会计电算化教学过程中凭证的修改

会计电算化教学过程中凭证的修改会计电算化教学过程中凭证的修改 科技信息职教与成教 会计电算化教学边程巾售证昀修改 山东经贸职业学院张玉文富强 [摘要]进入会计电算化教学阶段的学生,已经具备了相应的会计知识,但是要合理 地把手工核算的方式与方法运用到电算化教学 中来却是个难题,尤其是凭证的修改.本文以用友 10.0 系统为例,探析解决凭证的 修改问题. [关键词]会计电算化教学凭证修改 学生在前期的学习过程中已经掌握了手工核算的方式和方法,也 知道如何修改凭证的错误.但在会计电算化教学阶段,凭证的修改发生 了很大的变化,由于电子数据很容易被不留痕迹的改动,因此会计软件 一 般都要提供修改权限与修改痕迹的控制功能,防止电子数据被非法 篡改.由于电算化会计系统中记账,结账和编制报表均以凭证所录入信 息为信息源由计算机自动完成,所以,会计凭证的错误就成为电算化会 计系统错误的根源,错账误凭证的更正成为电算化会计错账更正的主要 内容.因此如何采取正确的方法进行凭证的修改是学生理解和掌握的 重中之重. 对于凭证的错误,一般要分三种情况处理第一,填写错误.数据还 未输入计算机.录入人员不得更改,应退回凭证填制部门纠正后再进行 输入.第二,错误数据已输入计算机,但还没有登记有关机内账簿.如果 是输入错误,录入人员可以直接修改;如果是凭证出错,则应退回凭证, 填制部门纠正后再由录入人员进行修改;第三,错误数据已登记有关机 内账簿,只能通过输人记账凭证的方法进行冲销或补充即红字冲销法 或补充登记法.但不论在何种情况下,审核功能与输入,修改功能都不 允许同一个操作员使用.另外,为了保证会计账簿的清晰性和会计经济 业务的整体性,在电算化环境下,针对凭证的不同操作错误,经常采用 即时修订法和逆向操作法. 一 ,即时修订法的指导 所谓即时修订法指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错 误时所采取的一种现时改正方法.它适用于对事中错误的更正,对于还 未保存的凭证,一般可以进行会计凭证的类别,会计凭证的制单日期, 凭证附件张数,会计分录的摘要的重新录入,会计分录的删除或者增 加,会计科目的重新录入,科目金额的重新录入,凭证辅助信息的修改, 制单人员的重新注册,直至放弃保存该错误凭证等操作;对于已保存但 仍未审核包括出纳签字或主管签字的会计凭证的修改,也可以参照上 述即时修订法对会计分录和金额进行修改,在认为该凭证完全错误并 已没有存在的必要时,还可以采用先执行“作废该凭证“命令,后对已标 注“作废“标记的凭证执行“整理凭证“命令直接删除并同时整理凭证号 的操作.采用即时修订法必须注意对凭证的作废与删除必须由该凭证 的填制人员进行操作,其他人员一般不能赋予此项权限;另外,对从其 他子系统中传来的错误记账凭证,除在总账系统中进行凭证即时修订 外,还应检查该子系统的设置,以防止其他类似错误凭证的产生.对于 已经记账的凭证的修改,应先采用红字冲销法将错误凭证冲销,再填制 一 张正确的凭证或根据差额补充登记～张凭证;对生成的红字凭证和 补充的凭证都要进行审核和记账. 二,反向操作法的指导 反向操作法一般要从后往前反向操作,适用于已经记账单或者结 账的凭证的修改,直到该错误变为事中错误,能用即时修订法更正为 止.反向操作法不需要填制凭证,它的目的仅仅是使得凭证填制人员能 够对错误凭证进行修改,并对修改后的凭证重新审核,记账,结账.正是 由于它不需重新填制凭证,才使得会计业务数据能与经济业务流程保 持一致,保证了会计的账面清晰和条理清楚. 1,反向操作法的操作范围.依据会计电算化的凭证处理流程,从制 单人员填制凭证开始,到出纳签字,主管签字,记账人员记账,会计账簿 的结账整个过程中,只有未经出纳签字或主管签字非出纳凭证不需出 纳签字的凭证才能采用即时修订法,其他经过签字,记账和结账的凭 证均不能直接进行凭证的修改操作,反向操作的操作范围仅限于如何 取消结账,如何取消记账,如何取消主管审核和取消出纳签字的操作. 2,反向操作法的操作步骤.鉴于各种会计电算化软件的设计不同, 反向操作法中的取消结账,恢复记账前状态,取消主管签字和取消出纳 签字的具体功能按键也有所不同,在操作业务时可参照本单位所购会 计电算化软件的说明和操作手册偌在操作手册中未涉及该功能,可向 服务商咨询,本文以用友 10.0 软件为例来说明反向操作法的操作步 骤.第一,恢复记账前状态的操作指导.恢复记账前状态的操作步骤为 以会计主管身份注册总账系统在总账系统中的“期末“功能菜单下 点击“对账“进入对账界面_j 择拟取消记账月份,按下“CtrlH“键, 输入主管口令后,即可激活恢复记账前状态功能在总账系统的二 级菜单下的“凭证“菜单下可见“恢复记账前状态“功能.单击此功能 即可按要求恢复最近一次或本月初的记账前状态.第二,取消凭证签 字的操作指导.取消凭证签字包括取消主管的审核签字和出纳的签 字.取消凭证的签字必须由原来相对应的操作人员进行操作,操作方 法同原来的审核和签字方法,只需在原签字界面点击“取消“或“成批 取消签字“即可完成反向操作.第三,取消结账的操作指导.取消结账 的步骤为以会计主管身份注册总账系统在总账系统中的“期末“功能 菜单下点击“结账“进入结账向导选择要取消结账的月份,同时按 下“CtrlShiftF6“键激活“取消结账“功能.系统弹出取消结账的“确认 口令“,输入主管口令确认后,即完成了取消结账功能. 3,反向操作法的注意事项.反向操作法实际上是通过程序的反向 操作对会计凭证的数据库中的数据进行修改,此种修改除在“操作日 志“上会留下操作记录外该记录也可以删除,在会计数据库或账簿上 不会留下痕迹,这样就容易给一些别有用心的人提供人为改账的机会. 因此,对于反向操作法的操作权限应严格把关,责任到人,同时应做好 书面登记工作或及时打印“操作日志“,做好会计数据的每天备份工作. 值得注意的是,反记账和反结账显然不是一个常用的功能,它只有 特殊情况下才能使用.如果滥用反记账和反结账功能,则不但影响会计 处理的严肃性,也会大大增加工作量.因此,对其使用必须严格限制即 操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人和结账人. 对计算机根据机内账簿生成的各种报表数据,修改和改正的适用 条件是应在本月会计报表还未上报,税务报表还未报出之前使用,否 则,就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符.因此对于在已对 外报出报表后发现的错误,只能在下月采用红字冲销法或补充登记法 进行更正. 上接第 201 页学习者进行自测. 5.工具箱 该模块收集了 VisualFoxPro6.0 常用的命令和函数,并介绍了命令和 函数的详细使用方法,便于学生在学习的过程中进行查阅. 6.讨论与交流 “讨论与交流“模块充分利用校园网的论坛.在校内论坛里开辟一 个专区,为教师答疑和学生在学习过程中遇到的问题提供一个相互学 习和交流的平台.传统的答疑方式在高校比较难以开展,学习者可以将 问题以帖子的形式发送到网站.其他人可以对问题进行回复或交流自 己的看法.通过互动平台,教师与学生,学生与学生之间的交流就可以 跨越时间与地点的限制.学生随时随地