综合办公室管理制度剖析

一、综合办公室工作职责一、综合办公室工作职责 1 1。。1 1 负责项目部日常工作和联系。负责项目部日常工作和联系。 1.21.2 负责项目部党群、工会、纪检监察工作及政治理论学习的组织。负责项目部党群、工会、纪检监察工作及政治理论学习的组织。 1 1。。3 3 负责项目部日常行政管理工作，具体包括以下内容负责项目部日常行政管理工作，具体包括以下内容 1．3．1 做好宣传报道和信息工作，收集、整理工程建设的有关影像资料和 相关信息,整理、编发项目部各类工作动态、信息并及时上报和转发。 1．3．2 做好公文（函、电管理。公文函、电）的收发、登记、呈批、传 阅、催办、审核工作。对公文（函、电进行分类、立卷、归档。 1．3．3 做好各种证件的办理、发放和管理工作。 1．3．4 做好会务组织工作。组织或指导其他部门进行会议筹备、会议记录 以及相关文件整理等工作. 1．3．5 做好项目部办公用品的购置、发放和日常维护管理工作。 1．3．6 做好项目部生活后勤保障和车辆的管理、调度工作。 1．3．7 负责安排大型检查的接待工作，会议记录整理，汇报材料的拟稿工 作。 1．3．8 负责外聘用工的在册登记管理等工作。 1．3．9 催办和检查重要事项的落实、执行情况。 1 1。。4 4 负责项目部信息系统建设和日常维护、管理工作。负责项目部信息系统建设和日常维护、管理工作。 1.51.5 制定相应的管理制度。制定相应的管理制度。 0 1.61.6 完成交办的其他工作。完成交办的其他工作。 二、办公用品管理办法二、办公用品管理办法 办公用品为消耗材料,本着节约、环保的原则,爱护办公用品，节约每一分钱， 为正常办公和节约、降低管理费用特制定本办法。 2．1 办公用品购置前需填写购置申请表，申请表需注明名称、数量、估计 单价等,经办人签字后报项目总工签字批准；然后安排人员购买。 2．2 办公用品购回后首先登记建账，然后再签字发放. 2．3 登记建账时还需登记实际购置时每件物品的实际单价、合价,每月进行 一次统计，将统计的结果于 1 日报项目经理，以便比较、控制和管理。 2．4 打印、复印纸尽量双面利用，打印纸尽量不做草纸、使用信纸做草纸. 2．5 办公尽量使用电子文件,少用纸张。 三、会议档案管理制度三、会议档案管理制度 项目经理部会议是指为传达上级精神、业主要求、工作需要而适时召开的会 议。 根据项目部的实际情况， 项目经理部会议分为项目经理办公会、 生产计划会、 生产碰头会、交班会和专题会议。 3 3。。1 1 项目经理办公会项目经理办公会 参会人员为项目经理部领导,以及项目经理要求参会的相关人员，办公室有 关人员列席会议。 会议主要议题为通报有关情况，由副项目经理、总工程师或相关部门和单 位汇报有关工作的完成和落实情况，研究提交办公会议的各专项议题，部署下一 步工作的计划和安排。 根据会议需要由办公室形成会议纪要，由主责部门负责落实，并及时向办公 1 室反馈承办结果。 3.23.2 生产计划会生产计划会 每月 28 日召开，参会人员为项目经理部领导、各部门负责人，所属各工区 经理、书记、总工,以及根据项目经理要求，由办公室通知相关人员到指定地点 参加。 会议主要议题为传达上级及业主有关精神和要求，通报本月任务完成情况 及生产中存在的问题，安排下个月生产计划. 3 3。。3 3 生产碰头会生产碰头会 每月 14 日召开,参会人员为项目经理部领导、各部门负责人，各工区经理、 总工、主管生产的副经理及其他需参会人员。 通报前半月工程进度、存在问题，各部门汇报工作安排及需上会解决和协调 的问题. 3.43.4 交班会交班会 定于每周一召开，参会人员为项目经理部各部门负责人。 会议议题为总结通报上周主要施工进展情况，分析不足和原因 ,安排本周 的主要工作任务。 3 3。。5 5 专题会议专题会议 由分管领导或部门根据需要，自行安排召开。 会议签到、服务、记录、纪要由相关召开会议部门负责。 会议应坚持短时、高效原则，相关责任部门在上会前，要明确商讨、解决的 问题,不召开无准备的会议。需要成文下发的会议纪要，由相关责任部门及时整 理成电子文档，待分管领导审批后,发给办公室按照规定印发。减少会议召开数 2 量，尽量利用电话通知即时解决问题。 3 3。。6 6 会议资料的保管、存档会议资料的保管、存档 会议资料应包含会议通知、 会议签到表、 会议记录， 如会议上有形成的决议、 纪要也应包含在内。 会议结束后，负责记录的部门应在 3 个工作日内将会议资料整理完成,并移 交办公室. 办公室在会议资料移交后应及时建立会议台账，并及时存档。 四、文书档案管理制度四、文书档案管理制度 4.14.1 文书处理文书处理 严格执行国家行政机关公文处理办法 ，公文处理必须规范化、制度化. 项目部来文、来函,由办公室统一拆封、登记,并根据来文单位统一编号。 登记后的文件，由办公室人员提出拟办意见，送呈有关领导批阅或有关部门 办理;领导的批示意见要登记备查。 送部门传阅或承办的文件,通知有关部门及时取走，文件交接要认真仔细， 签收备查,确保文件去向清楚;急件必须尽快办理交接,避免误事. 阅毕或办结的文件要及时送回办公室， 需继续传阅的由办公室送有关领导或 部门。办结的文件或传阅完毕的文件由办公室整理、归档。 联合承办的公文由主办部门与协办部门主动做好协商， 做好文件的传递和交 接；办结后，由主办部门将文件送回办公室归档。 有时限要求的文件，办公室应在文件上注明，并在期限前予以催办。 4 4。。2 2 立卷归档立卷归档 4。2.1 项目部在工作活动中形成的各类文件材料施工、会议、接待、宣传、 3 声像等）均应及时收集、立卷归档. 4.2.2 立卷工作要做到每月一清，不得借故拖延和积压。 4。2.3 坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞 一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作. 4。2。4 立卷归档的基本要求 卷内文件的排列，必须保持文件之间的联系。 归档的文件正件、原件要齐全. 卷内文件的排列应坚持先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则. 案卷标题要简明确切,符合“三要素” （作者、内容、文种）要求，并注明保 管期限。 4 4。。3 3 档案保密档案保密 4。3。1 档案工作人员必须有严格的保密观念。 4.3.2 文件、档案、资料要专人专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、 关门，钥匙随身携带，做好安全保卫工作. 4.3.3 档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。 4.3.4 严格执行档案查借）阅制度，档案内容一律不得外传。 4 4。。4 4 档案借阅档案借阅 4。4.1 档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作,同时严格借阅手 续保证室藏档案资料的绝对安全。 4。4.2 查（借）阅档案，必须填写档案查（借）阅登记簿,查（借）阅 档案要在档案室或办公室进行，一般不外借。需要外借或查阅重要档案，必须经 主管领导批准，严格履行借阅手续。阅后一律退还本室,不得损坏和遗失。 4 4。4。3 借阅档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁 在档案上勾画、图抹、添加