会计电算化应用问题研究
会计电算化应用问题研究 中图分类号:F230文献标识:A文章编号:1009-4202 (2012) 12-000-02 摘要本文探讨的是会计电算化的应用问题。文章在简 要阐述了会计电算化的概念和内涵的基础之上,首先从一般 控制、应用控制以及内部审计控制三个方面分析了会计电算 化的内部控制问题,然后进一步对会计电算化系统管理模块 中的关键问题和总账管理模块中的常见问题进行了分析,希 望能够对会计电算化的应用有所启发。 关键词 会计电算化内部控制系统管理模块总账管 理模块 一、会计电算化的概念和内涵 会计电算化是将以电子计算机为主的当代电子技术和 信息技术应用到会计实务中的一种方式。这种方式利用电子 计算机构建实现了会计电算化系统,在会计电算化系统中, 能够使得数据处理实现自动化,从而有效的提升了会计信息 处理的准确性和实效性,大大提高了会计核算的质量,降低 了会计人员的工作强度。有效的促进了财务会计管理由事后 管理向事中控制和事先预测的转变进程。 二、会计电算化的内部控制 1. 会计电算化系统的一般控制问题 会计电算化的一般控制问题,实质上就是指的对整个的 会计电算化系统以及其环境要素而进行的,能够对系统所有 的应用和控制模块发挥普遍性的影响控制措施。通常来说, 会计电算化的一般控制问题主要涉及的是与电子数据处理 有关的政策和制度。 在会计电算化系统的一般控制过程中,首先涉及的就是 会计电算化系统的组织与管理问题的控制。会计电算化系统 的组织与管理控制所指的是通过部门设置、人员分工、岗位 职责的明确以及与此相对应的权限的划分等多种方式而进 行的控制。组织与管理控制的最终目标是通过构建科学的、 完善的组织机构和职责分工制度,来实现相互之间的牵制和 制约,以尽可能的减少徇私舞弊情况的出现。 其次,在会计电算化系统的一般控制过程中,所涉及到 的另外一个问题就是应用系统的开发控制和维护控制。具体 来说,应用系统的开发控制就是在系统开发的过程中,要严 格按照系统的总体要求、标准和步骤来进行,并一定要严格 遵循国家财政部所颁发的《会计核算软件基本功能规范》的 相关要求来开展开发工作。而系统的维护控制则是为了保障 日常工作中会计电算化系统的正常、高效运行而对系统硬件 和软件所做的日常维护工作。因此,会计电算化系统的维护 控制相应的也就包括维护的主体、内容以及方式等几个方面 的内容。 第三,会计电算化系统的系统建立控制。会计电算化系 统的系统建立控制问题也是会计电算化系统一般控制的一 部分,其主要包括:系统的调试、系统的资源配置以及新系 统与旧系统交替问题。 第四,系统软件控制。会计电算化系统的一般控制过程 中所涉及的系统软件控制问题一般指的是系统软件的授权、 批准、检查以及记录等工作。而且除此之外,还要注意对所 使用的软件采取一定的防病毒措施,定期对所使用的计算机 进行病毒检测,以保障会计电算化系统的正常运行。 第五.计算机操作控制。会计电算化系统的一般控制过 程中所涉及的计算机操作控制问题主要指的是计算机操作 的接触控制、权限监督等问题。要做好会计电算化系统一般 控制过程中的计算机操作控制,需要构建一套科学、完善、 具体的措施,以对操作人员的操作情况有一个明确的了解和 记录。 第六,系统安全控制。对会计电算化系统进行安全控制, 最主要的目的是为了避免外部各种各样的环境因素而导致 系统出现运行故障或者运行错误的问题,使得数据和程序的 准确和完整受到破坏,以致数据被泄密、更改或者破坏。就 目前的情况来说,在会计电算化系统的系统安全控制过程 中,最应重视的问题就是数据安全的保密性问题。 2. 会计电算化系统的应用控制问题 会计电算化系统一般控制中的应用控制问题,实质上指 的是在会计电算化系统进行数据处理的过程中,所进行的控 制行为。概括来说,可以将会计电算化系统中所涉及到的应 用控制问题分为四个主要的方面,即:数据输入的控制、数 据处理的控制、数据通讯的控制、数据的输出的控制以及数 据存储和检索的控制。 其中,数据的输入控制问题,主要囊括数据接交、数据 校验以及数据核对三个主要方面的内容。数据的输入控制工 作是保证会计电算化系统正确进行输出的基础。而数据处理 的控制问题所涉及的则主要是对会计电算化系统内部的数 据处理活动而进行的控制工作,这些控制工作所采用的控制 措施一般会直接写入计算机程序之中,因此此环节的控制通 常来说是通过自动控制的方式来完成的。另外,数据通讯的 控制问题是为了防止数据在传输处理的过程中,发生错误、 损坏或者细密等情况而进行的相应的控制工作。数据的输出 控制是为了让数据的输出满足工作的需求而采取的控制行 为,其主要囊括数据的输出时间控制、数据输出时的正确性 检查以及数据输出时的总数输出控制等内容;最后,数据的 存储和检索控制问题。数据的存储和检索控制工作,主要是 为了保障会计电算化系统完整和安全而采取的控制和保护 措施。在会计电算化系统的应用控制过程中,这几部分的内 容均十分重要,应引起会计人员及其他相关人员的重视和关 注。 3. 会计电算化系统的内部审计控制问题 会计电算化系统的内部审计控制问题,是能够影响整个 会计电算化系统的一个十分重要的问题。要做好会计电算化 系统的内部审计控制问题,应从以下几个方面入手:首先, 注意数据保存方式的安全问题和合理问题;其次,注意对相 关的资料进行定期的审计工作;再次,注意计算机数据与书 面数据的一致性问题;第四,重视会计电算化系统的检查和 测试工作;最后,注意对会计电算化系统运行过程中的各个 环节进行监督和审查,以防止疏漏的发生。 三、会计电算化系统管理模块方面的关键问题分析 系统管理模块其实质就是对各个功能模块所共用的基 础信息进行统一的管理,并使各个功能不同的模块拥有相同 的账套和年度帐以及对操作权限进行统一的管理、使各个不 同的功能模块的业务数据能够共用一个相同的数据库的模 块。概括来说,系统管理模块的主要作用就是进行账套管理、 年度帐管理、权限管理以及统一安全机制这样几点。 在 系统管理模块中,最为关键的一个问题就是账套管理问题。 在账套管理的过程中主要包括账套的建立、账套的修改、账 套的输出以及账套的引入这样几个关键的步骤,具体的操作 流程如下: 步骤一:根据本单位的会计业务和具体情况建立一个新 的账套,并以系统管理员Admin身份进入系统管理,并设置 相应的账套信息; 步骤二:在系统管理员Admin将账套建立之后或账套主 管建完年度帐,却并没有使用相关信息时,如果需要对某些 信息进行调整,就需要对账套进行修改。通常可以修改的项 目包括:账套名称、期用会计期、单位信息项目、基础信息、 分类编码法案以及数据精度等。但是要注意核算的类型是不 允许做改动的,而且系统管理员也无法对其不具备权限的年 度账套中的信息进行修改; 步骤三:账套输出。也就是选中的账套数据进行备份输 出的过程中。在这个过程中系统管理员进入系统管理模块, 惦记账套菜单下的输出命令,系统就会弹出账套输出窗口, 即可按提示进行操作; 步骤四:账套引入。系统管理员进入系统管理模块之后, 点击账套菜单下的引入命令,系统就会弹出