WPS使用技巧大全

1 WPS 使用技巧大全 ——WPS 文字中级教程 目录 第一节 起草一份公文 2-1-1 简单公文编辑 2-1-2 红头文件套打 2-1-3 传真电报编辑 2-1-4 领导修订文稿 2-1-5 版记下划线 第二节 办一张报纸 2-2-1 图文排版 2-2-2 文本框的链接 2-2-3 纵向文本 2-2-4 组合及转成 PDF 文档 第三节 出一张试卷 2-3-1 试卷头和密封线 2-3-2 页号的处理 2-3-1 页面设置及分栏（补充） 2 2-3-4 语文试卷技巧（拼音、繁简转换、稿纸方式） 2-3-5 数学试卷技巧（插入公式） 2-3-6 试卷答案的隐藏与显示 2-3-7 电子试卷的制作 第四节 填一张贺卡（邮件合并） 第五节 编辑一本杂志 2-5-1 个性化的页眉和页脚 2-5-2 详解分隔符 2-5-3 样式和格式 2-5-4 生成目录 第六节 其他办公技巧 2-6-1 印章的制作 2-6-2 席位牌的制作 2-6-3 信笺纸的制作 2-6-4 插入水印和改变背景色 2-6-5 插入背景音乐 3 第二章 WPS 文字 2007 中级技巧 第一章里，我们学习了 WPS 文字的一些基本用法。从本章开始，我们结合 实例，讲解一些在日常工作中常用的中级技巧，其实，所谓初级、中级，是没有 一个明确的界线的，即使你只掌握了“初级”技巧，日常工作也基本上没有什么 问题了，而我所说的“中级”技巧，主要指办公室工作中的一些应用技巧，也许 会让你工作越来效率更高一些，工作成果更规范一些罢了。下面就让我们从起草 一份公文说起吧。 第一节 起草一份公文 所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生 效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。这里我们逐一 介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。 §2-1-1 简单公文编辑 所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真 电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、 讲话稿之类的。虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的 4 主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体 标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。 一、字体的安装 很多网友在论坛中提到，WPS Office 的字体没有微软 Office 的多。这话 只说对了一半，确实，安装微软 Office 后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、 华文新魏等字体，而如果没有安装微软 Office，只安装 WPS Office 的话，则不 会有这些字体。但是，字体其实是与 Office 软件相互独立的，并不依赖 Office。 也就是说，即使不安装微软 Office，我也同样可以安装很多字体。这里以系统并 不自带， 但在公文中却经常用到的 “小标宋简体” 为例， 讲一下如何安装新字体。 安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过百度搜索从网上下载到“方正 小标宋简体.rar”或类似的文件，将下载到的文件用 WINRAR 解压缩，即可得 到字体文件 （FZXBSJW.TTF） ， 将其放到一个方便记忆的文件夹 （如 “C:\fonts” ） ， 从开始菜单打开“控制面板→字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择 “安装新字体”，并从对话框中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体 文件和字体名称，显示在“字体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选” 选中所有字体，再点“确定”即可将选中的字体安装到系统之中（图 2-01）。 其实，除了这种“正规”的方法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体 文 件 夹 ， 它 一 般 在 系 统 目 录 下 的 “ fonts ” 子 目 录 下 （ 默 认 为 “c:\windows\fonts”），我之所以不推荐这种办法，是因为它并非总是有效， 5 并且， 在复制之前， 你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字 体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。 图 2-01 二、设置默认模板 与 MS WORD 一样，WPS 文字的默认模板也是 A4 纸、空白页面，五号宋 体字，且没有插入页码，与我们日常需要的有相当的差距。显然，如果每次拟制 文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐 和没有效率的工作。如果一打开 WPS 文字，生成的新文档就已经将上述内容设 置成我们需要的形式，那该有多好啊。其实，这一点儿也不难，我为大家介绍 3 种办法供选择： 第一种方法：默认页面设置法 6 新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页 边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设 置”面板左下方的“默认”按钮（如图 2-02），系统会提示“是否更改页面默 认值？”（图 2-03）点“确实”即可，下次启动 WPS 文字程序时，页面设置 已经如你所愿了。 图 2-02 7 图 2-03 第二种方法：修改默认模板法 用第一种方法只能修改页面设置， 如果想同时修改一下默认文档的字体、 字 号或者其他更多的信息，就无能为力了。让我们看看第二种方法――修改默认模板 法。 其实，每次启动 WPS 文字时，都会调会默认模板“normal.wpt”，这个 模 板 位 于 “ C:\Documents and Settings\ 用 户 名 \Application Data\Kingsoft\Office6\templates”目录下，用 WPS 文档的“打开”功能， 直接找到并修改这个文档，你把它修改成什么样子，下载启动 WPS 文档时，新 建文档就是什么样子。 不过， 有一点必须注意： 这个文档不能用双击的方法打开， 双击它的话，会以它为模板，生成一个新的文档。除了用 WPS 文字的“打开” 功能外，你也可以在资源管理器用右击该模板，并在右键菜单中选择“打开”， 同样可以对其进行编辑。 8 第三种方法：修改右键新建样式 用上面提供的两种方法，可以把 WPS 启动时生成的新文档自定义为任何样 子。但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→ WPS 文字 文档” 这样的方法来新建 WPS 文档。无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建 的文档完全没有效果，你新建出来的仍然是老旧的 A4 纸、五号宋体字。这时， 你不必遗憾，请将先前制作好的 normal.wpt 文档复制一份，然后进入 WPS OFFICE 2007 安装目录下的“2052”目录（个人版默认为：C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office Personal\office6\2052 ） , 看 到 一 个 名 为 “newfile.wps”的文件了吗？删除它，再按一下 CTRL+V, 将刚刚复制好的 normal.wpt 粘贴进来，并将其改名为“newfile.wps”（注意，连扩展名也要 改！）。再到桌面用鼠标右键菜单新建一个 WPS 文件，打开看看，是不是也变 成了你所设置好的默认模板了？ 其实，在这个目录下