会议管理制度与流程

行政管理职能行政管理职能 （三）（三） 会会 务务 管管 理理 2015/1/162015/1/16 1 编号：行政-001编制日期：2015/1/16 第 1 版修订日期： 一、管理流程一、管理流程 相关部门相关部门人事行政部人事行政部相关领导相关领导 开始 会议申请 主管领导审 核、审批 CEO 审批 草拟通知受理审核 会议准备会议通知 会议召开会议准备 会议纪要会议召开 会议纪要 部门审定 主管领导审核 承办纪要发文CEO 审批 承办、监督 结束 2 二、管理规定二、管理规定 1 1、、 目的：目的： 为规范集团总部及各公司各类会议， 统一会议管理模式，提高会议质量，确保会议精神 的贯彻、执行，增强集团公司整体管理水平，特制定本制度。 2 2、、 适用范围：适用范围： XXXX 国际建设集团集团总部及所属各公司。 3 3、职责：、职责： 3.1行政部门负责会议管理工作， 所有重要会议要在集团领导批准后到行政部登记备案。 3.2 公司以上级别会务工作主要由行政部承办，其他部门主办或召集的会议，由各自主 办单位负责，行政部给予适当协助。 3.3 其他部门主办的会议资料除各自存档外，须上报行政中心，便于对相关会议资料进 行统一整理、立卷、存档。 4 4、会议分类：、会议分类： 4.1 公司级以上会议（含） ：主要包括总经理办公会、周工作例会、月工作例会、公司 年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请集团总经理或公司总经理批准后， 由行政 部门负责组织召开。 4.2 专题会议：即涉及集团或各专业板块到全公司的政策、业务专项会议。比如：业务 部门的重大商务投资会、资金计划会、资金平衡会、专项技术方案研讨会、 重大人事任免研 讨会等，由相关部门提出专项会议计划报副总裁或各公司总经理，批准后送行政部门备案， 由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。 4.3 部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。 4.4 各类培训课程：由（集团）公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。 5 5、会议安排：、会议安排： 5.1 例会安排： 为避免会议过多或重复， 全公司正常性的会议一律纳入例会制， 原则上要按例会规定的 时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下： 5.1.1 集团（公司）总经理办公会议 3 此会议的举行时间为每周五上午9： 00 点， 由集团高层管理人员参加， 包括： 副总裁、 集团副总、各版块公司总经理、各中心总监及其他关键负责人， 主要针对集团的重大事件进 行研讨及决策，由此来宏观掌控公司的发展方向及管理目标。 5.1.2 集团（公司）周工作例会 此会议的举行时间为每周六下午 17：00，如有其它变动行政中心将提前通知各部门。 会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达； 集团新的管理制度宣贯； 上周工作总 结；下周工作计划；需要其它部门配合或集团公司领导协调解决的事宜； 对分管领导布署下 周集团公司的整体工作计划及工作要求。 每周五下午下班后（不得迟于晚上 6 点，安哥拉本 地时间） ，各分公司及部门应将本周工作总结与下周工作计划报送至行政中心，由行政中心 汇总后报总经理审阅。 5.1.3 集团（公司）月度工作例会 此会议的举行时间为每月最后一个周六的下午 17：00（平时的周例会时间） ，如有其 它变动行政部将提前通知各部门。 会议议程是：董事长工作指示或上一级会议精神传达； 集 团新的管理制度宣贯； 各分公司及中心汇报上月工作总结、 下月工作重点及出现的需要其它 部门配合或集团领导协调解决的事宜；总经理布署下月集团的整体及重点工作及会议总结。 要求会议前一天下班前， 各部门应将本月工作总结与下月工作计划汇至行政中心， 由行政中 心汇总后报总经理审阅。 5.1.4 集团（公司）年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务， 表彰奖励先进集体及个人。 此项会议由行 政中心具体组织实施。 5.1.5 各部门周例会 除集团（公司）周例会外，各分公司及部门每周至少要组织一次例会，会议自行组织与 安排，会议时间不得与集团（公司）周例会时间冲突。 5.1.6 各专题会议 相关分公司及部门根据实际工作需要不定期地召开， 会议的内容主要是针对各专项工作 进行讨论、布署执行和总结。 4 5.2 其它会议安排 凡涉及到多个分公司及部门负责人参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议， 会 议召集部门应在召开前 1-2 天向总经理报批，批准后由行政部门进行统一安排，方可召开。 5.3 凡集团（公司）已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它 会议， 组织部门应提前 2 天报总经理审批并报请行政中心调整会议计划， 未经行政中心调整 的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 5.4 各部门工作例会必须服从公司的统一安排， 各部门小会不得安排在公司例会同期召 开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 5.5 会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到， 遇特殊情况须提前向直属总经理请假， 获得批准后方可指派专人代为参加， 会后应主动询问 会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 6 6、会议的准备：、会议的准备： 6.1 会议通知行政中心（或相关行政部门）开会前需要做好会议地点预定，确定会议 主题、议题、议程、内容、会议目标、参会人员，明确参会人员需准备的资料，并提前 下发会议通知，确保参会人员知悉。 6.2 行政中心要提前做好会场布置，提前准备好电脑、投影仪、录音笔、激光笔等会议 用品， 并根据会议级别或性质准备好会议饮用水(茶水或矿泉水)或其他招待用品， 制作和设 置会标、桌签等。 6.3 指定会议记录员，会议过程中做好会议记录并留下音频记录。 6.4 制作准备会议签到表，做好参会人员签到事项，核实参会人员迟到、缺席原因，登 记于签到表处并反馈至会议组织者。 6.5 有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备 连接调试工作，根据会议规模需使用音响设备的，由行政部提前做好音响调试安排； 6.6 上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应视情况准备果品和鲜 花； 6.7 特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： 6.7.1 会议议题、议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者） ； 6.7.2 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发） ； 5 6.7.3 会议场所布置； 6.7.4 会议服务人员的安排； 6.7.5 会议签到； 6.7.6 会后事项安排。 6.8 会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 6.9 会议结束后需要清理会议室，关闭好门窗、电源，退还会议室钥匙。 7 7、会议纪律、会议纪律 7.1 参会人员必须提前到场，不得无故迟到、早退（提前请假获批者除外） 。迟到者， 根据迟到时间在会场前进行等时的自我罚站。 不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提 前请假，否则视为缺席，违者将视情节严重性予以10-25 美元的处罚。 7.2 召开会议期间，与会人员