会计电算化教案第二章
会计电算化教案 项目二单位会计电算化系统的建设与管理 ■教学目的和学习目标:本项目主要讲授会计电算化建设的总体规划、 会计软件的选择、会计电算化工作的实施和运行管理四个方面的内容。 通过本项目的学习,学生应掌握会计电算化建设的总体规划原则、内 容、岗位分工,并能根据企业的实际情况选择合适的会计软件,具备 一定的会计电算化工作实施和运行管理的能力。 ■学习重点和学习难点:会计电算化建设的总体规划的原则;会计电算 化的岗位分工;会计软件的选择;会计电算化工作的实施;建立完善 的会计信息系统运行的管理制度。会计信息系统的核心是如何保证计 算机会计系统的正常、安全地运行。建立完善的会计信息系统运行的 管理制度尤其重要。 案例导入 上海某超市的经营者从2011年3月份开始,突然发现库存在一年左 右的时间里急剧减少了近400万元左右的商品。经分析,库存商品的减 少不可能是简单的冏品损耗造成的,也没有发现有大宗商品被转移的 迹象。警方在检查了超市的收银系统后找到了原因。原来就是负责网 络和数据库的维护员方某,非法在超市的计算机收银系统植入了漏斗 程序o这个程序的特点是收银员按了几个键后就会自动地删除20%的营 业额,再由收银员悄悄拿走后进行分赃。 在这个案例中,充分说明了企业实现电算化后,如果系统操作人 员缺乏有力的监管措施和必要的会计电算化规章管理制度,就很难避 免有关人员利用职务之便行经济犯罪。因此,在进行会计电算化建设 和管理中,在工作中应加强人员职能控制和系统安全控制,加强内部 审计、制定电算化系统运行中企业内部操作管理制度、会计数据电子 档案保管制度。 任务一 会计电算化建设的总体规划 会计电算化的总体规划,主要是确定单位会计电算化工作在一定时 期内所要达到的目标,以及对怎样合理、有效、分阶段地实现这个目标 进行规划。它是单位建设会计电算化系统成败的关键。 一、会计电算化建设总体规划的原则 二、会计电算化建设总体规划的内容 ⑴确定会计电算化工作的总体目标。 (2) 确定电算化会计信息系统的总体结构。 (3) 会计电算化会计信息系统的硬件配置要求。 (4) 会计电算化工作目标实现的阶段和步骤。 (5) 会计电算化工作管理体制及组织机构。 (6) 专业人员的培训与分工计划。 (7) 资金来源及费用预算。 三、会计电算化工作的组织 会计电算化建设最好能建立一个电算化会计工作组织策划机构来具 体负责。机构的主要任务有:制定本单位电算化工作发展规划,组织电 算化会计系统的建立,拟订电算化会计管理制度,组织会计人员参加计 算机应用知识培训,负责电算化会计系统的测试与运行。 电算化会计工作的组织结构可以分为以下几种方式: (一) 分散管理方式:在单位的二级或三级管理部门设立会计机构,每 个部门相对独立开展会计核算工作。 (二) 集中管理方式:成立计算机信息中心,把电算化会计所包括的管 理、开发和使用维护等工作都放在单位信息中心处理。 (三) 集中管理下的分散组织方式:单位内部设立专门的机构,统一负 责计算机应用规划工作。 四、会计电算化的岗位分工 会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。 (一)基本会计岗位:会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管 理等工作岗位。 (二)电算化会计岗位:电算化主管、软件操作员、审核记账员、系统 维护员、电算审查员、数据分析员、档案管理员、系统分析人员、系 统设计人员、系统程序员等。 任务二会计软件的选择 一、会计软件的概念 会计软件是以 (二)按软件提供方式划分,可分为商品化会计软件和非商品化会计软 件; (三)按提供信息的层次划分,可分为核算型会计软件和管理型会计软 件。 三、商品化会计软件的选择 配备会计软件的方式主要有选择通用会计软件、定点开发、选择通 用会计软件与定点开发相结合三种。 (一)会计软件所需的计算机硬件和软件环境 商品化会计软件对计算机硬件环境的要求,主要是指对计算机硬件 配置的要求。商品化会计软件软件环境的要求,主要是指对操作系统 (Windows> Mac)、数据库的要求。 (二)会计软件功能 购买会计软件应该从本单位的实际需要出发,从下面三方面考察: 1. 会计软件的行业特点:企业单位所在行业不同,会计核算的要求 也有所不同,应选择适合本行业特点的会计软件。 2. 满足会计核算与会计管理的特别需要。 3. 会计电算化工作发展的需要。能满足企业发展,合并、分立等变 更处理的需要 (三)会计软件的操作方便性:对会计软件的操作方便性进行考查和评 价应该从以下几个方面进行: (1)会计软件的操作是否便于学习。 (2)会计软件的操作是否简单方便。 (四)会计软件的安全可靠性:考查会计软件的安全可靠性主要从以下 几个方面进行。 1. 完备性 2. 有效性 3. 合理性和实用性 (五)会计软件使用手册的通俗易懂性:在购买会计软件前,还需对会 计软件使用手册的通俗易懂性进行评价。会计软件厂家是否能够提供通 俗易懂的会计软件使用手册,也是选择会计软件所要考虑的重要因素之 O (六)会计软件售后服务的可靠性:会计软件售后服务的可靠性对用户 来说是至关重要的,考查会计软件售后服务的可靠性可从以下几方面进 行。 1. 会计软件公司的日常维护和用户培训; 2. 版本升级 3. 二次开发 四、选择商品化会计软件应注意的问题 (一)要注意购买原版的会计软件; (二)应购买经过财政部门评审的商品化软件; (三)应注意商品化会计软件是否对外提供有接口,接口是否符合要求; (四)应注意厂家提供的文档资料的质量优劣。 任务三 会计电算化工作的实施 一、会计软件的试运行 (一)试运行的目的:会计软件的试运行是指会计软件使用的最初阶段, 人工与计算机同时进行会计处理的过程,主要目的如下。 (1)检查核算结果的正确性。 (2)检查核算方法的正确性。 (3)检查人员分工的合理性。 (4)提高软件操作的熟练性。 (5)建立比较完善的电算化内部管理制度。 (二)人机并行的方法 通过进行手工与计算机结果的双向对比检验,能够考查会计软件 数据处理的正确性,能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能 力,并通过实践,进行电算化内部管理制度的建立。它的顺利进行, 是此后一定阶段会计电算化系统持续正常运行的前提。 试运行的时间一般为3〜6个月,最好能跨越一个会计年度,在试运 行阶段前期应以人工为主,计算机为辅,后期逐渐以计算机处理为主。 任务四会计电算化的运行管理 一、建立内部控制制度: 为了对电算化会计信息系统进行全面管理,保证会计信息系统安全