接待方案

接待方案接待方案 最全版最全版 xxxxxx 有有限限公公司司 接接 待待 方方 案案 文件编号 受控状态 分 发 号 修订次数第1.0次更改 持 有 者 批 准审 核制 定 接待方案接待方案 最全版最全版 ****会务活动接待方案会务活动接待方案 为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组 工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。 第一部分第一部分 基本情况基本情况 一、会议概况、日程一、会议概况、日程 （一）活动主题（一）活动主题 （二）活动地点（二）活动地点 酒店 （三）活动日期（三）活动日期 6 月 29 日--7 月 1 日具体安排如下 6 月 29 日陆续入住签到； 6 月 30 日 7 月 1 日 二、领导、嘉宾及参会代表情况二、领导、嘉宾及参会代表情况 （一）评委及嘉宾名单（一）评委及嘉宾名单 负责人 表一 国际竞赛评委及其随行人员名单 序评委评委随行人员 接待方案接待方案 最全版最全版 号 1 2 3 4 姓名简介情况 表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单 序 号 1 2 3 4 5 评委 姓名 评委 简介 随行人员 情况 助理 1 人 助理 1 人 助理 1 人 （二）集团领导及政府领导名单（二）集团领导及政府领导名单 负责人 1.1.集团领导名单集团领导名单 公司参会领导及其顺行人员，预计 3 人。 2.2.政府领导名单政府领导名单 （1） ①市级单位参会领导①市级单位参会领导 ②区级参会领导②区级参会领导 ③专家学者③专家学者 ④主办单位领导④主办单位领导 接待方案接待方案 最全版最全版 （2 嘉宾名单 ①市级单位参会部门①市级单位参会部门 ②区级单位②区级单位 Ⅰ参会领导Ⅰ参会领导 Ⅱ参会部门Ⅱ参会部门 ③专家学者③专家学者 ④主办单位领导④主办单位领导 （三）参赛团队人员名单（三）参赛团队人员名单 表三 参赛单位及人员名单 序号 1 2 3 4 5 单位人员人数 3 人 人 人 人 人 目标人数21 人（以实际入住为准） 第二部分第二部分 筹备工作筹备工作 一、工作任务一、工作任务 自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离 开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、 全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。 接待方案接待方案 最全版最全版 二、接待原则二、接待原则 （一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周 到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。 对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有 礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作 任务。 （二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边， 让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与 南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。 三、工作分组三、工作分组 一一 接待组接待组 总负责人总负责人 1.1.住宿接待组住宿接待组 组长 组员 工作职责工作职责 ①明确房间分配表房间号、房间数量、对应人员； ②负责检查客房设施设备是否完好； ③负责在酒店做好迎接来宾服务； ④负责为来宾按分配表分发房卡， 贵宾需亲自引领到房间门 口（会提供贵宾名单）； ⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品； 接待方案接待方案 最全版最全版 ⑥协助办理退房服务。 2.2.膳食组膳食组 组长 组员 工作职责工作职责 ①明确用餐人员数量、用餐地点； ②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用 餐安全问题； ③负责清点餐券数量，并分发餐券； ④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求； ⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品； 3.3.交通调度组交通调度组 组长 组员 工作职责工作职责 ①明确开车人员和对应车辆； ②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路； ③负责来宾的机场接送服务； ④负责会议期间来宾的用车服务； ⑤保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。 4.4.机票预定组机票预定组 组长组长 组员组员 接待方案接待方案 最全版最全版 工作职责工作职责 ①明确嘉宾与评委往返行程； ②预定嘉宾与评委往返行程机票； （二）会务组（二）会务组 总负责人总负责人 1.1.信息收集组信息收集组 组长 组员 工作职责工作职责 ①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求； ②负责收集****与峰会论坛市、 区两级政府嘉宾行程安排和 需求。 ③负责收集招采部汇总的信息 ④负责收集营销部汇总的信息 ⑤负责收集设计部汇总的信息 2.2.会议报到组会议报到组 组长 组员 工作职责 ①设置签到处，负责参会人员签到； ②提示或引导参会人员准确进入会场， 由会场控制组安排入 座； ③负责分发会议相关资料、伴手礼等； 接待方案接待方案 最全版最全版 ④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达 ⑤为信息搜集组提供签到信息。 3.3.会场控制组会场控制组 组长 组员 工作职责工作职责 ①负责会议现场布置；（全员） ②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员） ③负责把控整个会议进行过程；（全员） ④负责对接媒体代表；（任俊颖） ⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君） ⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案； ⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。 4.4.嘉宾评委领导服务组嘉宾评委领导服务组 组长 组员 工作职责 ①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、 提供衬衣熨烫服务等 ②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾 提供可供选择的地方 ③协助嘉宾与酒店的对接 ④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等 接待方案接待方案 最全版最全版 （三）协调组（三）协调组 总负责人总负责人 1.专家评委协调组 组长 组员 工作职责全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落 实、 参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预 定、会议协调等。 2.竞赛团队协调组 组长 组员 工作职责 全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、 会前行程落 实、参会期间的联络联系 四、工作职责四、工作职责 负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责 （一）负责活动期间的会务安排及接待工作。 （二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。 （三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。 （四）负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景 设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。 （五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息 接待方案接待方案 最全版最全版 收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体 接待事宜。 （七）组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活 动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。 （八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。 （九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。 （十）配合完成其它