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浅谈如何更好地发挥办公室职能作用

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浅谈如何更好地发挥办公室职能作用

精品文档---下载后可任意编辑 浅谈如何更好地发挥办公室的职能作用 【摘要】办公室是单位的枢纽部门,起着上传下达联系的桥梁纽带作用。办公室的工作纷繁复杂,包括办文办会、信息调研、督查督办、文档管理、信访接待等。总之,办公室工作就是服务,为领导服务,为机关服务,为基层服务,发挥着参谋助手作用、综合协调作用、督办督查作用、信息调研作用。本文就如何更好地发挥好办公室的职能作用进行简要分析. 【关键字】办公室;发挥;职能作用 一、如何发挥好桥梁纽带作用 (一对上充分发挥好参谋助手作用。办公室最重要的作用就是领导的参谋部作用,可以说办公室主任相当于单位的“管家”、“秘书长”、文秘人员则是领导的秘书。有句话说“办公室是领导的大脑”,作为参谋助手,办公室还不能仅仅满足于“领导出题目,秘书做文章,简单地当领导的‘传声筒’”,而是应该抢占先机,对影响单位进展的重要事项要有前瞻性和预见性,做领导已想到的事,想领导还没想的事。尤其是当领导交给一个难题时,绝对不能说“我不会”,只能说“我试试看”,努力去将这件事做好。 二)对中充分发挥“传话筒”作用。办公室处理机关日常工作承上启下,是一个机关的中枢。就“对中”而言,最重要的是将领导交给的任务进行二次分配,需要办公室综合协调,将各项工作落实到实处。尤其是督办工作更是体现了这一点,在督办的时候难免出现有的部门做晚了等特别情况,这也需要办公室去和领导及时汇报,让领导掌握即时信息,将工作根据实际情况重新安排,保证单位运作正常. (三)对下充分发挥好“司令部”作用。办公室承担了服务、指导、联系基层的职能,有时候基层同志对领导布置的工作有不懂的地方,不便找领导就来咨询办公室,这就需要办公室发挥好“司令部”作用,经过和领导有效沟通后,代表领导发号施令,传达和贯彻上级的决策。 (四)对外充分发挥好窗口门面作用.办公室工作联结内外,是一个单位的“窗口和“门面”.单位的精神面貌、服务态度、工作作风和效率都可以从办公室反映出来。办公室人员的一言一行都体现机关的形象.办公室在日常接待中要做到有礼有节、不卑不亢,给上级单位留下良好的印象;对待上访群众时要诚恳热情,谦逊和气,以真诚的服务赢得口碑,赢得理解,营造地税良好的外部环境. 二、做好办公室工作需要具备的条件 (5 c) y6 I/ N) F一)要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件。办公室是领导的参谋部,办公室员工要主动争取领导的关怀和重视,一方面要勤请示、多汇报,让领导心中有数,支持有方.另一方面要紧贴领导思路,不折不扣地落实领导决策,为领导分忧解难,以卓有成效的工作赢得领导信任。 (二要把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。一是要博学。办公室上管天文地理,下管鸡毛蒜皮。各方面的知识都要有所涉猎,尤其在当今国家推行多读书的大形势下,应该精通自己单位所有业务的基础上,学习哲学、历史、法律等知识,不求精通,但要粗通.二是要会学。现在的出版物汗牛充栋、良莠不齐,所以要分辨出哪些是好书,要有选择地学习与本单位业务、办公室密切相关的知识,当然不仅要从书本上学,还要从实践中学,在工作中学,向领导和同事学。三是要多思。“学而不思则罔”,在学习的时候要养成边学边思考的习惯,结合自己的工作需要,将所学的知识转化为为领导参谋、服务的能力。四是要会用。学以致用是学习的根本目的,以读书的领悟来提高自己的思想政治觉悟和业务能力,对指导实践工作具有重要意义。 ( o4 g- j o” 5 \0 三要把乐于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神.办公室事情多、矛盾多、时间紧、任务重。办公室的事,看起来都是小事,实际上都是大事,做好了都是小事,没做好就是大事。从事办公室工作的同志,既要做有为才有位的努力,又要做有为而无位的思想准备,要吃得了苦,受得了累,不仅要甘于为领导一心一意地服务,而且要甘于为各部门奉献,更要甘于为基层单位奉献,无论到哪只有俯下身子,才能得到更准确、更真实的信息。 ( [ F; D7 2 X B1 j/四)要把综合协调作为办公室人员必须具备的重要能力.办公室的组织能力是非常重要的。办公室对上要安排领导活动和会议,对内要协调各部门工作,对下要指导和督办各项中心工作,工作千头万绪,任务繁重。在办公室工作,必须学会“弹钢琴”,将事情分出轻重缓急,建议每天都做工作笔记,在笔记中标记出各项工作的重要程度,同时清楚地记录当天所做的工作(包括已经完成的和未完成的和明天的工作计划,保证在繁忙的工作中能做到头脑冷静、思路清楚、统筹兼顾、忙而不乱. (0 S# O3 _/ Z6 M9 X五)要把写作能力作为办公室人员的立身之本。办公室工作以政务为主,从一定角度看,政务工作又以文字为主,所以写材料是办公室工作的重中之重,写作能力是文秘人员的看家本领。办公室每天接收大量的上级文件,同时在领导的带领下起草、修改各类材料最为频繁,所以说领悟领导意思能力最强,应该发挥好这项优势,不断总结自身不足,力争写出最有深度、最有思想的材料。 三、结语 办公室工作人员要增强大局意识和责任意识,保持“四心”,即办公用心、办事上心、办文细心和办会精心,要善于学习,勤于积累,勇于实践,增长新见识,扩大新视野,进一步提升自己的综合办事能力,充分体现办公室工作的时代性和制造性。 论文作者任婷婷(大庆油田创业集团庆新实业建筑安装公司、张哲(管道公司大庆输油气分公司) 邮编163458 - 4 -

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