用Excel建立人事管理系统

include 用用 ExcelExcel 建立一套小型人事数据管理系统建立一套小型人事数据管理系统 前言前言 在现实生活中，很多小型企业并没有给人事部门配备专门的人事管理软件。实际上，一套专门的人事 管理软件费用昂贵，而且不一定适合企业的实际需求。 自己动手，用 Excel 来建立适于本企业具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。Excel 的功能强大， 而操作又很方便，每月准确无误的统计企业员工增减变化情况，年底分析大量的人事数据等等复杂的工作 都能通过 Excel 轻松完成。现在我们给读者朋友们提供这样一个实例通过 Excel 来建立一套小型人事数 据管理系统。 正文正文 首先我们打开一个新的 Excel 表建立一个人事信息库框架， 信息项目的设置您可根据本单位实际情况而 定。如图一所示 图一 点击可看清晰大图 接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关 信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。 页脚内容 include 1 1、、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置 我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自 动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月 日、年龄信息项单元格输入下列公式 1性别 IFMODIFLENE315,MIDE3,15,1,MIDE3,17,1,21,“男“,“女“ 含义含义“LENE315”表示看 E3 中是否有 15 个字符; “MIDE3,15,1”表示在 E3 中从第 15 位开始提取 1 位字符; “MODMID，21”表示提取的字符除以 2 余数为 1; “IFLENE315,MIDE3,15,1,MIDE3,17,1”表示看 E3 中是否够 15 个字符，如果够就从第 15 个字符开始取 1 个字符，如果不够 15 个字符就从第 17 个字符开始取 1 个字符。我们的身份证号码一般是 15 位或 18 位。 “IFMODIFLENE315,MIDE3,15,1,MIDE3,17,1,21,“男“,“女“”表示所取字符除以 2 如果余数为 1 显示男， 否则显示女。 2出生年月 IFLENE315,DATEMIDE3,7,2,MIDE3,9,2,MIDE3,11,2,DATEMIDE3,7,4,MIDE3,11,2,MIDE3, 13,2 含义含义DATEYEAR,MONTH,DAY; “MIDE3,7,4”表示在 E3 中从第 7 个字符开始连续取 4 个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出 生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日 的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。 3年龄 DATEDIFG3,TODAY,“Y“ 含义含义“DATEDIFdate1,date2,“Y””表示两个日期的差值; “TODAY”表示系统自带的日期即显示当日日期; “DATEDIFG3,TODAY,“Y“”表示今天的日期与 G3 所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的 年龄就会容易的显示出来了。 2 2、、 劳动合同期限的自动生成和提前劳动合同期限的自动生成和提前 3030 天定期提醒功能设置天定期提醒功能设置 页脚内容 include 劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果 由于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。 从一个人入职签订试用期合同开始，再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同，一系列的日期如何 能够让系统自动生成，并且形成系统提前 30 天自动提醒我们的功能呢这需要对一些信息项进行函数设 置。如图二所示 图二 点击可看清晰大图 1试用期到期时间 DATEYEARP3,MONTHP33,DAYP3-1 含义“DATEYEAR,MONTH,DAY”显示指定日期; 在这里我们假设试用期为 3 个月，我们需要在 Q3 单元格中输入上述公式，其中 MONTHP33 表示在 此人入职时间月的基础上增加三个月。而 DAYP3-1 是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。比如 2005 年 11 月 6 日到 2006 年 11 月 5 日为一个劳动合同签订期。 2劳动合同到期时间 DATEYEARP31,MONTHP3,DAYP3-1 我们同样采用上述函数的设置方法。 这里我们假设劳动合同期限为 1 年， 则我们需要设置成 YEARP31， 另外这个数值依然以入职日期为计算根据，所以天数上还要设置成 DAYP3-1 的格式。 3续签合同到期时间 DATEYEARS31,MONTHS3,DAYS3 页脚内容 include 这里需要注意的是续签合同计算是以前份合同签订到期日期为根据的，所以只在前一份合同到期时间 的基础上增加 1 年即可，无需天数上减 1。 4试用期提前 7 天提醒 IFDATEDIFTODAY,Q3,“d“7,“试用期快结束了“,““ 这里用到了 DATEDIF 函数，表示两个日期差值，但是需要注意的是，我们要表示提前7 天提醒，所以， 将 TODAY函数写到试用期时间前面即 TODAY,Q3 而不能表示成 Q3，TODAY。其中“d”表示两个日期天 数差值。我们用 IF函数来表示显示要求，那么这个函数设置的含义为如果差值为 7 则显示“试用期快结 束了”否则不显示信息，在编辑函数时用“”表示不显示任何信息。 5提前 30 天提醒 IFDATEDIFTODAY,S4,“m“1,“该签合同了“,““ 函数设置方法同上，其含义是两个日期相差 1 个月则显示“该签合同了”否则不显示任何信息。这里 没有设置成相差 30 天提醒是因为考虑到设置成月更利于我们人事工作的操作。 同样需要注意的是不要将显 示“今天日期”函数与显示“合同到期日期”函数顺序颠倒。其中“m“表示月的含义。 3 3、、 采用“记录单”录入信息采用“记录单”录入信息 通过对一些人事信息项进行函数设置后，我们便可以开始录入信息了。逐行的键入人事信息，会让人 很快产生疲劳感，甚至会出现串行或输错信息的工作失误。我们可以采用Excel 自带的“记录单”功能来解 决这个问题。请点击编辑栏中的“数据”“记录单”如图三我们可以用“Tab 键进行项目的换行录入如 图四。” 页脚内容 include 图三 点击可看清晰大图 图四 点击可看清晰大图 4 4、、 用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询