WORD中样式和格式使用

WORD 中“样式和格式”功能的使用 一、新建分级样式 1、点击标题 1 右边的三角按钮，选择“修改” 2、在“修改样式”中点击“格式”，选择“编号” 3、点击“多级符号”页，选择需要使用的样式，点击确定。 4、选中文本，然后点击相应的样式即可。 二、Word“样式与格式” 在排版中的妙用(1) 相信好多朋友都见到过 Word 的“样式与格式”功能，如图 1 所示。但是，大多数朋友可 能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式， 每次询问他们时， 都会得到“Word 的默认 样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。 其实，笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者 就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？ 好处一. 快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查 找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里 找出所有同级标题来， 恐怕没有几十分钟是下不来的。 两者， 如果文件排好后交到领导手里， 领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了， 整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而 解了。 一. 快速套用现有标题样式 1. 编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时的格式刷使用， 需要先将标题选中， 然后再点击“样式与格式” 窗格中的相应样式即可。 虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式， 但要将所有 同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。 那么下面要介绍的第二种方法就显得实 用多了。 2. 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样 式设置一个快捷键 1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图 2 位置 1 2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图 2 位置 2 3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可， 如图 2 位置 3 4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是 Word 默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有 着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。 1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如 图 2 位置 1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的 标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图 3 所示 2. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word 还支持一个自动更新样式的功 能，用起来更加方便。 同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图 4 所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。 这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以 马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。 好处二. 快速在文档中定位 Word 的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我 们在文档中迅速定位。 使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目 录的窗口便出现在了画面左侧， 如图 5 所示。 点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区， 就像使用 Web 导航页面一样方便。 好处三. 方便生成文档目录 不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的 文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在 Word 中设置了 样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。 一. 快速建立目录 1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口 2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮 3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图 6 所示。而且值得一提的是，这个 目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用 Ctrl 键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。 不过，可能我们也会不满意 Word 所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点 击“工具”菜单→“插入目录”命令，在如图 7 所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击 “确定”按钮即可更新整个目录了。 【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于 用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出 的窗口中再选中“插入”类别， 然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项， 将其手动拖拽到“插 入”菜单中即可。如图 8 所示 二. 快速更新目录 随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录 的页码与实际位置不符，此时就要利用 Word 的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先 将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图 9 所示窗口中的“更新 整体目录”单选项后确定即可，这时 Word 会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目 的。