呼叫中心运营管理的15个基本要素

呼叫中心运营管理的15个基本要素 呼叫中心运营管理的15个基本要素（上） 现在人们对于呼叫中心管理的相识存在两种极大的反差。不太了解呼叫中心运营管理科学的人想当然地认为：呼叫中心不就是接个电话吗，管理有什么难的？而身处此行业的从业人士则深深体会到：管理好一个呼叫中心是多么不简洁的一件事情。事实的确是这样，虽然呼叫中心的运营管理并不是一项像放射“神州”飞船那样的困难科学，但是它的管理本身也是一项系统困难的科学体系。一个呼叫中心的管理者往往要花上几年、甚至十几年的时间才能比较自如地掌控一个呼叫中心。尤其是在我们国内，呼叫中心行业才刚刚兴起没有几年的时间，管理人才的匮乏更是当前制约呼叫中心产业发展的瓶颈。但是，呼叫中心的运营管理还是有一些基本的规律可循的，很好地驾驭和运用这些呼叫中心管理的基本规律或原理，呼叫中心管理就会变得有章可循、有“法”可依。 1、首先为呼叫中心设立适当的服务水平目标 服务水平指标常常被看作是呼叫中心的一项重要绩效指标或者追求目标之一。它的确是衡量呼叫中心整体服务效率和客户服务体验的一个重要指针，但是它的作用与重要意义要远远超出这个范畴。一个呼叫中心的话务服务水平目标为呼叫中心其它相关重要活动的进行奠定了基础。呼叫中心所选择的服务水平目标将干脆影响到人员的聘请、班次的支配以与特殊应急方案的制订和启动。 2、绩效数据的真实牢靠和正确理解 呼叫中心的报表系统为呼叫中心的高效管理供应了必要的数据支持。但是，在很多时候，这些数据会被错误会读，并导致错误的行动。要确保任何一个接收和阅读报表的人正确理解每项指标的定义和计算。不同的呼叫中心系统往往为同一项指标冠以不同的名称或者为不同的指标冠以相同的名称。因此，呼叫中心相关管理人员要与系统维护人员或者设备厂商具体确认每一项指标的定义和算法，不要自主推断和揣测。 3、考核员工的通话质量和排班遵守率（守时率） 只有两件事情是在呼叫中心一线员工的限制范围之内的：通话质量和排班遵守。除此之外的任何衡量员工生产力的指标（如：单位时间接话量、占用率等）都有可能引起员工不恰当的行为，对呼叫中心的整体运营绩效产生负面的影响。为了衡量员工的排班遵守率，呼叫中心要有相应的流程和工具，能够确保排班表的实时动态更新和统计分析。尽管这项工作有些困难，但是就其产生的效果来看，还是值得去付出努力的。 4、改进运营流程和体系，涵盖多种联络渠道 大多数传统呼入电话服务的运营流程也可以适用于其它多媒体沟通联络渠道，因为它们都以设定和达成服务水平目标或者响应周期目标为核心要素。但是，尽管它们的规划和运营流程类似，为了充分利用多媒体沟通渠道所带来的运营效率和客户体验效果的提升，呼叫中心必需进一步更新和完善这些流程。呼叫中心应当针对每一种沟通联络渠道进行业务流程的梳理，充分利用该渠道的特色和优势，对业务流程进行优化和提升。然后，还要考虑如何把各种不同的客户联络渠道整合成一个统一的整体，能够为客户供应无缝连接的服务。有一点须要留意，就是不要依据呼叫中心现有的状况来考虑流程的组合，一切要考虑如何更快、更好地满足客户的需求，并能同时提高内部运营效率，节约成本和时间。 5、充分理解和重视业务量预料的重要性以与如何精确预料业务量并持续改进业务量预料流程 业务量预料常常是呼叫中心在寻求持续改善运营效率时被忽视或未得到充分重视的一个因素。精确的业务量预料是高效呼叫中心运营的第一步。通过业务量的预料，才能确定人员与相应支持资源的多少。同时，实际运营人员需求与资源的偏差又会反过来检验业务量预料的精确性。这事一个持续验证和改善的过程。 6、不要让启动应急预案成为日常工作的常态 呼叫中心的应急预案不应当成为呼叫中心日常运营管理的一个固定组成部分。假如呼叫中心每天都花费大量时间来应对“长长的队列”或者“无所事事”的员工，那么很可能你的业务量预料和排班流程出了大问题。对相关流程进行梳理和改进，让应急预案只是间或用来应急，能够极大地改善呼叫中心的工作状态，消退员工的压抑感和过度的紧迫感，提升整体的运营绩效。 7、让企业关键决策人了解呼叫中心运营的特性和规律 呼叫中心管理者所面临的挑战之一就是如何确保能够得到足够的人员和相关资源支持，以满足客户和企业的需求。但是，很多时候人力资源、财务等部门的决策者不能理解呼叫中心的运营规律，往往依据其它部门的人员或预算的计算方法来审核呼叫中心的资源需求，使呼叫中心的资源得不到保障。这里的关键是对这些核心决策人员的教化。在适当的时间、适当的地点以适当的方式来让他们理解业务量、服务水平、人员需求、员工占用率之间的关系。教化的工作做在前面，预算审判的过程就会简洁的多。 呼叫中心运营管理的15个基本要素（下） 王厚东 点击:1634 次 时间:2005-11-17 8、呼叫中心管理层要能够对业务量的变更和相关流程的变更所带来的影响做出快速、精确的推断和评估 建立并不断更新与完善一个呼叫中心的运营支配模型可以有效削减呼叫中心管理层所遇到的挫折，也会大大改善呼叫中心在企业中的印象。一旦这个模型建立起来并经过实践测试，就可以被用来快速、精确地预料和评估相关因素变更所带来的影响：我们还须要多少人？预算要增加多少？运营支配模型是建立一种系统的呼叫中心运营规划机制的第一步，也是运营和管理高效呼叫中心的最基础和最必要的一步。 9、了解呼叫中心员工的工时安排，并在做呼叫中心运营规划时考虑进这些因素 大多数呼叫中心都在追踪记录员工的各种行为与时间安排。这些信息为我们了解员工的时间安排和利用率供应了珍贵的信息。但是，在很多状况下，所记录下的员工信息都是那些可以被ACD系统自动捕获的信息。假如要使运营规划真实、有效地反映当前运营状况并指导将来运营，所须要的数据信息应当是员工的全部活动记录。全部的活动都应当被衡量、追踪并进行趋势分析。当面对全部的数据信息时，呼叫中心管理层常常会惊异地发觉，即使是在那些管理有序、运营高效的呼叫中心里，员工也几乎会花费相当大比例的排班时间在其它非干脆服务客户的事情上。 10、找到有效的方法来衡量“一次解决率” 呼叫中心都特别重视服务水平目标的设定和达成。因为他们不想让客户等待很长时间才得到服务。任何时间假如一个客户进入队列，呼叫中心就是在剥夺客户的珍贵时间。同样的道理，当客户的电话被接起，我们也不想让客户因为问题一次次得不到解决而三番五次再打电话来，或者给客户回电，这也是在剥夺客户珍贵的时间。“一次解决率”指标应当是仅次于服务水平指标的呼叫中心核心绩效指标之一。 11、清晰了解各应用技术系统和工具的功能状况，充分发挥它们的实力 与呼叫中心的交换机系统、人力资源管理系统、客户管理系统以与各种桌面和后台工具等相关的应用技术总是在不断地更新和改进。很多预算足够的呼叫中心紧跟趋势，不断地进行着相关更新和升级。很多状况下，这样的升级和改进的确能带来呼叫中心生产效率的提高。但是，不是每一家呼叫中心都能够负担得起如此常见的更新换代。呼叫中心在确定进行系统