园林绿化工程资料管理内容与流程.doc

园林绿化工程资料管理内容与流程 一、作为资料员首先应清楚资料员的工作职责与工作内容： （一）资料员工作职责 (1)资料员应及时收集、分析市场信息，加强对园林绿化工程资 料的现代化管理。(2)及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料，做好园林 绿化工程资料收发、运转、管理等工作，做到文件资料管理规范、 完整。 (3)掌握施工技术质量资料的归档要求；积极参与施工生产管理， 做好资料的管理和监控。(4)做好工程图纸的收发和审核，对工程资料和工程图纸等进行 独立组合案卷与归档。(5)处理好各项公共关系，包括与业主、项目经理、技术主管， 上级主管部门以及其他相关部门的关系，同时还要处理好与档案管 理部门的关系。 （二）资料员的具体工作内容 1．工程资料的收集(1)资料员收集工程资料必须及时，必须保持与实际施工进度同 步。(2)园林绿化工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中。资 料员应参加甲方组织的例会、项目管理人员工作会议等，及时掌握 施工管理信息、便于对资料的管理和监控。 (3)资料员对收集到的资料应认真审核；不符合规定的，应返回 施工单位予以修改或重做。(4)对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主 管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不预结算工 程款(包括对供货单位)。(5)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。 2．工程资料的保管(1)园林绿化工程资料的存放和保管方法根据公司规定的档案管 理办法进行保管，并必须符合档案管理的有关规定。(2)园林绿化工程档案库应按公司档案管理规定和要求建立，并 报请本地档案管理机构组织档案管理验收。 (3)工程档案保存必须安全、清洁，并做到“六防” ，即防火、 防盗、防虫、防霉、防尘和防光。(4)园林绿化工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工 验收后，一个月内交公司档案室；按有关规定和时限移交城建档案 馆；按合同规定的时限提交业主。(5)借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。(6)工程资料的收回、销毁按公司和本地档案管理的有关规定执 行。 3．工程资料的登记(1)工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料 员应对这些文件进行逐件登记，并备案，以便于管理。 (2)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的 需要，单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料，资料员应建立 资料登记簿，详细列出借阅文件的时间、供阅人、借阅目的及归还 日期。 (3)工程资料传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需 要多人阅读或须知道文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此 要建立文件传阅登记制度。 4．工程资料的复印(1)园林绿化工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非密级 文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复 印不可，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。(2)园林绿化工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件 不得擅自复印，必须复印应经主管领导批准。(3)需要复印的文件材料，应预先考虑其使用前景，适当增加文 件存数，避免临时突击复印。(4)工程资料一般做四套，移交城建档案管理机构一套，移交建 设单位保存一套，监理单位一套，施工单位一套。除移交城建档案 管理机构的资料为原件外，其余三套可为复印件，但一般需要盖章 的资料最好都盖红章，以免复印的资料章印不清楚。 5．项目部印章的管理(1)印章是项目部对内对外行使权利的凭证。使用项目部印章必 须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。 (2)使用项目部印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时 间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。(3)印章都要有专人保管（保管人员可以是资料员也可以是内勤） ；印章使用必须符合用印范围。除正常的业务报表外，凡需使用项 目部印章者，必须经领导批准，未经领导批准的，有权拒绝用印。 2、工程资料相关专业术语 1、工程技术资料：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录， 包括工程准备阶段资料、施工质量管理资料、施工质量控制资料、 竣工验收资料、竣工图、竣工验收备案资料等。 2、工程准备阶段资料：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘查、 设计、招投标等工程准备阶段形成的文件资料。此阶段的文件大部 分由建设单位办理，施工单位负责收集纳入工程资料中，但在招投 标阶段施工单位将招标文件与投标文件及相关投标预算收集并保存 3、施工质量管理资料：施工单位为确保施工质量、在施工前和施工 中制定制度、方案、措施而形成的资料。 4、施工质量控制资料：参与工程建设的有关单位，在施工过程中， 实施质量控制所形成的资料。 5、竣工验收文件：园林景观工程项目竣工验收活动中形成的文件。 6、竣工图：工程竣工后，真实反映园林景观工程项目施工结果的图 样。 7、立卷：按照一定的原则和方法，将所有保存价值的文件分类整理 成案卷的过程。8、归档：将整理立卷后的文件按规定移交档案管理机构。 3、工程技术资料的分类 1、工程技术资料按资料类别进行分类、组卷。 2、工程技术资料分类根据类别、施工部位、专业系统划分，同类资 料按产生时间的先后顺序划分。 3、工程技术资料的分类、代号及其组成内容： A 类 工程准备阶段文件此阶段的资料大部分为收集资料，包括甲方应提供的资料集施 工单位任命的项目经理任命书、工程开工令等。 （1）工程立项文件:包括项目建议书、批复文件；可行性研究报告 及附件、审批意见；工程立项有关会议纪要、文件；工程项目评估 研究资料、发改委批准的立项文件等，这些文件建设单位也许办理 的不全面，施工单位收集时将建设单位存有的文件进行复印存留。 （2）建设用地管理文件：包括征占地的批准文件；建设用地规划许 可证及附件、附图；规划用地文件和土地使用证。 （3）招投标文件：a.工程勘察及设计招标、投标、中标文件、勘察设计合同b.工程监理招标、投标、中标文件、监理合同c.工程施工招标、投标、中标文件、施工合同 （4）建设、勘查、设计、监理、施工单位资质及项目负责人资料：a.建设单位项目管理机构及项目负责人名单b.勘察单位资质及项目负责人名单和执业证书 c.设计单位资质及项目负责人名单和执业证书d.监理单位资质及项目监理机构名单和人员执业证书、总监理 工程师任命书e.施工单位资质和安全生产许可证，项目部人员证明文件和执 业证书。根据内蒙古自治区建设厅文件内建工（2008）381号文件， 城市园林绿化企业暂时不实行《安全生产许可证》管理制度，因此 在收集此类资料时可将建设厅文件复印件附在内，以证明园林绿化 施工企业可无《安全生产许可证》 。 （5）勘查、设计文件：工程地质勘查报告；有关行政部门（人防、 环保、消防等）批准文件，园林绿化工程项目目前一般无此项资料； 施工图审查意见书。 （6）开工审批文件（建设单位办理）：建设工程规划许可证及附件； 工程质量监督书；施工许可证；规划验线合格资料等。 （7）其他文件：当施工单位具备开工的条件填写《工程开工报审表》 、 《开工报告》及主要管理人员报审上报监理、甲方进行审核。 B 类 施工质量管理资料 （1）施工现场质量管理检查记录 在工程开工前，项目监理机构对施工现场有关制度、技