2021年新版三体系程序文件汇编

*欧阳光明*创编 2021.03.07 编号编号 欧阳光明（2021.03.07） 程序文件汇编程序文件汇编 （第（第 1 1 版）版） 编制编制 审核审核 批准批准 2017-10-012017-10-01 发布发布 2017-10-012017-10-01实施实施 **************有限公司有限公司 目录目录 文件控制程序文件控制程序 1. 1.目的目的 对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门使用文件的适 宜性、充分性和有效性。 2. 2.适用范围适用范围 适用于公司质量/环境/职业健康安全文件和资料的控制。 3. 3.职责职责 3.1办公室负责管理体系文件的归口管理； 3.2 技术部负责技术文件的管理和控制； 3.3 研发部负责设计研发和技术协议等文件的控制管理； 3.4各部门负责归口外来文件的控制管理。 4. 4.工作程序工作程序 *欧阳光明*创编 2021.03.07 *欧阳光明*创编 2021.03.07 4.1 管理体系文件分为三个层次，分别是 A 层文件管理手册； B 层文件程序文件；C 层文件有作业指导书、操作规程、管 理制度、国家/行业标准等。 4.2 文件的审批流程 4.2.1A 层文件管理手册由综治办编写、常务副总审核，总经 理批准。 4.2.2B 层文件程序文件由编写小组负责编制，管理者代表审 核，总经理批准。 4.2.3C 层文件由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总批 准。 4.2.4公司行政文件 4.2.4.1人事任命文件 高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长批准后 发布；部门中层正职管理人员任命由总经理提名、董事长批准后发 布；部门中层副职、班组长任命，由分管副总提名、总经理批准发 布。 4.2.4.2其他文件 其他文件由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理 审批后发布。 4.3 文件的控制管理 4.3.1 文件编写格式统一按照体系文件编写导则要求进行编写。 4.3.2技术部负责工艺规程、产品标准等文件发放和回收控制管理。 4.3.3 研发部负责新产品研发文件、SDS和使用说明书、技术协议等 文件的发放控制管理。 4.3.4 办公室负责体系书面文件的复印、发放和回收等的控制管理 （技术文件除外）。 *欧阳光明*创编 2021.03.07 *欧阳光明*创编 2021.03.07 4.3.5 综治办负责 OA系统电子版文件授权的控制管理，负责各部门 书面文件发放及变更的登记。各部门负责本部门电子文件的归档管 理和控制。 4.3.6 文件应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借 阅时申请批准，并建立文件借阅记录。 4.4 文件的管理 4.4.1 建立“文件发放和回收记录” 各部门应建立本部门的“文件发放和接收记录”，并对其变动 情况实行动态管理，随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保 证各使用场所文件的适宜性和有效性。 4.4.2 文件的借阅 借阅文件应填写“文件/记录借阅记录”，经文件保管部门的负 责人批准后，即可借阅，涉密文件要经分管副总或总经理批准。 4.4.3 文件的增发 需要增加书面文件的，由需求部门提出申请经部门负责人批准 后，统一由办公室、技术部和研发部按文件控制程序进行控制 发放。 4.4.4 文件的补领 使用中的文件因破损无法使用或丢失时，应到文件发放部门办 理更换或补发手续，经原批准人批准后发放；更换的文件分发号不 变。当公司内部机构调整或人员变更时，应做好文件交接工作。 4.4.5 文件的作废、销毁和留用 4.4.5.1 文件更新或换版时，由文件发放部门依据文件发放记录及时 收回旧版本，发放新版本，填写回收记录，并加盖“作废”标识。 4.4.5.2 作废的和超过保管期的文件，由办公室填写文件销毁清单， 经分管副总批准后方可处理，销毁时应有二人在场，并在销毁单上 *欧阳光明*创编 2021.03.07 *欧阳光明*创编 2021.03.07 签名。 4.4.5.3 作废文件由编写部门规定保存期限，对需保留以备查用的作 废文件，加盖“保留作废”章，分别存放，并予记录。 4.4.6 文件的保管、归档、状态识别 4.4.6.1 文件保管、归档应编目整齐，保存完好，各部门在撤销、合 并时，应及时回收作废文件。 4.4.6.2 文件管理部门应根据文件发放情况，及时更新有效文件清单 （一般每年一次）。 4.4.7 外来文件的控制 4.4.7.1 对直接引用的外来文件，由归口部门负责审查其适用性，按 受控文件发放使用；并由归口部门于每年定期对其有效性进行技术 查新，确保有效。 4.4.7.2 对各部门适用的法律法规、标准规范，由归口部门通过相关 媒体、网络等查询更新，确保其适用性。 4.5 文件的更改 4.5.1 文件需要更改时，由原编写部门提出申请并填写文件更改 单，经原批准人批准后，并经综治办备案，由办公室、技术部或 研发部收回文件统一更改，填写更改记录，并按更改单的要求在更 改位置标识更改次数（a、b、c）和更改记录处数（1、2、 3）。 4.5.2 文件的更改方式采用划改或换页 4.5.2.1 划改部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款 处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位 置写出更改后的内容。 4.5.2.2 换页为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积 不得大于该页有效面积的 1/4 或划改次数不得超过 4 次，否则必须 *欧阳光明*创编 2021.03.07 *欧阳光明*创编 2021.03.07 作换页处理。 4.5.3 因公司产品、组织机构、管理模式等发生改变时，由原编写部 门对原文件进行评审，以确定文件是否需要更新，对更新的文件更 改，应再次评审。 5. 5.相关文件和记录相关文件和记录 5.1 体系文件编写导则 5.2 文件/记录更改申请单 5.3 文件/记录销毁清单 记录控制程序记录控制程序 1. 1.目的目的 为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满 足可追溯性要求，为管理体系有效运行提供客观证据。 2. 2.适用范围适用范围 适用于公司管理体系范围内记录的控制管理。 3. 3.职责职责 3.1办公室负责体系运行记录控制的归口管理； 3.2各部门负责本部门运行记录的控制管理。 4. 4.工作程序工作程序 4.1 记录的控制范围与分类 4.1.1 记录包括管理体系文件规定提供的记录及其他记录（包括电 子存储介质），也包括来自相关方的记录。 4.1.2 记录的分类包括各种管理记录、操作记录、监视测量记录及 电子记录等。 4.2 记录的填写 4.2.1 按记录设置内容逐项填写，不得空项。某些项目不需要填写 时，必须用“/”明示。 *欧阳光明*创编