会议流程及标准
O 智里产111! WI9E-HE9T ESTATE 主管领导相关部门行政人事部 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 会议接待程序 1、开始 2、相关部门确定会议性质、会议时间、会议规模等相关信息,由经办人填写《会议 申请表》(附表一),交给主管领导审批。 3、将审批过的会议申请表交由行政人事部门,行政人事部门跟相关部门确定会议的 详细信息,根据会议性质和规模预留会议室。 4、人员安排:行政人事部作出人员安排,具体工作责任到人。 5、会前资料、设备及设施的准备。行政人事部收集、整理会议所需资料、设备(如 投影仪、摄像机、照相机等)及设施(会场条幅、展板、名牌、花卉等),提前准备。 6、会议开始前进行会场布置,包括名牌、资料的摆放,设备的调试。 7、由行政人事部专门人员负责参会人员签到、接待入场、茶水。如有会中要求,派 专人负责。 8、会议结束后整理会场,检查仪器设备是否完好。 9、行政人事部形成《会议记录表》(附表2),相关部门负责人签字确认,领导签字 完成后归档。 10、结束。 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 会议接待标准 1、目的 为了规范会议接待行为,划分会议接待职责,保证各类会议的顺利举行,提供 持续稳定的会议接待服务,特制定本标准。 2、适用范围 本标准适用于各种会议的接待工作 3、适用部口 主要适用于行政人事部门 4、会议室的申请 4.1贵宾接待室无需申请,用于接待贵宾休息,洽谈业务。 4.2商务会议室、多媒体会议室。外部人员使用需要提前申请,相关部门填写申请 表,领导审核后方可使用,根据会议性质由行政人事部门来确定会议接待方案。 5、会议室类型、接待规模和接待要求 5.1贵宾接待室(贵宾临时接待休息) 接待规模:10人以内 接待部门:行政人事部 负责接待人员:前台 接待程序 1、前台先将贵宾接待室灯光调试好。 2、引导贵宾进入贵宾接待室就坐。 3、贵宾就坐后两分钟内倒上茶水。 4、每隔15分钟进入接待室续茶水。 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 5、接待完毕后,10之内整理完接待室。 5.2商务会议室 会议规模:15人以内 会议类型:小型商务会议、公司内部例会 设备配置:电视机,可连接USB播放影片 接待部门:行政人事部和相关部门 接待人员:行政人事部专员 接待程序 1、根据会议类型和要求提前准备资料、名牌、横幅等。 2、会议开始前提前准备好茶水。 3、专人负责会议拍照工作。(根据会议需要) 4、会议完毕后整理归位。 5.3多媒体会议室 会议规模:80人以内 会议类型:各类中型会议(如专家评审会,政府考察调研 会等) 设备配置:投影仪、无线话筒 接待程序: 1、行政人事部根据来宾的规模、级别,确定招待人员,必要 时成立会议招待小组,由组长安排人员、分配工作。 2、根据会议要求制作横幅、名牌、欢迎牌等。 3、负责茶水、果盘、花卉的摆放。 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 4、负责投影仪、放映设备、音响、灯光和空调的调试。 5、向来宾介绍公司整体情况,引导来宾参观公司有关场所。 6、联系相关部门或人员协助做好对口业务接待。 7、负责接待过程的摄影工作。 8、会议完毕后,行政人事部门做好收尾工作,整理会议室,会议使用过的 设备归位,确定会议室设备器材完好无损。 9、做好相关会议记录,审核完毕后归档。 7、会议室使用注意事项 7.1会议召开前,确定会议所有设施设备完好。 7.2会议期间,会中接待人员对会议人员进行监督,防止出现破坏会场设施的行 为(包括桌椅、投影音响设备、名牌等)。 7.3会议完毕后,专人整理会场,将所有物品回归原位,发现破坏、遗失第一时间 跟主办方联系,根据《固定资产管理制度》进行相应的赔偿和处罚。 7.4会场内禁止吸烟,违者罚款50元。 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 会议申请表 (附表1) 申请部门 申请人 会议名称 会议时间 会议地点 会议规模 会议性质 口公司内部会议□商务会议□政府会议□签约仪式□其他 会议内容 会议要求 部门负责 人意见 签字年 月曰 主管领导 审批意见 签字年 月曰 O智里产业 WI9E-HE9T ESTATE 会议记录表 (附表2) 会议名称 会议时间 会议地点 会议规模 会议主题 申请部门 承办部门 费用总额 承担部门 会议准备内容 会议接待人员 及具体工作 会后设施、设备检查是否完好 [是 □否 领导满意度 口非常满意 口满意□一般 口不满意 意见或建议: 记 录 审核 时间 时间 智里产业 WI9E-HE9T ESTATE