通用采购部专项审计审计方案

通用采购专项审计通用采购专项审计 ------小郑同学编制小郑同学编制 适用对象内部审计、应付会计适用对象内部审计、应付会计 目录目录 一、审计方案一、审计方案 二、审计程序二、审计程序 三、审计分工和日程安排三、审计分工和日程安排 四、审计所需资料清单四、审计所需资料清单 编制审核批准 【抄送】 第 1 页 共 11 页 通用采购专项审计方案通用采购专项审计方案 一、审计目的一、审计目的 根据公司的采购管理制度， 对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控制状况进行 审计检查和内控评估，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。 二、审计内容二、审计内容 1、采购管理制度是否有效和完善。 2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。 3、公司对采购主要业务环节（供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、 询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等）的管理、控制是否 完善。 4、对本年度审计问题进行后续追踪审计 三、审计范围三、审计范围 20XX 年 X 月－20XX 年 X 月期间的采购管理工作。 四、审计人员四、审计人员 五、审计时间五、审计时间 六、审计程序（附后）六、审计程序（附后） 编制审核批准 【抄送】 第 2 页 共 11 页 审计程序审计程序 一、对公司采购制度完善性检查、评价一、对公司采购制度完善性检查、评价 审计准备审计准备--- 1、制度与流程 （1）收集公司采购管理制度，评价相关的采购管理控制措施是 否完备，采购活动各阶段是否都有相关的管理规范。 底稿底稿 索引索引 执行人执行人复核人复核人 时间时间 预算预算 （2）对供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、 比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管 理制度进行分析， 判断其与公司政策是否存在差异以及差异的合 理性，判别其对实际工作能否起到管理控制作用。 （3）用 Visio 等制图软件绘制采购流程图，判断其制度方面是 否存在控制缺失或薄弱环节，同时确认采购流程的效果与效率。 现场审计现场审计------ 对准备阶段的问题、初步判断进行核实，并与采购部门的员 工充分沟通，对现有的采购制度作出客观评价。 【要求】通过以上检查，【要求】通过以上检查， 对采购管理制度体系的完整性、预算管对采购管理制度体系的完整性、预算管 理体系的健全和有效性、理体系的健全和有效性、 业务流程的清晰与否以及主要内部控制业务流程的清晰与否以及主要内部控制 环节是否存在、环节是否存在、是否有实际控制力度等问题做出客观评价，是否有实际控制力度等问题做出客观评价， 提出提出 合理建议。合理建议。 二、采购管理主要业务工作的内控情况检查二、采购管理主要业务工作的内控情况检查 1、供应商管理阶段 审计准备审计准备------ （1）收集供应商管理制度。 （2）了解供应商管理系统。 （3）了解重要物资、固定资产价格收集系统及系统内价格信息 的来源。 （4）获取人事组织架构图 现场审计现场审计-------- （1）从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单，新进、淘 汰供应商清单，以 100的比率查核新进、淘汰的供应商的引进、 确认、淘汰是否按制度执行，提供的资料是否支持其操作。以此 来确认供应商评价制度是否有效执行。 （2）是否存在采购参与供应商评价，供应商管理系统口令密码 简单易被猜测，员工被离职、调岗权限未及时注销的情况。 编制审核批准 【抄送】 第 3 页 共 11 页 （2）从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行整年度 或者几个年度的价格分析性复核， 或者借助第三方单位核实价格 是否合理。 对于价格不合理的， 则通过印制假名片或者虚构单位， 对材料价格进行单独询价，以确保采购价格真实合理。 （3）抽查 10-20 家公司主要供应商资质文件包含营业执照、 税务登记证、组织代码证、法人代表身份证，从工商局的官方网 站调查了解该法人的真实合理性。 通过将法人代表资料与人事入 职登记资料核对或者电话联系供应商， 确认法人代表或者公司负 责人是否为公司员工或家属。 （4）价格管理部门是否充分利用了各种价格来源渠道，建立起 容量丰富的价格信息资料库；对于获取的各种信息源，是否按照 本公司的物资种类进行了适当分类 【要求】通过核对、分析性复核、电话访谈等方式，确保供应商 供应商清单基本符合公司要求。 2、采购申请审批阶段 审计准备审计准备------ （1）了解采购部门程招标方式、评标和中标标准。 （2）收集非招投标采购制度 （3）收集紧急采购管理制度 现场审计现场审计-------- 用品）需招投标的大金额采购，检查招标过程资料的完整性、主 要控制环节的完备性和合理性。 对于重大物资或者固定资产采购， 对于参与报价的供应商是否设 置了供应商准入机制，如设置年营业额、公司规模等。 管理人员已经保证虚假供应商及劣质供应商及时得到淘汰， 入围 （1）从财务明细账抽查 6-9 笔（可分原材料、固定资产和办公 采购业务招标书是否详细具体，涉及到所采购物资的具体规格、 数量、技术要求。 对于参与招标的单位，邀标应该高于 5 家，如果实际应标数低于 3 家，是否废标，未废标的是否提报公司高层审批。 对于常规物资的采购的招投标检查是否为随机从供应商系统内 筛选，如为新进供应商是否按照供应商管理制度进行了考核。 参与报价的单位是单独报价，还是集体参与报价，对于集体参与 报价的，考虑是否存在绑标的可能，应建议单独与竞标单位分别 邀标报价。 编制审核批准 【抄送】 第 4 页 共 11 页 是否提供了样品，样品的质量是否符合公司要求， 是否由使用部 门或者技术部门出具了相关的报告、 是否要求对方出具质量检验 报告等。 采购人员不得参与评标。评标过程记录是否完整，技术标、商务 标评定方法是否合理，是否有技术部提供技术指标。 定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理由（质量最优、 价格最低、送货时间最短）是否充足。 （2）非招投标采购 对于重复购置的物资， 如价格明显高出前次购买所确定标准的计 划价，应将其作为重点审计对象，审计是否存在问题。 是否存在非采购人员采购，或者非采购人员采购后未由采购部 门、使用部门主管追认审批的情况。 比价基础是否一致，如物资的规格、型号、性能、 采购是否有预算，非预算内的物资采购是否采购量大于公司需 求，采购的物资是否符合公司要求。 询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价，而对方未对报价 做确认则此类询价认为不合宜。 （3）定点或者指定采购 是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于质量出现严重问 题的是否要求对方赔偿或者限期整改。 （4）紧急采购 是否定点采购或者协议公司，如指定的超市、五金公司、文具用 品，低于一定金额的采购，是否有发票。 是否以适当形式事先通知价格信息部门， 并于规定时日内补齐办 妥有关手续。 （5）互惠易货采购 对于互惠易货采购是否真实合理，对方物资的公允价值如何确 认。 要求结合后面的合同履行、现场审计，实质性判断以上采购提要求结合后面的合同履行、现场审计，实质性判断以上采购提 交、审批的真实合理性。交、审