物业服务全流程

交接房屋 1. 业主身份：按开发商提供的业主清册，让业主出示身份证件及买卖合同，核实身份。 2. 业主相关资料：复印业主身份证，收集业主应该交与物业的通知及资料。 3. 业主填写《业主档案》：业主须填写完整，特别请业主留下紧急情况之移动通讯联系方式和生日。 4. 签署《安全责任制书》：向业主说明签署《安全责任制书》的重要性质。 5. 计算业主应交各种费用：从当日开始计算，预收半年。在《房屋交接表》上记录好起止时间。 6. 请业主交费：收取相关费用。 7. 准备好业主钥匙、业主手册、装修手册：向业主说明钥匙使用方法，如有整改项目，征求业主意见，留一把整改。 8. 向业主简单介绍我们的公司及服务，说明我们的服务热线。 9. 发放相关资料：向业主发放钥匙及有关资料,请业主在上签字 10. 在《房屋交接汇总报表》上作记录：每接受一套，即做登记;对未接房屋，作好原因登记。 相关记录表格：《房屋交接表》、《业主档案》、《房屋交接汇总报表》、主清册、房屋交接验收表、交接遗留问题整改记录表、交房日报表\交房文件签收表 办理装修 1. 业户提出申请，向业主说明所需程序和准备的资料：提前准备一份《装修申报须知》，给业主一份。 2. 指导业主填写装修申请表、装修承诺书：申请表和承诺书必须业主签字，如业主不能亲自来办理，须出示委托书。 3. 收集业主及装修公司有关装修申请资料,核实是否符合规定：装修施工图纸，包括平面图、天花图、管线及电力、弱电布置图、剖面图等，加盖装修公司公章。 装修公司负责人身份证、营业执照、施工资质证书复印件各一份，并加盖鲜章。并核实上述证书是否有效。如涉及商业性质或重点装修场所，还须提供设计资质证书。 4. 将装修申请资料整理成套,交工程部审批：在1个工作日内审批完毕，并通知客户;客户部、工程部负责人或授权人审批签字。 5. 如涉及消防报建、结构改动、煤气改动等，须请业主向有关政府部门报批：如涉及，向业主说明;准备好消防报建、结构改动、煤气改动等流程、申请表、所需资料、政府主管部门电话及地址等办事指南，方便业主办理。 6. 通知业主审批情况，并请业主在审批表上签字确认：审批后，请业主认可审批内容并签字 7. 签署装修管理服务协议：原则上装修管理协议由业主签字，但业主可通过《装修承诺书》委托装修公司签署。 8. 向业主说明装修中的禁止事项和注意事项：除了书面规定外，口头特别向业主强调现场防火、施工施工、搬运时间、施工秩序、文明安全施工等注意事项，及禁止改变外观、安装防护栏等禁止事项。 9. 业主交纳相关费用：收银员向业主出示公开收费标准，包括装修押金、管理服务费、清运费、出入证等收取标准，并解释各项费用收取之性质和用途。申请表上交费栏，由收银员按收费标准计算、填写，并收取。 10. 发放施工进场证，办理工人出入证：施工进场证上注明公司服务电话，以便装修工人紧急情况之需。贴于大门外。在《装修工人出入证办理表》上做登记。 11. 带领装修公司或业主到房屋作入场验收，双方签署《进场装修确认表》：装修前，带领装修公司作入场确认，避免设备设施损坏，责任不清扯皮。 12. 向其他部门发放《业主装修入场通知单》，客户中心做每日巡查：每入场一家，客户中心向其他部门签发《装修入场知会单》，每入场一家，客户助理做每日巡查，随时掌握装修动态。 13. 装修监管：客户助理、工程部、保安部每个部门每日巡视，并作记录。 如发现轻微违章，及时向工人或负责人口头提出整改或警告;如严重违章，即拟写3份《违章整改表》，首先向业主电话通报，取得业主谅解和支持后，再向装修公司负责人通报。并将书面违章记录找两当事人签收。 对违章按协议收取违约金的，在《违章整改表》记录，项目经理签字认可后，客户助理存档到业主档案内，以备退还押金时，予以扣除。 违章材料、乙炔气罐、电焊工具等未经书面同意，不得入内。如需动火，必须严格办理《动火审批》。 现场巡视签到表、巡视记录表由客户助理更换回收存档。 14. 受理业主装修中的合理诉求，积极协助业主装修，帮助解决有关需要：装修过程，既做到严格监管，又做到热情服务，积极帮助业主或装修公司解决有关需求。 15. 装修完毕，业主提出验收申请，安排工程部、保安部竣工验收，并做记录，对不合格施工向业主说明：业主填写《竣工验收表》。 与业主约好具体验收时间。 客户助理通知工程部、保安部负责人。 对验收存在的问题，在表上记录。并向业主说明原因和整改措施、方法。 16. 自竣工验收之日起3个月以后，通知业主或装修负责人退还装修押金。退还时，须业主、装修公司、项目中心负责人三方进行退款验收签字，并作记录 1/退还时，确认有无引致公共利益、相邻业主利益受损，如违反禁止事项，漏水等。 2/如装修公司提出退还，则需通知业主，由业主同意。 3/客户助理负责办理退还，翻阅历史记录，扣除违章违约金及应付水电费等费用后，在表上记录应退费用。 4/项目经理在退还同意表上签字。 5/收银员作《押金退还备忘表》记录。 相关记录表格和文件：装修管理协议、装修管理规定、装修申请表、装修承诺书、入场确认表、装修掌控表、出入证办理登记表、临时出入证、巡视签到表、巡视记录表、违章整改通知书、装修入场知会单、竣工验收表、安全防火责任制书、动火审批表、装修办理报表、押金退还备忘表 客户入住 1. 确认身份 1/一般以客户搬家为准，并确认业主身份 2/若是租户入住，须向业主核实，业主出承诺书和房屋租赁协议 2. 祝贺 1/客户助理向业主表达乔迁新居祝贺，并询问业主需求。 2/若是VIP客户或公司实际需要，可送鲜花和贺卡祝贺。 3. 知会：向内部各部门发《入住知会单》，以重点服务，如楼层环境等。 4. 服务：告知客户服务电话及措施，协助解决电话、网络、有线电视开通事宜，办理车场月卡等。 5. 收费：收银员标注该户入住信息，开始特别留意收费时间段。 6. 登记：客户助理在《客户入住记录表》上记录业主入住时间。如是租户，则请其填写《租户信息表》，提供户主有关身份证明。并签署《安全责任制书》， 7. 入住：更新档案员将入住资料更新。 相关记录和文件：入住知会单、客户入住记录表、租户信息表、业主承诺书 物品放行 1. 确认客户身份：核实携带人是业主还是租户，是小孩子、保姆还是公司职员等。 2. 确认放行物品名称：携带人申报搬运物品名称、数量。 3. 确认物品出门性质及原因 3.1/ 出门性质及原因有：搬家迁出、临时携带物品。 3.2/如客户频繁、非正常临时搬运单件物品出门，则引起注意。 3.3/ 物品放行种类：限大件物品如家具、办公桌、电脑、电器、纸箱、大件包裹和袋子等。 4. 与收银员确认交费情况：搬家迁出的，需结清所欠费用，包括截止当日水电气、物管费用。否则，一律不得放行。 5. 与户主或业主核实意见： 5.1/ 若是租户迁出，客户助理须电话向业主核实，征得业主同意。 5.2/ 若非业主本人，如亲属、保姆、家政、劳务工等携带物品，应电话向业主核实，征得业主同意。 5.3/ 若是办公单位职员携带货物或物品