声说笑、 闲聊、串岗、接听客户谘询**不够热情等……。 （树 立行政部执法威信） 五、部门沟通协作机制 部门沟通协作机制为了工作的执行落实，同时也基于“分权管理”中存在的 漏洞， 所以订立“部门沟通协作机制” 。工作过程中，各部门之间会涉及到人 员的互相协作。 例如， a 部门需要 b 部门的协助或者 a 部门需要 b 部门 xx 人 员的协助。 这时候，a 部门主管不能直接命令 b 部门 xx 人员去协助。正确操作方法： a 部门主管徵询 b 部门主管的意见，让 b 部门安排适合的人员协助。 总之，部门之间的人员调配、重要资讯的沟通以及输出，必须是部门主管与 部门主管之间的沟通，各部门、人员不能私自调动人员。倘若有矛盾、碰撞的情 况发生的，行政部或老闆从中调解和谐。 当然， 大部分工作任务已在月度工作 例会上说明。 （分权管理、沟通协调 六、.确立正确引导、準确评价与适当奖励相结合的激励机制。 企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合 和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作,而通过建立有效的激 励机制是有效实施对人的管理的重要保障 ,这就要求:以恰当的目标来引导正确 的反应行为,以準确的绩效评价作为奖励的科