办公用品管理制度(试).
办公用品管理制度 第一章 总 则 第一条:为使办公用品管理规范化,限制办公费用开支合理化,特制定本制度。 其次条:本制度适用于本集团各部门及全体员工。 其次章 职责 第三条: 集团行政人事中心负责对各部门提出的办公设施和办公用品的选购安排分类、送审、购买及登记、管理。 第四条: 集团总经理负责对办公设施选购置和报废的审批。 第五条: 集团各部门主动协作行政人事中心做好办公用品的月安排、管理及领用、维护工作。 第三章 办公用品分类 第六条: 本制度所称办公用品分为消耗品、易耗品、管理办公用品及实物资产四种。 1、消耗品(价值50元以下):其中包括部门所需品和个人所需品。 1.1、部门所需品:传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。 1.2、个人所需品:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。 2、易耗品(价值50-300元以下):碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、复印纸、、传真纸、专用印章、剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、名片、名片册、高级笔记本、拍纸簿(大)、计算器、电话等。 3、管理办公用品(价值300-500元以下):各类办公设施、各类行政支出、各类办公用具等或运用年限1年以下的物品。 4、实物资产(价值500元以上):打印机、复印机、传真机、电脑、空调、投影仪等或运用年限1年以上的物品。 第四章 物资选购 第七条: 各部门每月28日依据各自运用物品状况填写《物品选购申请单》(附件一),部门负责人审核,交行政人事中心负责人审核,经总经理审批后,交行政人事中心统一选购,并于次月3日发放至各部门。其他时间只发放易耗品、消耗品,实物资产和管理办公物品不予发放(如遇办公设施故障等特别缘由可另行处理)。 第八条: 集团行政人事中心收到各部门月度办公用品安排后,进行项目分类并编制选购清单,各部门所申请物资在选购完毕后,登入《部门选购费用统计表》(附件二)内。 第九条: 集团物资的选购,原则上由行政人事中心统一购买,属特别物资经行政人事中心同意,可由申购部门自行购买。 第十条: 物资选购由行政人事中心指定专人负责,并实行以下方式: 1、定时:每月月初进行物品选购。 2、定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。 3、特别物品:如电脑、打印机等由行政人事中心负责筛选、申报、购买,择优选用。 第十一条: 各类办公用品进集团时,由集团行政人事中心物资管理员进行核对、验收、保管及发放;办公设施进集团时,由集团行政人事中心组织财务部及运用部门进行验收、登帐、编号及保管。 第十二条: 1. 办公设施在运用过程中出现故障时,应刚好通知集团行政人事中心组织修理。 2. 因办公设施不能满意工作须要或因损坏而不能修复时(修理费高于购买费的50%),依据财产的分类办理报废手续。 第五章 物资领用管理 第十三条:集团依据物资分类,进行不同的领用方式: 1. 消耗品、易耗品:干脆向行政人事中心物品管理员申请领用。 2. 管理办公品: 由行政人事中心负责人签字,在行政人事中心管理员处领用,管理员应做好备案工作。 3. 实物资产:总经理签字审批后,由行政人事中心负责人进行发放工作。 4.办公用品领用细则 (1)行政人事中心在集团每位员工入职时为其一次性供应符合规定的全月办公用品,并设立《个人办公物品领用台帐卡》(附件三),此台卡由行政人事中心统一保管,供人事异动之用; (2)个人先向部门负责人申请,由行政人事中心发放登记; (3)各项办公物用品的发放数量有肯定的基准,且因工作性质、职别的不同因人而异运用人可依据个人自身需求领用,大体以正常合理运用量为限量标准; (4)发放办公物品时,行政人事中心应照实填写《物资出库登记表》(附件四),经用人签字确认后统一留备; (5)办公物用品的领用分个人运用和部门运用两种,凡部门运用的办公物用品,各部门负责人应指定特地人领用并保管; (6)做好每次办公物用品的库存帐。 5. 修理及各部门需领用工具等自用设施时,需填写《物资出库登记表》,在行政人事中心物品保管员签字领用。 第十四条:办公用品领用原则 1. 消耗品的领用遵循适度的原则,按工作的状况来确定,不行领用与本工作无关的用品。 2. 打印纸的运用以节约为原则,除正式文件及合同外,其他打印文件尽量运用废纸打印,如运用新纸张应采纳双面打印。 3. 办公用品严禁带回家私用。 4. 新进人员到职时由部门负责人通知部门内的物品管理员发放消耗品和易耗品,如有须要可向行政人事中心申请管理用品及实物物资;人员离职时,必需向行政人事中心办理办公物品归还手续,未经行政人事中心认可的,不得为其办理离职手续。 5. 行政人事中心有权限制每位员工的办公物品领用总支出。 第六章 集团物资借用 第十五条:凡因工作须要借用集团办公器材的须先由部门负责人审核后,在行政人事中心物品保管人员处签字领用。 第十六条: 借用物资超时未还的,行政人事中心有责任督促归还。 第十七条: 借用物资发生人为损坏或遗失的,视具体状况照价或折价赔偿。 第十八条: 集团物资不外借给员工私人运用。 第八章 行政物资入库条件、流程、要求 经行政人事中心、申请部门等检验合格的选购物资可以办理物资入库手续。 第十九条 行政物资入库流程 1、选购员将选购来的行政物资交给物资管理员管理; 2、物资管理人员再次清点《购销合同》和《物品选购申请单》上所列各项指标,比照质量和数量; 3、清点无误后依据入库物品、时间、型号等填写《物资入库登记表》(附件五)同时备份存档。 其次十条 行政物资入库要求 1、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库,杜绝只见入库单不见实物的现象; 2、入库时,行政人事中心物资管理员必需查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目,如发觉物资数量、质量不合格时,不得办理入库手续; 3、人员离职时,由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库,如物资回收时因保管、运用不当或有意损坏造成损失,由运用者酌情赔偿。 第九章 行政物资报修 其次十一条 行政物资的报修条件 以下两种条件同时满意可将损坏物资交至行政人事中心联系修理,其中属个人物资由个人提出报修申请,部门物资由该部门负责人申请。 1、价值为300元以上的管理办公用品或固定资产; 2、物资在正常工作当中由于自然磨损等缘由造成非人为损坏。 其次十二条 行政物资报修流程 1、由物资运用者向行政人事中心提出修理申请,并填写《行政物资报修申请单》,依据物资选购相应审批标准由相关负责人审核、审定; 3、行政人事中心物资管理员凭审定通过的《物资修理、报废申请单》联系修理单位修理,并将申请单存档;