企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程企业合同管理制度及流程 第一节第一节 目目的的 第一条为规范公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护 公司的合法权益，特制定本规范。 第二节第二节 适用范围适用范围 第二条本规范适用于集团所属公司对外签订、 履行的建立民事 权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、 热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合 同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技 术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。 第三节第三节 合同管理部门及职责合同管理部门及职责 第三条董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合 同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额 借贷经营合同、财产处理等合同的审批。 各公司总经理负责本公司劳 动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。 第四条集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管 理工作，具体职责是 （一）集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。 （二）各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授 权委托书等合同文本的发放和管理。 （三）参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审 查，并向法定代表人提交审查意见； （四）监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分 析，提出意见； （五）协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。 （六）负责的监督执行。 第五条合同具体承办部门的主要职责 （一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提 供相应资料； （二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草； （三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续； （四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同 变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意； （五）负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料； （六）负责所承办合同的归档。 第四节第四节 合同的授权委托合同的授权委托 第六条签订合同实行授权委托制度。 合同由法定代表人或主要 负责人签订， 也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关 人员代理签订。 第七条代理企业法定代表人签订合同的， 签约人应持企业法定 代表人签发并加盖企业公章的 法定代表人授权委托书 见附件一， 并在授权范围内签订合同。法定代表人授权委托书 采取一事合同 一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。 第八条集团办公室负责管理合同授权委托书， 根据董事长的决 定，办理出具授权委托书事宜。 第九条代理人必须忠实履行职责， 维护本公司的合法权益，对 本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。 第十条代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜 担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。 终止委托代理关 系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。 第五节第五节 合同的日常管理合同的日常管理 第十一条本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要 合同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理。 （一）集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、 对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的 审查、备案和归档工作。 （二）集团办公室负责合同标的额在二十万元以上 （含二十万元） 的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以 上（含二十万元） 的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准 后方可签订，并报集团办公室进行归档备案。 （三）各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审 查和归档备案，各公司负责人批准后方可签订。在合同签署后，以扫 描文件并加密的格式发电子邮件于集团办公室***邮箱进行电子文件 合同备案。 第十二条公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。 公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同 专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公 司总经理批准。 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗 失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。 第十三条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务 往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行 保管好；重要资料应将原件交集团办公室随合同保管。 第十四条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料 及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认 后方可办理有关手续。 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他 原因发生变更的， 公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关 单位。 第六节第六节 合同具体要求合同具体要求 第十五条 合同的主体 （一）订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资 格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅 自签订合同。 （二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、 履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同， 也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 （三）公司一般不与自然人签订经济合同， 确有必要签订经济合 同，应经公司总经理同意。 第十六条 合同的形式 （一）订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事 务外，应当采用书面形式。 （二）“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据 电文（包括电报、传真、电子邮件等） ，除情况紧急或条件限制外， 公司一般要求采用正式的合同书形式。 第十七条 合同的内容 （一）当事人的名称、住所合同抬头、落款、公章以及对方 当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 （二）合同标的合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同 应详细约定规格、型号、商标、产地、等级、技术标准和品质描述等 内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求； 对合同标的无 法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 （三）数量合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标 的物数量， 常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式 （如电报、传真、送货单、发票等） 。 （四）质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约 定所采用标准的代号； 化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要 指标要求（标准已涵盖的除外） ；凭样品支付的应约定样品的产生方 式及样品存放地点。 （五）价款或报酬价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣 形式的应约定合同的实际价款； 价款的支付方式如转帐支票、 汇票 （电 汇、票汇、信汇） 、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬 的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 （六）履行期限、地点和方式 履行期限应具体明确定，无 法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式； 合同履行地点 应力争作对本方有利的约定， 如买卖合同一般约定交货地点为本公司 仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级； 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续， 即合同履行的标志，如托 运单、仓库保管员签单等。 （七）合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求 对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要