费用报销流程的规定

费用报销流程的规定一、目的一、目的为了规范公司的财务报销流程，根据国家有关财务政策、法规，结合公司《费用报销管理办法》和《财务管理办法》的相关规定，本着加强资金管理，提高资金的使用效率，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。二、职责、规定二、职责、规定各项费用按统一程序、统一标准、统一审批进行管理。费用的报销审核分为真实性审核和准确性审核，单位负责人（副总）为本单位费用支出审核的第一责任人，对其费用报销的真实性负责，财务部门为费用报销标准审核的第一责任人，对其费用报销的准确性负责。（1）经公司领导、财务部门审批或审核发现费用报销有弄虚作假的，除不报销该项费用外，按虚报金额的 100%处罚部门负责人，按虚报金额的 100%处罚费用报销人。弄虚作假是指实际发生费用少于审批额度却以审批额度报销的、费用不是本部门发生却以本部门名义报销的、报销票据为虚假或失效票据的、未发生费用开支却填报费用报销单据的等。（2）经集团财务部内部审计发现开支标准审核不严，对超过规定标准部分，40% 处罚财务部审核负责人、60%处罚财务部审核会计；审计发现在费用报销中有弄虚作假的，对多报、重报的金额按虚报金额的 100%处罚单位负责人，按虚报金额的 100%处罚费用报销人。三、报销依据三、报销依据报销票据应是合法有效的原始凭证。票据粘贴必须用公司统一印制的报销单，分门别类，一事一填，注明事由，填制事项应准确、真实、完整，所有费用要求在发生后一周内报销。若单据粘贴不合规，或审核程序不完整，或超过报销限时一周以上，且不能提供正当理由，财务部门拒绝报销。（一）不符合规定的发票是指： 1、开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制； 2、填写项目不齐全； 3、内容不完整； 4、字迹不清楚； 1 5、没有加盖财务印章或发票专用章； 6、伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。（二）发票基本要素完整性规定：发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人等项目均要按规定要求完整填写；项目不完整一般要开票单位补填；增值税专用发票还应具备纳税人、税务登记号、适用税率、应纳增值税额等内容。经办人索取发票时应认真审核以下内容1名称：XXXXXXX（不得简写）2日期：年、月、日必须清晰。3项目：内容要单列写清楚（不能笼统的写某类商品：如办公用品、机械配件等），单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。4金额：大、小金额要准确相符，不能作任何涂改或盖章处理。5发票必须必须有开具发票单位的印鉴（公章、财务章）及开票人的签章。6发票不许有涂改痕迹，否则视为无效发票。关于附件清单在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的，清单、发票附表等资料作为发票付款依据，用以进一步说明付款的必要性、合理性、合法性。对于取得的定额发票必须附清单。如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时，须对方出具有销货方印章的销售清单及收款证明（销货方姓名、电话号码），并且要由经办人、验收人、分管领导签字同意后视同合法有效凭证办理报销。否则视为无效票据，财务不予报销。四、报销流程四、报销流程 1、经办人负责按照公司规定填写相关单据，要求字迹清楚，填写完整、准确，原始单据粘贴或夹订整齐； 2、部门负责人负责对该付款事由的业务内容、真实性进行审核； 3、副总经理负责对该付款事由的真实性进行审批 4、财务部负责对该付款单据的合法性、合规性、一致性等进行审核； 5、总经理对所有付款进行审批。 6、出纳对该项付款最终审核后付款。报销流程操作方法：需事前请示或履行审批手续的，按规定请示和审批；经办人 2 填写报销单，交所在部门负责人审核；财务部会计审核报销标准和金额；业务分管的公司副经理审核或审批；财务负责人审核；公司总经理审批；出纳员核实后付款。五、付款业务五、付款业务（一）、借款管理规定（一）、借款管理规定 1、出差借款：出差人员凭审批后的《员工出差审批表》按批准额度办理借款，出差返回后 5 个工作日内办理报销还款手续。 2、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 3、各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。 4、借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销账手续。 5、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（二）日常费用报销制度（二）日常费用报销制度 1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 2、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字（必须注明业务内容→副总经理审核→财务部门复核→总经理审批→出纳报销。 3、交通费在标准内据实报销。乘坐火车、汽车、轮船过夜，如未购允许乘坐档次的票，可按实际乘坐票票价的 50%发给交通补助。公司高管出差可乘飞机，其余人员如因特殊情况报经总经理批准，可乘坐飞机，报销时须将事前由公司领导批准乘坐飞机的出差审批表附在机票后, 机票由办公室统一订购。市内交通以公共交通(公交车或地铁)为主,如遇紧急情况或特殊情况 ,经电 3 话向部分主管申请后,可搭乘出租车费。单位派车的，不报市内交通费和出租车费。乘坐标准如下：业务招待费业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制。以公司名义制作的纪念品，礼品，统一由办公室负责订做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。公司年末举行对外联谊活动所需费用，或公司举办大型活动的费用由办公室和财务部集中管理、联合控制。各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。（1）业务招待费开支应坚持合理、勤俭节约的原则；（2）限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数；（3）严格执行公司制定的宴请标准；（4）必须事先填写招待费审批单，并经批准；如遇特殊原因未事先办理审批手续的，须口头申请，并于次日补办手续。（5）凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务部有权拒绝报销并向公司总经理反映。招待费报销必须有明确的事由、一事一报，由经办人凭《招待费事前审批单》、用餐发票、结算单，填制费用报销单，依照报销程序报销。实际开支超过《招待费事前审批单》审批的金额，需事前报经业务总经理、分管副总同意追加金额，否则财务部门不予报销。招待费标准为：客户标准（含酒水）金额重要来宾每位每餐 2