行政人员行政办公必备的管理工具

行政办公管理工具 第5章 行政办公管理图表 5．1日常接待管理图表 5． 1．1 日常接待事项图 5． 1．2 来访客人登记表 编制日期 年 月 日 所在 序号 来访 人数 联系 方式 证件 号码 是否 预约 被访 人 来访 事由 时间 值班员 进入 姓名 单位离开 1 2 3 编制 审核 5． 1．3 接待工作日记表 日期 姓名 年月日 签到时间 记录人 姓名签到时间 考勤 记录 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制 审核 5． 1．4 客户来电记录表 编制日期 年 月 日 来电 日期 来电 时间 户 称 联系 方式 被访 来电事由 人 预约来访时间 受理人 月 客 名 备注 日时 5． 1．5 来宾接待计划表 编制日期 年 月 日 来宾单位 姓名 来宾人数 性别 参观日期 姓名年龄职务性别年龄职务 来宾参观 事由及要求 有无摄像及其他新闻要求 接待部门主要接待人陪同人 饮食安排住宿安排接车司机及车辆 接待计划 接待部门负责人办公室主任 行政总监总经理 备注 5． 1．6 公司参观登记表 编制日期 年 月 日 参观单位参观日期参观人数 参观区域 公司接待部门 参观负责人 接待负责人公司陪同人员 参观目的 参观路线 参观内容 备注 5． 1．7 公司参观许可证 许可编号发证日期印章 参观单位参观日期 参观人员职务单位 参观区域 参观内容 参观路线 相关部门签章 主管副总生产部行政部营销部公关主管 5． 1．8 公务接待审批表 来宾单位来宾人数来访日期 带队人姓名职务停留期限 公司接待负责人部门职务 来访事由 餐饮费用预算额 接待费用预算 其他费用预算额 住宿费用预算额 合计预算总额 陪同人员要求 接待部门经理意见 签字 日期 年 月 日 行政部经理意见 签字 日期 年 月 日 总经理意见 签字 日期 年 月 日 备注 5． 1．9 商务接待安排表 填表人 填表日期 年 月 日 来宾单位 负责人姓名负责人职务 随行人员名单 到达时间停留时间人数 考察内容 接待计划安排 车辆使用计划 摄影礼品音响 相 关 事 项 欢迎标语用餐鲜花 宣传材料礼仪导游 题词水果其它 负责接待 部门意见 签字 日期 年 月 日 总经理意见 签字 日期 年 月 日 5． 1．10 接待宴请申请表 编制日期 年 月 日 来宾负责人所在单位工作职务 宴请负责人所在部门工作职务 宴请时间宴请人数陪客人数 宴请理由 宴请规格 是否符合公司规定 部门经理签字批准人签字经办人签字 签字日期签字日期签字日期 5． 1．11 接待宴请记录表 填表人 填表日期 年 月 日 宴请单位 宴请人数 客人名单 宴请时间 宴请地点 宴请标准 结算方式金额 宴请负责人批准人 备注 5． 1．12 接待工作总结表 编制日期 年 月 日 来宾单位来访人数来访负责人工作职位 接待部门接待负责人 第一天 预计费用实际费用 接待任务 第二天 完成情况 接待总结 成功经验 待改进之处 部门意见 签字 日期 年 月 日 5．2行政会议管理图表 5． 2．1 会议事项管理图 5． 2．2 年度会议计划表 会议名称 项目 举办次数 举行日期 会议时间 会议目的 参会人员 司仪 主席 事务负责人 会议记录员 5． 2．3 年度例会安排表 活动名称日期内容预算承办部门负责人联系方式 新年宴会 创立纪念日 新员工就职典礼 员工运动会 员工旅游 全员表彰大会 例行常务会议 1． 记载事项 2． 3． 5． 2．4 年度会议汇总表 编号 年度 _________________________________________________________________________ 年 会议信息 编号 会议 名称 会议 宗旨及议题 性质 会议 地点 会议 时间 参与 单位 主持 人 预计 人数 参会 人数 1 2 3 5． 2．5 会议方案审核表 序号审核项目审核建议审核结果 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 会议的主题 会议的规模（总人数）查邀请回函 会议预算 会议日期及时间安排 会议总负责人 会议事项分工 会议日程安排 会议流程安排 依来宾名册制定工作安排 各类函件发放工作安排 纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排 来宾交通与住宿安排 会场的预订、布置安排和计划 会场花饰、看板和标示计划 服务柜台的安排 会议桌次、座次安排 胸章、名牌安排 新闻媒体安排 拍照摄影安排 服务员着装安排 宴会的形式安排和宴会计划 会场饮品安排 来宾费用支付范围与计划 料理样式和菜单印制 25 日常用餐安排 5． 2．6 会议安排计划表 会议名称会议日期 会议地点会议召集单位 主持人计划参会人数 计划开始时间计划结束时间 会议负责人会议记录员 拟邀请参会人员 参会单位 会议宗旨及议题 会议流程 与会者应备资料 会场标示资料 会场拟分发资料 备注 5． 2．7 会议议程安排表 会议主题 会议类型 会议主办单位 会议负责人会议主持人 会议摘要 会议议题/内容 议题1 发言人发言时间发言内容 议题2 发言人发言时间发言内容 出席人员 会议注释 会议记录员 1． 2． 3． 5． 2．8 会议用品明细表 使用日期 年 月 日 会议名称 参加单位 会议负责人 参会人数 会议必备用品 名称 笔 文具便条纸 笔记本 单位数量规格备注 支 张 本 桌子张 椅子 花饰 会议 把 盆 投影布 一般 讲台 用品 饮料 面 个 瓶 茶杯个 烟灰缸个 会议特定用品 名称单位 台 数量规格备注 录音机 录像机 唱机 会议特 台 台 投影仪 定用品 电影放映机 幻灯机 台 台 台 麦克风个 备注 5． 2．9 行政会议通知单 会议通知单 通知日期 年 月 日 接收部门 发文部门 尊敬的 谨定于 年 月 日 时 分于 召开 会议，请准时参加 随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送 处。 此致 公司行政部 会议名称会议时间 会议地点 会议联系人联系电话 会议目的 会议注意事项 通知回执联 会议通知已收到，内容详细了解，届时 □能 □不能 参加。谢谢 签名 年月日 5． 2．10 行政会议记录表 编号 使用日期 年 月 日 会议时间地点主持人记录人 会议名称 参加者 会议议题 会议目的 会议过程 记录 会议决策 记录审核人审核结果 5． 2．11 行政会议纪要表 编号 使用日期 年 月 日 会议纪要 会议主席会议主持 列席人员名单 出席人员名单 会议决议内容 决议事项决议提出人负责人完成时间其他说明 记录人 日期 核准人 日期 5． 2．12 决议事项确认表 决议事项 决议内容 达到目标 所需支持 执行措施执行负责人 备注 5． 2．13 决议实施管理表 会议名称会议日期 决议事项决议负责人 部门执行负责人实施目标实施进度评价 总经办 生产部 销售部 市场部 质量管理部 采购部 物流部 人力资源部 行政部 财务部 各部门每月实施检查表 月度实施进度评价月度实施进度评价 17 28 39