采购部门管理手册

第一章 采购中心组织结构 采购中心总经理 采购中心副总经理 高级采购经理 MST经理 采购经理 商品后勤部经理 MST职 员 采购助理 职 员 第二章 仓储超市采购的定义 仓储超市采购的英文表达是“MECHANDISE“。它有别于制造业为满足生产需求而进行的原材料购买行为，是仓储超市为完毕商品稳定增值和销售而进行的有组织、有计划的购买行为和配套销售行为。它是在一定采购决策思想指导下进行的一个包含市场调研，采购方案的制定，供应商调研，商务谈判，商品的购买及商品在店面的布局摆放展示的全过程。 第三章 对采购人员的基本规定 （一）工作态度的规定 1． 具有很强的敬业精神。 2． 诚恳、认真、严谨、积极进取。 3． 有礼有节，谦顺平和地对待别人，营造和谐高效的工作氛围。 4． 不断学习掌握专业知识和产品知识。 5． 以平衡的心态对待工作中的问题和困难，寻求积极的解决方法，提高团队协作精神。 （二）素质规定 1． 受过良好的高等教育。 2． 具有较高的EQ，良好的沟通能力和协调能力。 3． 良好的综合素质，如判断力、决策力，高超的谈判技巧，组织管理能力，分析解决问题的能力，文献管理能力及文字解决能力等。 4． 纯熟运用计算机及商品管理系统。 5． 纯熟掌握英语。 （三）工作纪律 1． 任何人不能以任何方式损坏公司利益和形象为结果，而谋取个人所不应得到的利益，违者将严惩。 2． 上班：除特殊需要外，采购中心人员上正常班（8：30AM~5：30PM），天天工作时间8小时，每周计40小时。 3． 市内外出：SM或M离开公司到市内办事必须告知其AM及MST离开及预计返回时间，收到公司呼唤时应立即回复。 4． 外地出差：采购中心人员出差必须在二天前将出访计划交中心副总以上批准（见出访计划表），回到公司24小时内要将出访总结交中心总经理或副总经理。在外地其间，出差人员应天天给MST通话一次。如无特殊因素，出差人员应及时返回，否则应经中心副总经理以上批准。一般情况下，SM、M及AM不能同时出差，应留AM在公司解决一切事务。 5． 办公室及会议室：来访人员严禁进入采购办公室，应充足运用会议室进行洽谈。中心各人员必须保持办公桌及办公室的清洁。 6． 样品：样品一经采用，应交店内销售，未被采用者在二个月内有可销售价值的也交由店内出售。样品未经许可不可自用或送人，样品管理必须有序（样品保管预交给店里销售要有手续）。 7．工作计划原则： （1） 根据采购工作的八个基本内容，每四周制定例表计划。 （2）任何对所制定计划作出的较大修改，须向上一级经理请求许可。 8．例会：每周一次例会，由中心副总经理，高级采购经理，采购经理（出差缺席时由其助理代表）及MST经理参与，会议重要内容涉及： （1） 一周工作总结：与会人员简要发言，总结一周工作。 （2） 新产品介绍：新厂家、新产品应在会议做介绍，听取大家意见，是否接受其进入东方。最后由中心总经理汇同商店作最后决定。 （3） 四周工作计划：SM及M把下四周的工作计划表交由例会讨论，听取大家意见。 （4） 由中心总经理安排下一步工作。 （5） 会议内容由MST负责整理纪录，并存档备查。 9． （1）店内工作：采购中心所有人员一律进店，与相应商品部门紧密配合，做好商品进店、摆放、展示、陈列、补货、退货等工作。要了解顾客对产品种类、价格、质量的反映, 店员对产品销售情况的反映, 因此在店内服务是最佳的方式。 （2） 店内重要管理人员与采购部门视具体情况安排定期的沟通会议。 10．保密：各级人员必须严守公司商业机密,如：供货商名单、供货价格、协议条款等。 泄密者将予严惩，视情节轻重, 直至开除出采购队伍。 第四章 采购工作的基本概念和原则 一. 商品的构成： 商品是由品种和档位构成的, 分为部类、大类、子类、SKU四个层次。品种的齐全指：a.大的部类都要有设立 b.大类的齐备 c.子类，即系列的配套d. SKU，即款式、花色、规格、型号的相对丰富。并且部类系列之间要讲究整体的配套。档次的齐全指价格的齐全。仓储超市的高、中、低档率的配比一般为2：5：3。部门的各档次率的计算公式是 部门的各档次SKU数 部门的所有SKU数 价格： （一）进价 ：指进入系统的成本价，须含括运费、关税、增值税等附加成本。 1．国内商品 （1） FOB条款的情况下，我方承担运费，必须要有运送发票。 （2） CIF条款包含保险费和运费，它趋近或等于到店价。 （3） 增值税是我们这种正规商店在采购过程必须考虑的成本之一，在供应商不能提供增值税发票，但产品的质量和价位都可以接受的情况下，可规定供货商让利承担增值税，标准是：报价50.8547。 2．国外商品 进价成本=CIF价或(FOB价+运费)×(1+DUTY)×1.17 （二）零售价： 1． 东方家园零售价的概念：价格是某产品可以被市场接受的价值，东方家园的产品价格必须低于同一产品在本地的市面成交价格，也就是说，我们所遵从的是市场定价而不是成本定价——天天平价。天天平价是仓储型商店的主线。作为采购人员，我们决定着顾客对东方的“感觉”，顾客是否感到东方的价格为最低将决定顾客是否到东方来。我们在定价时一定要明了这一点，自觉地以最低成交价来衡量店内每同样商品的价格，一旦有人反映某些商品的价定高了，我们必须在24小时做出修改。 2． 市场定价：市场定价考虑两个问题，一是市场价格相抵的产品如何定价 ，二是独家经营的产品如何定价，什么是市场可以接受的价格。 （1） 价格透明度高，敏感型产品在定价时，须接近或低于市场批发价，比零售价低8~10%。 （2） 主导产品在定价时要比实际市场成交价低3~5%。 （3） 独家经营的在定价时要根据市场接受能力提高毛利率。 3． 定价尾数规则： （1） 单价100元以上的产品，标价不得有“角、分”，必须是整元。 （2） 标价的尾数必须是“6”、“8”或“9”，不应出现其他尾数，例如“142元”应改为“146元”或“148元”（毛利和市场竞争价特例对待）。 （3） “角和分”的标价应为“49”、“79”、或“99”。 4． 产品滞销的因素：产品卖不出去，有下面几方面的因素，各采购人员要进行分析，哪些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再从可控制因素入手，不能坐等。 ——季节 ——价格或档次 ——产品质量 ——配套产品不全 ——展示不充足 三. 滚动平均成本： 公式：滚动平均成本= 当前库存数量×当前成本+新进数量×新进成本