石油化工公司内部控制手册第部分业务流程B进口原油代理业务流程制度格式

1 1. .2 2 一、一、 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 3 3.2 3.3 二、二、 1 1.1 进进口口原原油油代代理理业业务务流流程程 业务目标业务目标 经营目标 按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成采 购，并安全、及时地交付。 优化采购方案，保证合理的进口原油采购价格、运 费及保费。 争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履 行资金支付责任。 保证结算资金的安全和及时回笼。 财务目标 保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、 完整。 合规目标 贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。 进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和 股份公司内部规章制度。 业务风险业务风险 经营风险 未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交 3.1进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定。 易条件进行原油采购、租船、投保，发生交易损失。 1.2未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量 进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正 常生产经营活动受到影响或发生损失。 1.3未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获 得有利的价格和运费条件，导致分（子）公司进口 原油成本增加。 1.4未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作、 规避市场价格波动，导致分（子）公司控制进口原 油成本不能达到预期效果。 1.5未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、 迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手 续，导致风险增加或发生损失。 1.6 1.7 1.8 未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制，导致 多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。 货款结算不当，导致财务费用或资金风险增加。 未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。 导致的风险。 2 2.1 3 财务风险 未能真实、准确、及时、完整地进行进口原油代理 业务的会计核算，造成财务信息失真。 合规风险 1.9未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款 3.1 3.2 进口原油业务违反国家规定，受到处罚。 外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定，受到处 罚。 3.3进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、 法规和 股份公司内部规章制度的要求，造成损失。 三、三、 1 1.1 业务流程步骤与控制点业务流程步骤与控制点 对贸易人员及签约人员授权 中国国际石油化工联合有限责任公司 （以下简称 “联 合石化”）经理对其原油贸易部门及境外子公司原 油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易 人员和签约人员名单向交易对手备案。 2 2.1 对交易对手的资信评估 联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评 估，经财务部门会签，分管副经理审核，报经理批 准，确定交易对手名单和交易限制条件。供货商、 船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审 批。 3 3.1 签订原油采购合同 经总经理或分管副经理批准后，联合石化计划部门 根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口 计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油 采购战略，组织与原油供应商洽谈原油长期供货合 同。 3.2根据分（子）公司现货采购委托，联合石化原油贸 易部门会同境外子公司，依据生产经营管理部下达 的进口原油月度采购计划分析目标油种市场，商定 入市时机与询价范围，按规定权限审批后，向联合 石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令。 3.3联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令， 遵循进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准 的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向口 头反馈给联合石化原油贸易部门审核。 3.4联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期 合同签约意向和现货采购意向通知分（子）公司， 经分（子）公司原油采购部门通过电话等方式确认 油种、数量、价格、装期后，分别由计划部门和境 外子公司经授权的贸易人员对外成交。 3.5联合石化对外洽谈的原油贸易人员填写 交易结果通 知单，按规定签字确认后，于成交当日书面报联 合石化原油贸易部门和风险控制部门。 3.6联合石化原油贸易人员依据交易结果通知单 填写 中国石化进口原油采购确认单，经原油部门负 责人签字后，书面通知分（子）公司原油采购部门。 分（子）公司原油采购部门负责人签字确认后，回 复联合石化。管输原油中国石化进口原油采购确 认单按照股份公司原油管理办法由相关方签字确 认。 3.7联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公 司根据成交条件和合同管理规定，经贸易、执行、 财务、法律等人员审核后，按规定权限签署原油采 购合同。 4 4.1 租船与投保 联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的 原油采购交接单，按照规定填写进口原油保 险内部联系单，向经批准的保险公司办理保险。 保险合同须按规定权限签署。 4.2联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交 的租船运输内部联系单办理预租船，并根据船 舶预租的主要条件填写中国石化进口原油租船确 认单，由运输部门负责人签字后交原油执行部门 ， 并经分（子）公司原油采购部门确认。管输原油中 国石化进口原油租船确认单按照股份公司原油管 理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。 4.3联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认 后通知运输人员，由经授权的运输签约人与经批准 的船东签订租约，临时租船船东名单按照股份公司 原油管理办法报生产经营管理部备案。 5签订进口原油代理协议 5.1联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价 格、运费、保费、保值匹配情况及前批原油货款的 尾款后， 确定该合同原油的到岸价格， 书面交分 （子） 公司确认。 分子公司原油采购部门负责人签字确认 后回复联合石化。管输进口原油价格确认说明按照 股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事 业部签字确认。 5.2根据分（子）公司确认的原油品种、数量、价格、时 间及运输安排，联合石化按规定权限和经法律事务 部审定的标准文本与分（子）公司签订进口原油 代理协议。 6 6.1 报关、接货的准备手续 原油到港前，联合石化原油部门核对有关资料，按 照国家有关规定申领重要工业品自动进口登记证 明。 6.2联合石化原油执行人员同时准备报关合同、发票、 装船单据等其他报关单据，通知卸货港和分（子） 公司安排接货，由分（子）公司做好国内运输的准 备（参见1.3 原油配置、运输业务流程），并安 排货物代理公司报关报验，或通知分（子）公司自 行报关报验。 7 7.1 跟踪监控装船、航行和卸货过程 联合石化原油执行人员密切跟踪原油装船及其计 量、货损等情况。发现短量，立即查明原因，并于 当日通知分（子）公司、保险公司，以备事后追溯。 分（子）公司在通过联合石化得知上述情况的基础 上，密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货 损等情况。发现短量，立即查明原因，并于当日通 知联合石化原油部门。联合石化原油部门依据有关 采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提 出索赔，并将索赔结果书面通知有关分（子）公司。 7.2联合石化运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货 等船舶动态，监控滞期发生情况及责任原因，准确 地计算滞期费，并将有关情况通知分（子）公司确 认，以