QEP-04文件及记录控制程序

质量质量 1.2 确保公司所有与品质/环境管理体系相关的文件、记录、图纸及技术资料在流通、应 用、处理时能在受控条件下进行； 1.3 确保公司各职能部门持有最新的、有效版本的文件、记录、图纸、技术资料。 2.02.0 适用范围适用范围 适用于本厂质量、环境管理体系文件,这些文件包括但不局限于以下各项: 1) 质量、环境方针以及质量、环境目标； 2）一阶文件：质量/环境手册； 3）二阶文件：程序文件； 4）三阶文件：系统性作业指导、产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格 /生产指令/检验规范/校正指导等； 5）法律法规:与质量/环境体系相关的国家、国际及行业标准、法律/法规/等； 6）外来文件：与质量/环境体系相关资料以及客户提供的记录、文件、图纸等技术资料。 7）其他类文件:本厂管理体系网络内信息/资料以及各部门相关制度、规定等非受控文件。 8）四阶文件：表格或表单件； 9）记录:填写了内容的表格及某些过期文件。 3.03.0 职责（见下表规定）职责（见下表规定） 文件种类编写审核批准 分 正本 修 改 发 保存 副本 回收 作 废 品管部 品管部 质量/环境手册ISO 工程师 管代 总经理品管部管代/ISO品管部 程序文件 部门主管 及以上人 员 部门主管 管代 总经理品管部及以上人品管部 员 质量质量如文件陈述阶次 分别为 1.1,1.1.1,1.1.1.1,1)。 6.2 文件编码规则 层 一阶文件二阶文件 别 三阶文件四阶文件 其它 文件 类 别 代 码 质量/环 境手册 QC 作业检验 程序文件工程 指导规范 图 QP/EP/QEPWI 零件 图 表单 承认工程设计外来 （表格／ 书变更变更文件 报告书） 通知通知 CRECNDCNBDWLQEMLJ 6.2.1 文件类别代码 6.2.2 部门代码 业务 部门总经办 部 代码ZJBYW 财务 客服部 部 KFCW 行政 人事 部 XZ 工程 部 YG 生产 部 SC 品管 部 PG 研发 部 YF 采购 部 CG PMC部 PMC 6.2.3 文件编号细则 6.2.3.1 质量/环境手册编号规则： □ □ □－□ □ １ ２ ３４ ５ 其中: 1、2、3 位为文件类别代码 QEM；4、5 位为文件编号流水号，如质量环境手册编号 为 QEM-01； 6.2.3.2 程序文件编号规则: 1)□ □－□ □ １ ２３ ４ 其中：1、2 位为文件类别代码，用质量程序文件的英文缩写“QP” （适用于质量管理体系 程序文件） 或用环境程序文件的英文缩写 “EP” （适用于环境管理体系程序文件） ， 质量质量 6.2.3.5 外来文件 如外来文件有编号的可直接引用其文件编号，无编号可按以下格式进行编制 □□－□□－□□□ 1 2 3 4 5 6 7 1、2 位用外来拼音字母“WL”表示，3、4 位为外来文件名称代码（如：法律就用 拼音字母 FL 表示） ；5、6、7 位为流水号，用数字表示第几份外来文件；例如 WL-FL-001； 6.2.3.6 生产资料 Part Number 编码规则 质量质量& &环境管理体系文件环境管理体系文件 文件及记录控制程序文件及记录控制程序 版版 生生 文文 效效 件件 日日 编编 本本 期期 号号 A2 2009.5.6 QEP -04 7 of 12页页码码 编码格式： PM—MD—I—Z004—07101801 A B C D E A：生产资料英文所写 B：母盘英文所写，菲林为 F，节目源为 MC C：I（Interior）表示内部制作 E（exterior）表示外来 D：公司客户代号 E：流水号，07101801 表示 2007-10-18， ，01 表示具体编号 生产资料保管员依据编码规则将新入库的生产资料进行编码 6.2.3.7 样板编码规则 □ □ □ □－□ □ □ □－□ □ □ □－□ □ □－□ □ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 其中：1、2、3、4 为客户代码（如 1000 客户就用 1000 表示,客户代码请参照客 服部所制订的《客户编码规则》 ） ；5、6、7、8 为物料型号（如：K320 就用 K320 表示） ；9、10、11、12 为物料编码（如：2356 就用 2356 表示） ；13、14、15 表 示样板柜号（如：是存放于12 号柜就用 012 表示） ；16、17 表示样板柜中的样板 号（如：是 12 号柜中的 02 号样板，表示方式为 012-02） ，例如： 1000-K320-2356-012-02 6.3 质量/环境手册、程序文件、三阶文件、记录表单、外来文件、样板、非受控文件、文 件印章、计算机资料管理控制： 6.3.1 质量/环境手册、程序文件、三阶文件管理控制：（见下表） 步骤 项目内容 a.根据管理体系需要编写新文件内容及应分发的范围； 1编制 b.经 3.0 主要职责中相关人员签批后生效； a.按公司运作需要而复印相应文件数量； 分 b.副本每页在右上角或指定位置盖受控章； 2 c.分发后，文件由接收人或指定接收人签名证实并记录于《文件分发记录表》 ； 发 d.如重要客户需要文件作证据，文件盖“参考文件”章提供给客户。 3 修 a.公司任何人员均可提出文件修订申请，但需由部门经理或主管向管代或 ISO 工 程师确认或检讨后方可实施,并经 3.0 职责中审批人员对需修订的内容,进行评 订审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其它人员,来执行修改及审批； 质量质量& &环境管理体系文件环境管理体系文件 文件及记录控制程序文件及记录控制程序 版版 生生 文文 效效 件件 日日 编编 本本 期期 号号 A2 2009.5.6 QEP -04 8 of 12页页码码 b.修改其中某页或某几页，修改页给一个更高修改次号并变更修改日期；修改次 数较多时，由 3.0 职责中编写人视情形换版； 修 c.文件版次以大写英文字母表示：第一版发行为 A 版,第二版为 B 版,以此类推 d 若文件只作小部分修改，可作为修订记录，以阿拉伯数字表示，如新制订为第0 次（如：A0 版） ，第一次修订为第 1 次（如：A1 版） ，以此类推。当修订超过5 订 次时，无论修改内容多少, 必须改版发布（如：B0 版） ； e.文件修改部分内容之文字以粗斜体表示.(整版修订时不用粗斜体)； f.由品管部制订《体系文件清单》记录文件情况及最新修订情况； 控制相关部门须追加文件时，经管代或 ISO 工程确认、批准后交文件控进行发行； 4文件 追加 4 回 a 步骤 3 中，b/c 项某页或整版修改时，修改部份按分发表回收； 收 b.收文部门交回旧版时给予作废印章标记； 作 废 a.质量手册/程序文件/系统性作业指导/外来文件修改部分或整份副本由发文部 门回收销毁并记录在《文件销毁清单》上； b.收文部门需保留作废副本作参考时，需盖作废章，分开存放； c.技术文件由收文部门收到新版时，换下旧版，并自行销毁。 d.正本修改部分或整份由发文部门盖红色作废章，分开存放； 5 6 a.文件的存放环境