工程资料管理制度

工程资料管理制度工程资料管理制度 一、资料内容一、资料内容 1. 1. 公司资料中的商务资料公司资料中的商务资料 1）开工、竣工资料中标通知书、进场函、分部工程验收单原 件、竣工报告。 2）合同类资料、总包变更洽商资料、施工队变更洽商资料、各 种函件、会议记录等。 2. 2. 建设工程资料建设工程资料 物资报验、检验批、分项（含节能） 、隐检（含图纸） 、子分部、 分部资料，功能检查资料、技术交底、施工组织设计及施工方案、施 工日志、竣工图纸、淋水试验等。 3. 3. 安全资料安全资料 1）人员统计表（须包含姓名、身份证号、工种、年龄、证书、 有无疾病） ；附件身份证复印件、特殊工种岗位证书。 2）团体意外险复印件。 3）承诺书。 4）三级教育资料、安全交底资料、班前讲话资料。 5）工资表（必须包含劳务队负责人签字、包含现场所有工人姓 名、工种、身份证号（必须真实有效） ）与进度款同步。 6）以上资料须按进度完成，及时将扫描件以邮件形式发给工程 助理。 4. 4. 其他资料其他资料 二、项目经理为项目资料的直接管理人，与资料主管双重管二、项目经理为项目资料的直接管理人，与资料主管双重管 理理 1. 1. 明确责任人明确责任人 项目经理为公司资料第一责任人，资料员为建设工程资料第一责 任人，安全员为安全资料第一责任人。相关责任人须认真完成、并妥 善保管自己所负责的资料。 2. 2. 公司资料管理办法公司资料管理办法 1）合同类文件、会议文件及日周报按公司现有流程管理 合同总包合同、分包劳务合同原件均存于财务处，扫描件发 给奚总、商务部、工程副总及助理、项目经理、资料主管。 2）变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料，需项目经 理第一时间以企业邮件形式发给工程副总、 资料主管、 商务部、 抄送奚总；原件原件寄给资料主管保存，项目留扫描件和复印件。 注若无原件，盖红章的均需彩色扫描件彩色扫描件。 3） 办公室负责建立档案室， 资料主管负责将收到的项目资料原 件分类、命名、建立台账，台账电子版及时更新并发给工程副 总、财务经理马金敏、商务韩总。 3. 3. 建设工程资料管理办法建设工程资料管理办法 1）组卷资料份数档案馆、甲方、总包、监理、公司各一份， 共 5 份； 若其他单位或部门需要， 须提前跟现场资料员申报， 以邮件 形式提交申报表，资料员在原 5 份基础上增加。 2）报验资料 ◇ 进场物资资料 包含合格证、质量证明书、检验报告、 厂家资质、岩棉备案证等。 ◇ 材料随车发往现场之前，采购部要求厂家递交 2 套资料 采购部负责审核资料准确性，确保无误后交给采购经理 存档，并要求厂家按正确资料准备 6 套随发货车一起送 到现场。所有材料的资料，采购部必须存档一份，每半 年审核一次，不全或没有的给予 300-600 元处罚。 ◇报审表完成的第一时间将电子版发给资料主管； ◇ 需要复试的材料，将复试报告原件 2 份每月底寄给资料 主管。 3）检验批、分项、隐检（含图纸） 、子分部、功能检查资料、 分部资料电子版 在完成的第一时间将电子版以邮件形式 发到主管邮箱； 4）技术交底、 施工组织设计及施工方案、 施工日志、 施工图纸、 竣工图纸电子版 完成或拿到的第一时间以邮件形式发 给资料主管。 5）现场资料员按进度及时完成相关资料， 及时找相关部门和人 员审核、签字，签完的资料分类妥善保存。 （完成的资料一 定要找总包资料员审核，确保无误后再签字） 6）若中途有资料员调换的情况， 原资料员一定要把资料交接清 楚方可离开，包括细节问题；新到资料员接收后，要多与总 包资料员沟通， 完成的资料要交于总包资料员审核后方可签 字，避免最终返工。 7）施工日志按总包资料员要求表格填写，每周五1200 前 将 本周施工日志电子版以压缩包形式发到主管企业邮箱。 8）上述资料分类装盒保存，确保安全存放。 4. 4.安全资料管理办法安全资料管理办法 安全员须及时完成安全资料，并妥善保管。 三、资料主管对各项目资料定期检查三、资料主管对各项目资料定期检查 1. 1. 检查公司商务资料检查公司商务资料 每月 10 号对各项目应存档的公司商务资料进行核查， 缺的及 时补齐，月底寄回公司。 2. 2. 检查现场建设工程资料进度检查现场建设工程资料进度 每月 10 号， 现场资料员将已完成建设工程资料目录发给主管， 主管对各项目已完成资料以汇报、抽查形式，查漏补缺。 3. 3. 根据工期、进度分阶段到项目现场审查资料根据工期、进度分阶段到项目现场审查资料 工期 1 年以下，进度 1/2 和完工时分别到场查两次资料； 工期 1 年以上， 进度 1/3、 2/3、 完工时分别到场查三次资料。 四、项目资料及时寄回公司，资料主管负责保存四、项目资料及时寄回公司，资料主管负责保存 1. 每月 30 号主管与项目经理核对当月要寄回公司资料内容， 核对 完成后项目经理做好目录（机打） ，一起寄给主管，主管收到资 料时第一时间核对，确认无误后同目录一起保存。 2. 寄回公司的资料，主管负责分类装盒保存，并做目录。 3. 工程部存档资料内容、 数量、 原件或复印件， 以交接目录为准。 4. 项目完工后，资料主管将项目资料目录发给工程副总、商务经 理、项目经理，需要借用资料时先查目录，查到后向主管申请 借用。 五、资料主管负责工程资料借阅及收回五、资料主管负责工程资料借阅及收回 1. 公司各部门需借用工程资料时，若需复印件，主管可提供电子 版或复印件； 若需原件， 借用人须签借用单 签名、 借用日期、 承诺归还日期，归还时填实际归还日期。 2. 若借用人未按承诺日期归还，主管可催要；若借用人使用原件 无法归还的，须写申请单，经工程副总同意，方可移交；若借 用人丢失原件，须写说明，交办公室、工程部备案。 六、对项目资料负责人进行考核六、对项目资料负责人进行考核 1. 本项目资料顺利完成， 根据项目情况给予600元 - 1000元奖励。 2. 合同类文件未完成， 或不及时传回公司、或丢失，给予 500-800 元处罚；会议记录和日周报按原有奖罚制度处理。 3. 变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料类重要文件 没有及时找相关单位或部门办理，或没有及时传回公司，或丢 失，此类情况若发生其一，由资料主管上报工程部给予项目经 理 300-500 元罚款。 4. 复试报告丢失根据复试费用从当事人工资中全额扣除。 5. 报验资料、隐蔽资料、分项、子分部、分部资料、其他表格、 图纸等未签字、盖章的，丢失了且提供不了电子版的，给予 300-500 元处罚； 本项已签字、 盖章资料丢失 给予 500 元-800 元处罚。不按时提供电子版资料的，给予 300-500 元处罚。 附件一项目商务资料移交明细表附件一项目商务资料移交明细表 附件二附件二 建设工程资料移交明细表建设工程资料移交明细表 附件三借阅单附件三借阅单 附件四农民工工资发放花名册附件四农民工工资发放花名册 备注1. 以上制度由资料主管负责做好交底工作，被交底人项目 经理、资料员、安全员、采购部。 2. 资料主管负责