会议沟通技巧

会议沟通技巧 【本讲要点】会议的安排会议的主持灵活地应对会议的困境 导言 在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明 大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会， 有三分之一的时间是用于旅途奔波。 有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说“我如果不是在开会， 就是在去往下一个会议的路上。” 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨 大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段， 因为面对面的交流可以传递更多的 信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。 【自检】 你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点 你的会议沟通表现是√否 1.总是在会议开始前 3 天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。 2.当与会者询问议程安排时总是回答 “ 还没定呢，等通知吧 ” 。 3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。 4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。 5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确认。 6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好。 7.预先拟定邀请与会的人员名单，并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。 8.自己记不清邀请了那些人出席会议，会议前才发现忘了邀请主管领导参加会议。 9．会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。 10．会议总是被一些跑题、多话者干扰，难以顺利进行。 11．会议室布置恰当，令与会者感觉舒适又便于沟通。 12．会议室拥挤不堪，令与会者感觉不快，大家都盼望着早点结束会议。 以上 12 个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的行为表现， 请给自己加上一分； 你如果选择了题号是双数的行为表现， 请给自己减去一分。 最后看看自己的总分吧 会议的安排 1.充分考虑会议的进程，写出条款式的议程安排。 2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调。 制定议程安排 3.整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序。 4.把议程安排提前交到与会者手。 1.首要原则是少而精。 2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。 挑选与会者 3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以 及能对执行决策做出承诺的人参加。 4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。 1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对 外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会 议室。 适宜沟通的会 议室布置 2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度， 灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。 3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向 房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。 会议安排核查表 会议沟通目标 会议议程安排 参加会议人员安排 会议实物安排 会议的主持 一成功地开始会议 检查项目具体工作负责人检查结果 和其他的很多场合一样 ,准备工作是避免表现紧张的关键 如果你知道自己将会说些什么来作为开 场白，你就会放松下来。更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议 开场秘诀 1．准时开会 对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。在高速 运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。我们说“浪费别 人的时间就等于谋财害命” 也是毫不夸张的。对于会议而言就更是如此， 因为不准时召开的会议浪费的 是所有与会者的时间， 这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪， 同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率 和领导能力。 2．向每个人表示欢迎 用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。 如果你面对的是一队新的成员， 让他们作向大家做自我介 绍。如果他们彼此已经见过面了，也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。 3．制定或者重温会议的基本规则 会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不允许跑题”、“聆听每一个人的发言” 以及“每人的发言时间不能超过 5 分钟”这样的规定。如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持 人强加给与会者的，效果要更好一些。你可以向与会者询问“我们都同意这些规定吗”要得到每一个 人的肯定答复，而不要想当然地把沉默当成是没有异议。 4．分配记录员和计时员的职责 如果可能的话， 让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定。 计时员负责记录时间并保证讨论 持续进行，记录员则负责做会议记录。对于一些例行会议而言，不妨由所有人轮流担当这些职责。 二会议主持人的沟通技巧 一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以指引会议讨论的进程。比如说“让我们试 试”，“这是一个好的思路，让我们继续下去。”事实上，如果我们仔细观察，就会发现优秀的会议主 持人最常用的引导方式是提问题， 针对目前所讨论的问题引导性的提问， 会使与会者的思路迅速集中到 一起，提高工作的效率。 我们常用的问题大致可以分为两类 开放式的问题和封闭式的问题。 开放式的问题需要我们花费更 多的时间和精力来思考回答，而封闭式的问题则只需一两句话就可以回答了。比如说 “小王，你对这 个问题怎么看”这就是开放式的问题；“小王，你同意这种观点吗” 这就是封闭式的问题。做为一名有经验的会议主持人，你应该善于运用各种提问方式。 问题类型 棱镜型问题 问题特点 把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者 “我们应该怎么做呢”你可以说“好 吧，大家都来谈谈我们应该怎么做。” 环形问题 广播型问题 向全体与会者提出问题， 然后每人轮流回答。 例如 “让我们听每个人的工作计划， 小王， 由你开始。 ” 向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如 “这份财务报表中有三个错误，谁能够纠正 一下” 这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式， 因为你没有指定人回答， 所以大家不会有压力。 定向型问题向全体提出问题，然后指定一人回答。如 “这份财务报表存在三个错误，谁来纠正一下小王，你 说说看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间。 三圆满地结束会议 无论是什么样类型的会议，在会议结束的时候重新回顾一下目标、取得的成果和已经达成的共识， 以及需要执行的行动都是很必要的。 （ 1）总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。 （ 2） 回顾会议的议程， 表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项； 说明下次会议的可能议程。 （ 3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。 （ 4）就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。 （ 5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者的表现表示祝贺， 表达你的赞赏，然后大声的说“谢谢各位”来结束会议。 灵活地应对会议的困境 会议依赖于与会者的相互作用。 开会时出现问题是不可避免的。 有时问题因为人而产生， 有时因为 程序或逻辑而产生。在任何情形下，主持者都有责任令讨论热烈，确保与会者都参与讨论，并保