-合同信息管理与现场协调

第六章第六章合同、信息管理与现场协调合同、信息管理与现场协调 第一节第一节合同管理措施合同管理措施 一、合同履行阶段监控合同纠纷的措施 除了在合同策划、形成阶段积极控制可能引起合同纠纷的各项因素，在合同 履行阶段，还要通过以下措施进一步监控合同纠纷： 1、合同交底 合同纠纷产生的根源在于合同自身，合同纠纷的解决也离不开合同。因此， 监理工程师、 合同管理人员预防和控制合同纠纷的前提是熟悉合同文件的各项条 款及约定。我们将在各承包合同签订后，合同履行之前，就合同的主要条款、主 要文件进行学习、分析，并向合同管理的相关人员交底，落实合同管理的重点、 要点和难点，使合同管理人员对可能出现纠纷的内容做到心中有数。 2、履约监控 监理代表业主方进行合同管理，在合同履行过程中，我们将对承包方的履约 行为进行持续不断的监督，对承包方违约或执行合同不力的情况，将及时采取措 施进行纠正； 另一方面，我们也将时时提醒业主方按照合同约定及时完成自己的 职责，避免由于业主方的工作缺陷或不及时或不到位而引起合同纠纷。 3、变更控制 工程实施过程中的各种变更往往难以避免， 工程变更通常带来相应的工作范 围、合同价格的变化，若处理不当，容易导致合同纠纷。作为监理，一方面可以 协助业主方控制工程变更，减少引起合同纠纷的一大因素；另一方面，当变更发 生时，可以发挥监理的协调左右，合理的确定变更的责任、变更的价格，使业主 方和承包方都能接受，避免形成合同纠纷。 4、索赔管理 索赔是合同管理中比较敏感但又不能回避的工作。合同履行过程中，由于外 界环境的变化或非承包方自身原因出现的一些干扰，均可能引起承包方的索赔。 监理应按照以合同为依据和实事求是的原则， 合理的处理承包方的索赔要求，界 1 / 14 定索赔事件的责任方、确定合理的索赔额度，使业主方、承包方双方都能接受， 避免形成合同纠纷。 5、充分发挥监理的协调作用 监理工作的重要内容就是组织协调。 合同纠纷的预防和处理离不开监理的协 调工作。作为有经验的监理公司，我们发挥本公司的人员优势，在合同纠纷的预 防和处理工作中， 充分发挥监理的协调作用， 协调好业主方与承包方就有关问题、 事项的争议，使争议尽量在协调阶段就得以解决，避免形成合同纠纷或争执。 6、风险控制 风险也是导致合同纠纷的一个重要因素。在合同履行过程中，我们将加强风 险管理， 时时关注风险事件的发展和变化，对可能引起风险的因素进行识别和控 制，及时采取措施减少风险造成的损失和影响，并避免由此引起的合同纠纷。 二、处理合同纠纷的监理措施 1、合同纠纷处理的艺术 合同的纠纷处理体现了监理工作的能力和水平，既有科学严紧的一面，又有 艺术灵活的一面。纠纷的处理不仅需要令人信服的法律依据、充足的理由和正确 的计划方法，纠纷处理的策略、技巧和艺术也相当重要。如何处理施工过程中的 合同纠纷， 实际是总监理工程师在整个项目监理过程中的一个管理战略问题，应 防止两种极端的倾向： （1）只讲关系和义气，采取一种和事佬的态度，致使业主方或承包方受到不 应有的经济损失。 （2）不顾关系，过分注重问题处理，斤斤计较，缺乏长远的战略目光，以致 影响合同双方的关系、监理的公证性地位和项目的长远利益、整体目标。此外， 合同的纠纷的处理工作，尚需以下的技巧和艺术： ① 合同纠纷处理一份十分重要和复杂的工作，涉及的工作面广，监理部需 安排专业监理工程师专门负责，指定专人收集、 保管一切可能涉及纠纷论证的资 料，并加以系统的分析和研究，做到能够成为纠纷处理时以事实和数据为依据。 对于重大的合同纠纷，要求本公司指派专家指导，组成强有力的谈判小组。 2 / 14 ② 及时、合理把握纠纷的处理。 ③ 加强合同纠纷的前瞻性，有效避免合同的纠纷的产生。 ④ 合同纠纷处理时要双方适当的让步。在纠纷处理过程中，要求双方从项 目的角度，抱着“双赢”的心理，扔“芝麻”抱“西瓜” ，有所失才有所得。 ⑤ 注意纠纷处理的程序和处理文件的要求。监理在处理问题的过程中，注 意一定的工作流程，使双方有合适的机会和方式表达自己的意见，使合同纠纷能 够限制在一定的范围之内。 ⑥ 监理要利用自身的角色和专业能力，发挥个人的公关能力，除了进行文 件往来和谈判桌上的交涉外，采用合法的手段和方式，营造有利于合同纠纷处理 的环境和氛围，促使问题早日、圆满的解决。 2、合同纠纷处理与监理相关职能的关系 （1）与合同管理的关系 合同是纠纷处理的依据，纠纷处理是合同管理的延续，两者关系密切，这就 要求监理协助业主方签订一个有利的合同； （2）与计划管理的关系 合同纠纷从根本上说就是干扰事件造成实际的施工过程与预定计划的差异 引起大的，监理通过施工计划与实际施工状态的对比，说明纠纷的根源所在。 （3）与文档管理的关系 合同纠纷的处理需要证据，文档管理能给合同双方及时地、准确地、有条理 地提供分析资料和证据，用以证明纠正的原因和影响，证明监理解决纠纷方法和 途径的合理性和合法性。 3 / 14 3、重大合同纠纷处理工作程序图 重大合同纠纷问题发生 承包方提出意向 承包方准备文件 承包方提交书面文件 监理审核 是否需要补 充 是 否 承包方补充资料 监理提出初审意见 监理与承包方谈判 是否达成一致 是 双方达成最终处理意见 否 监理单方面提出最终 处理意见 否 终审金额是否超出监 理的批准权限 是 报业主方审批 业主方意见准 是 签发变更指令 承包方意见接受 是 否 转入争议解决程序 调解 仲裁 诉讼 否调解书、 仲裁书、 判决书等 费用纳入付款证书或修改竣工日期 合同纠纷处理结束 4 / 14 第二节第二节信息管理措施信息管理措施 一、明确信息管理任务 1、建立本工程项目的信息管理体系。 2、负责本工程项目各类信息及文档的收集、整理和保存。 3、运用计算机辅助监理手段对本工程项目的投资控制、进度控制、质量控 制和合同管理中形成的各种数据与信息进行收集、整理、汇总、分析，为业主方 决策提供依据。 向业主方提供有关本工程项目的项目管理信息服务，定期提交多 种监理报表。 4、建立会议制度、整理各类会议纪要，并及时发送有关单位。 5、督促施工、材料及设备供应单位及时整理工程技术、经济资料，并审查 其是否符合归档要求。 二、确定信息管理要点 组建本项目工程建设监理信息系统， 构造项目管理信息网络。组织好合理的 信息流，完成上下、横向、内外、前后的信息衔接。 完成对工程外部信息的收集、整理、分析，提供资金、物资、法规、气象、 交通等多方面的信息，同时也应完成与业主方、承包方、材料设备供应商、政府 有关部门的双向信息联系。 采用计算机技术完成文档的收集、存储、处理、传递、检索工作。 三、项目监理部信息管理职责 1、项目总监理工程师 （1）领导和督促项目监理部实施合同与信息管理的各项规定。 （2）负责审核由专业监理工程师审查的各类工程报验资料。 2、专业监理工程师 （1）负责审查本专业内工程材料及工程设备的报验。 （2）负责审查本专业内各分项分部工程的报验。 （3）负责整理汇总本专业监理信息并编写相关的监理文件。 3、监理员 5 / 14 （1）收集、整理监理现场的各种信息资料。 （2） 协助专业监理工程师督促承