17、图文店管理规范文件之三一图文工作流程

图文店管理规范文件之三一图文工作流程图文店管理规范文件之三一图文工作流程一、业务的开始分为三种情况： 1.客户直接上门： ①前台接待首先向客户问好，问清客户来意； ②将《制作结算清单》递给客户，请客户将清单上的单位名称、项目名称、联系电话、联系人、付款方式填写清楚。未填写的项目请客户尽量填写清楚； ③前台接待询问客户的打印、制作要求，所提供资料的种类、数量、使用软件类型等，在《制作结算清单》上填写清楚，并收下客户提供的资料; ④前台接待将客户领到营业经理或技术员处，将填好的《制作结算清单》和客户提供的资料交给他们。【注意事项】 ①前台接待在《制作结算清单》上必须写明接单日期、时间，并签字。 ②前台接待应言语礼貌，用词得当，绝不允许出现与客户争吵的场面。 ③前台接待应仔细倾听客户的要求，并以友好的态度提供帮助，提出可能的解决办法。 ④客户来到公司时，应立即被接待，如前台接待正在接待其他客户，应礼貌地请客户稍等，并将《打印制作加工清单》递给客户，请客户先填写。 ⑤如客户是第一次来美丽华，应首先将《客户须知》交给客户，并声明在为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。 ⑥没有特殊情况，前台接待应守在前台，不允许走开。 2. 上门取件客户： ①客户有加工意向时一般会先通知公司业务员，业务员尽可能自己去取件。如确实无法去客户处取件，业务员应在第一时间通知公司前台接待，说明客户名称、地址、数量、时间、联系方式等相关信息； ②前台接待接到业务员或客户的通知后应立即通知营业经理，由营业经理安排人员前去取件； ③取件人接到任务后应到前台领取《取送件单》，并弄清楚相关信息。 ④取件人到客户处后，应首先向客户问好，进行自我介绍，并说明来意。《取送件单》中的单位名称、项目名称、制作要求、客户信息等内容尽量让客户自己填写，或在客户口诉下当面填写清楚，请客户过目（尽可能让客户签字）； ⑤取件人根据 “客户提供资料”所列内容逐项清点资料，如有疑难问题及时与公司联系； ⑥取件人在明确《取送件单》上所有内容后与客户道别； ⑦取件人回公司后，将《取件单》填写完整，与客户资料一起交给前台接待； ⑧前台接待清点客户资料并根据《取送件单》填写《制作结算清单》，其内容必须一致。 ⑨前台接待将填好的《加工制作内部流程单》和客户提供的资料交给值班经理或打字员。 3. 【注意事项】 ①业务员去客户处取件的程序与美工取件程序一致，《取件单》应随身携带。 ②取件人应言语礼貌，用词得当，绝不允许出现与客户争吵的场面。 ③取件人应仔细倾听客户的要求，忠实记录，并尽可能请客户核实。 ④取件人应在声明为客户提供的信息保密的前提下请客户留下联系方式。二、输出部分：客户的文本制作过程大致分为三类：①打图、打字、 CAD 出图、复印后装裱等后期制作； ②打图、打字、CAD 出图、复印后不装裱；③ 直接装裱。 L 营业经理接到《制作结算清单》后，应马上根据客户文本的重要程度和时间要求作出工作安排，如客户在场，应将客户领到接受该任务的输出人员前，将任务交待清楚，《制作结算清单》同时也交给技术员、打字员；任何技术部员工都都要凭单制作、无单不得打印、复印、制作。 2.制作输出： ⑴打图： ①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下，浏览一下客户的《内部流程单》看清制作要求。 ②技术员无论是否有工作任务，都应立即将该客户的资料拷入电脑，并打开文件粗略地浏览一遍。如有问题及时与客户沟通，如无问题而手头有其他工作时, 礼貌地请客户稍等； ③打开客户文件后，应仔细检查，根据《制作结算清单》的要求，按后期制作过程的长短安排制作顺序，如先打封面、彩喷大版、激光图等。封面打印完成后先交给美工制作，如果是精装本应同时告知文本厚度；最好是在客户在的时候打印展板和封面的小样让客户确认。 ④客户文件一定要按顺序排列并仔细核对(包括顺序、位置、图形、文字、字体等)后再打印，较大的文件尽可能转换成 PDF 格式后再打印； ⑤检查输出设备的纸张规格是否正确，数量是否足够，安装是否到位； ⑥发送打印时首先应发送几张或一套 , 待打印出来并核对或客户确认无误后再发送剩余部分。打印过程中应经常检查打的质量，不允许出现大批量的错误打印文本； ⑦将激光打印数量、纸张类型与喷绘面积、封面样式和数量填入《制作结算清单》相应栏。 ⑧将打好的大图和封面卷好、文本内容顺序理好连同《制作结算清单》送至制作部与当值美工交接制作要求；光盘或u 盘交到前台接待处。【注意事项】 ①技术员在制作过程中如需换电脑操作，应及时通知客户。 ②因客户调整色彩需要而打印的非成品稿一般不允许客户带走。 ③如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班技术员。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录本》中。 ④技术员在空闲时或交班时应及时将已制作完成的客户文件删除或放入规定的文件夹内，并应不定期对硬盘进行整理。 ⑤激打和彩喷时必须注意色彩, 同时注意一些固定客户的色彩倾向。 ⑥封面文字无论是否是客户打印的，均应仔细核对，文本中的明显错误也应仔细检查，经客户确认后给予更改。 ⑦如在制作过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。 (2)普通复印： ①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下；详细询问客户制作要求。 ②技术员接到复印任务后，应首先检查原稿质量，并告知客户可能的复印质量，同时确定的使用的复印机； ③将原稿按装订顺序叠放后进行复印；如果文本图框留边很少时，应征询客户意见是否可将文本缩小一点再输出； ④检查复印机纸盒内纸张的规格是否准确，数量是否足够； ⑤复印一份并客户确认或自己检查，确认无误后开始大量复印。在复印过程中应及时检查复印质量； ⑥将黑白复印数量、大小、纸张类型填入《制作结算清单》。 ⑦将复印好的文件、文本内容顺序理好连同《制作结算清单》送至制作部与当值美工交接制作要求；原稿送到前台处。【注意事项】 ①技术员在复印前必须先先清点原稿数量。 ②复印时应保证镜面干净，使输出的文本没有斑点、折痕、起皱、漏粉、脱墨、黑线、歪斜、夹页等。 ③必须清点复印数量是否与原稿一致。 ④如有硫酸纸、隔页纸、120g 纸等特殊纸张复印，在复印完成后应立即将纸从纸盒中取出放回原处。 ⑤如当班未将任务全部完成，必须填写详细的交接班记录，并将客户所提供的资料全部移交给接班打字员。所有的内容应全部体现在《技术部交接班记录》中。 ⑥技术员在空闲时或交班时应及时搞好设备的外观清洁工作，工作场所保持整洁有序。 ⑦如在复印过程中碰到客户资料方面的问题或客户要求不明确的情况，必须及时与客户取得联系，不能擅自作主。 (3)工程复印： ①技术员接触客户后，应首先向客户问好，并尽可能让客户坐下；详细询问客户制作要求。 ②技术员接到复印任务后，应首先检查原稿质量，纸张大小