公司办公自动化管理制度

公司办公自动化管理制度公司办公自动化管理制度 1 1、适用范围、适用范围 本制度适用于集团公司、 各分公司的所有办公自动化系统使用管理。 2 2、目的、目的 为保障集团及各分公司办公自动化系统能够正常运用，提高工作效 率，有效降低和节约办公成本，保障各种文件、信息传递快捷畅通，特 制定本管理制度。 3 3、权责、权责 3.1 集团企管部经理负责对OA系统流程进行后台调配。 3.2 网络主管负责集团管理办公自动化系统的管理、 信息安全保障、 日常运行维护；负责集团公司局域网运行与维护。 3.3 系统后台管理员负责办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、 升级和集团内部系统使用的培训和考评工作。 4 4、更新、变更、更新、变更 根据企业实际情况及要求，本制度原则上每年3月1日进行更新。 第一条第一条 办公自动化软件后台管理办公自动化软件后台管理 第一款企管部负责对各项审批流程进行修订， 经执行总 裁批准后，由系统后台管理员按照新版本流程设定后台变更。 第二款集团各部门、各分公司使用的电子表单由所在单 位负责设计， 报企管部修改审核， 经审核合格后投入系统使用。 第三款当系统表单发生变更时，由需求变更部门拟制 表单变更申请单 （见附件1） ，经相关领导审批后（集团公 司由部门负责人审批，分公司由总经理审批）由系统后台管理 员按照表单变更申请单要求设定后台变更。 第四款系统后台管理员不得擅自更改后台设置。 第五款系统后台管理员必须按照公司授权为使用人员 开通软件使用范围，不得擅自为使用人员开通准许范围之外模 块。 第 1 页共 5 页 制度内制度内 容容 第六款系统后台管理员必须每周对系统数据库进行一 次备份，确保公司信息安全完整。 第七款系统后台管理员必须每月对服务器上过时的信 息、硬盘碎片、临时文件等进行一次安全运行清理；对数据库 进行一次压缩处理。 第二条第二条办公自动化软件使用管理办公自动化软件使用管理 第一款企管部应根据公司岗位职责，对不同部门、不同 人员办公自动化软件使用范围进行规定。 任何人不得擅自安装 规定范围以外的软件。 第二款所有使用办公自动化软件人员上班后必须自觉 登陆集团办公自动化系统，特别是领导和关键岗位员工，上、 下午上班后一小时内，上、下午下班前一小时内至少分别进入 系统浏览一次，以保证办公自动化系统流程的正常流转和信息 的及时传送，最好能长期登陆办公自动化系统办公。届时由企 管部确定专人负责监督检查。 第三款使用办公自动化软件办公过程中不得利用办公 系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得利用办公系 统从事制作传播内容不健康和有碍社会治安的信息、言论、病 毒。 第四款各职能部门关于申请、请示、购买审批、信息发 布一律在集团办公系统完成，对于能在网上完成的工作，一律 不允许使用纸张进行。 第五款任何软件使用人员及时查看相关督办、审批文 件，并对相关信息进行督办和审批。 第六款任何软件使用人员不得擅自使用他人登录密码 登陆进行网上办公。 第三条第三条办公系统信息安全管理办公系统信息安全管理 第一款使用办公自动化软件人员应对登录密码进行保 密，并定期更换，且不得泄露任何登录信息。 第二款系统后台管理员不得擅自更改后台信息， 严禁将 集团任何机密进行拷贝和传阅。 第 2 页共 5 页 制度内制度内 容容 第三款系统管理员密码由企管部主管负责， 不允许转告 他人，未经本人允许，不允许修改任何用户密码。 第四款在内部上传的电子公文、数据表格、各类电子文 档， 应严格设置安全保密限制， 各类人员要按照保密级别上传。 第 3 页共 5 页 第一条第一条检查人及检查频次检查人及检查频次 办公自动化管理制度的执行情况，由制度监督人负责 监督、监督、 检检 监督检查，每季度检查一次，且做好检查记录。责任人根据实 际情况不定时进行抽查。 查查 第二条第二条检查内容检查内容 根据办公自动化管理制度内容，逐条进行检查，对于 违反制度的行为，依据处罚措施对当事人进行处罚。 1、违反第一条第一款、第二款、第三款、第四款规定， 未经相关许可而修改电子办公系统的后台设置， 每次给予系统 后台管理员100元罚款。 2、违反第一条第五款规定，未经许可系统管理员为他人 私开权限，一经查实每次给予系统后台管理员每次200元罚款. 3、违反第一条第六款、第七款规定，因管理不到位造成 公司数据丢失、信息泄露的，每次给予系统后台管理员200元 处罚措处罚措 施施 罚款。 4、违反第二条第二款规定，使用办公自动化软件办公过 程中在电子流程到了岗位之后，流程没有在期限时间内查看 （外办、出差等特殊情况下除外） ，如超过期限时间的，流程 发起人可以向系统管理员申请检查， 经过检查确认该岗位没有 及时处理流程的，处以50元罚款/次。同时系统管理员会不定 期抽查流程及时办理情况，若发现有超过一天未查看的流程， 第一次口头提醒，第二次处以50元罚款，第三次起处以100元 罚款。 5、违反第二条第三款规定，给予当事人每次200元罚款， 第 4 页共 5 页 并提请行政部予以通报、记过处分。 6、违反第二条第四款规定，对于能够使用办公自动化软 件办公的流程，走纸质审批流程的岗位人员，每次给予责任人 100元罚款。 7、违反第二条第六款规定，冒用他人权限行为，每次给 予当事人100元罚款。 8、违反第三条第二款、第四款规定，危害到企业信息安 全，泄露商业机密，每次给予责任人500元罚款，并提请行政 部予以通报、记过处分，情节严重予以辞退，直至追究法律责 任。 9、本制度有关规定，如因负责人、监督人失职、管理不 当而出现的违规行为，负责人、监督人负连带责任。 1、对违反制度者，当事人自接到罚款通知之日起三个工 罚款交罚款交 付付 作日内，须主动到三维集团营销结算中心交纳罚款，并将罚款 单交集团企管部。 2、对违反制度的当事人，在规定时间内未交付罚款的， 将以罚款额的双倍从其当月工资中直接扣除。 制度下制度下 发发 集团各部门各分公司财务部营销结算中心 第 5 页共 5 页