费用报销制度及流程

费用报销制度及流程费用报销制度及流程 ( (试行）试行） 第一章总则第一章总则 第一条第一条 为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控 制费用支出，特制订本制度。 第二条第二条 本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为日常办公 费用、薪酬福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支 出等， 以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销 制度和报销流程。 第三条第三条 本制度适用公司全体员工。 第四条第四条 借款管理规定 第二章第二章 借支管理规定及借支流程借支管理规定及借支流程 (一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请单》按批 准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 (二）其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及 时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三）各项借款金额超过 5000 元的，应至少提前一天通知财 务部备款。原则上单笔支出超过 2000 元的不宜采用现金支付。 (四）借款销账规定： （1）借款销账时应以借款申请单据为 依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准， 否则财务人员有权拒绝销账； （2）借领支票者原则上应在 5 个工 作日内办理销账手续。 (五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转 为个人借款从个人工资中扣回。 第五条第五条 借款流程 （一）借款人或费用申请人按规定填写《付款审批单》 （附 件 2〉 ，注明借款或费用申请事由、金额（大小写须完全一致， 不得涂改〕 、支付方式。 （二）一般审批流程：申请人→行政人事部审核→分管领导 确认→总经理审批。 （三）财务付款：凭审批后的《付款审批单》到财务部办理 领款手续。 （四）财务从收到己由分管领导签字的付款申请起，正常3 个工作日内办结 （含申请当天〕 ； 对于紧急的、 临时的付款申请， 员工可使用邮件方式进行申请，财务以相关领导回复为依据，经 财务总监确认，1 个工作日内进行及时打款。 （五）无法办理书面申请借款的，以邮件方式走完所有审批 流程，财务以打印邮 件内容作为付款的附件。 第三章日常费用报销制度及流程第三章日常费用报销制度及流程 第六条第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、市内交通费、办公 费、 低值易耗品 及备品备件、 业务招待费、 培训费、 资料费等。 在一个预算期间内， 各项费用的累计 支出原则上不得超出预算。 第七条第七条 报销费用的一般规定： （一）报销人必须取得相应的、合法有效的报销单据，且发 票背面有经办人签名 （原则上要求应取得机打发票并要求对方提 供明细清单〉 。以下凭证视为合法、有效据，准予报销： 1.有全国统一发票监制章的税务发票； 2.财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 3.邮政、 银行、 铁路系统的各类带印戳的收据、 支出证明单； 4.机打发票上必须开具公司全称、纳税人识别号，开户行及 账号，公司地址等，定额发票除外。 （二）费用报销单填写及票据粘贴要求： 1.报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2.封面和托纸之 外（票据过大时应按封面大小折叠好〉 ； 3.各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上， 整份报销单各 部分厚度应尽量保 持一致； 4.若报销票据面积大小相同或相似（如车票等〕 ，需有层次 序列张贴； 5.报销单据金额、类型相同的（如车票等〕 ，应尽量张贴在 一块，并按发生时 间顺序排列； 6.报销票据在粘贴时， 确保审核人能够完全清楚地审阅到报 销金额； 7.报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8.报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领 导有效批准； 9.有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确 认，需入库的实物单 据应附入库单； 10.根据费用性质填写对应单据，简述费用内容。 （三）按规定的审批程序报批 第八条第八条 在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出 预算，超出预算 纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负 贵人审批并执行追加预算程序。 第九条第九条 费用报销的一般流程 （1）一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销 单一须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库 单一部门负责人审核签字一分管领导确认签字一财务部门复核 一总经理审批一到出纳处报销。 〔2〉市场服务部流程：报销人整理报销单据并填写对应费 用报销单→行政人事部审核签字→分管领导确认签字→总经理 审批一到出纳处报销。 （3）不在公司木部上班的员工申请费用报销的，一律通过 邮件方式将电子版《费用报销单》 （附件 7〕发给相关部门领导 审核并抄送财务部，部门领导审核同意并经 财务部门确认后将 纸质版《费用报销单》寄到公司本部财务部报账。 （4）财务部从收到员工审批手续齐全、票据符合规范的报 销单据起，7 个工作曰内予以报销。 第十条 差旅费的报销制度及流程（具体详见差旅费报销制度〉 (一）因公出差的办理程序 1.因公出差的员工必须事先填写《出差申请单》 ，注明出差 随同人员、时间、 地点、事由、天数、预计费用，经部门负责 人、分管领导、公司总经理审批签字。 2.出差人员无法提交书面《出差申请单》的，一律以电子邮 件方式走审批流程并抄送行政人事部， 出差人员返回后 1 个工作 日内凭回程发票到行政人事部确认实际 出差天数；无法当面确 认回程日期的，应以电+邮件方式回复主管领导确认回程日期并 抄送行政人事部，以便行政人事部统计考勤。 3.出差人员借款需持批准后的《出差申请单》填写《付款审 批单》 →由部门负责人批准→分管领导确认→财务负责人核准→ 公司总经理审批后方可借款，原则上前 次出差没有报销，本次 出差不予借款。 4.凡与原《出差申请单》规定的地点、天数、人数、交通工 具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、 增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、分管领导签署 意见后方可报销。 5.出差期间发生的共同费用报销， 报销单需有同行人员签名 确认。 6.出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜， 根据 差旅费标准填写《差旅费用报销单》 ，后附《出差申请单》 、 《出 差支出明细表》 ，执行费用报销流程。 (二）差旅费说明 1.住宿费报销时必须提供住宿发票， 原则上要求机打发票并 附住宿清单及收费标准，实际发生额未达到住宿标准金额的，差 额不予补偿，超出住宿标准的部分由出差人自行承担。 2.报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12 点 之前出发及 12 点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。 3.出差期间招待客户需要事先按业务招待费管理办法的规 定走流程，同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请手续。 4.出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等，将不再 报销相关费用。 5.不同级别的人员一同出差， 所乘交通工具可享受高级别所 使用的工具（即根据实际情况，就高或就低均可〉 。 6.部门负责人以下（含部门负责人）出差确需乘坐飞机的， 一律先申请，经公司总经理批准后方可乘坐飞机。 (三）差旅费报销流程 1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请单》 ，详细注 明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计出差费用等，由 部门负责人及分管领导签字确认