报账管理标准

受控状态 分发号 受控 Z/CWGL3007-2013 报账管理标准报账管理标准 2013 年 3 月 1 日发布 2013 年 3 月 1 日执行 编制财务部审核罗海刚批准李汉阳 文件名称报账管理标准 文件编号Z/CWGL3007-2013 发布年号/修改号2013/0 页码 1/10 1 1 目的目的 为了规范广西玉柴重工有限公司（以下简称公司）报账的管理工作，根据财政部 发布的企业会计制度 、 内部会计控制规范基本规范等法律法规以及本公司的 具体管理要求，制定本标准。 2 2 范围范围 适用于公司及所属各单位。 子公司根据本标准制定子公司的报账管理标准，同时报（集团）公司财务部 审批和备案。 3 KPI3 KPI 指标指标 指标名称 无 4 4 职责职责 4.14.1 财务部 4.1.14.1.1 负责本标准的编制、修改。 4.1.24.1.2 负责按各单位分解后的月度预算，在月度额度内控制各单位报账。 4.24.2 各单位 4.2.14.2.1 负责建立本单位的台账。 4.2.24.2.2 负责按分解的预算控制各项费用的报账。 5 5 工作程序工作程序 5.15.1 报销凭证 5.1.15.1.1 所有的报销单据必须是合法有效的原件。 5.1.25.1.2 合格的发票符合以下条件 5.1.2.15.1.2.1 发票必须套印有税务部门发票监制章及防伪水印，并盖有票据开出单位发票 专用章，行政事业性收费票据必须套印有财政部门票据监制章，大小写人民币金额相 符，没有涂改、刮擦、挖补痕迹，复写字迹和颜色一致，开票方与收款方应一致。 5.1.2.25.1.2.2 除住宿费、电信费发票可写报账人姓名外，其它所有发票客户名称必须是“广 西玉柴重工有限公司”全称。若是 2 人以上一起出差，要求每个出差人各自开具住宿 发票。如果是合并开票的只能报销一个人的指标。 5.1.2.35.1.2.3 发票中的项目内容必须真实、齐全 ,用途清楚，时间准确，数量、单价与金额 的内容不能为空，同时数量、单价与金额计算相符，凡发票内容开具为“礼品” 、 “食 品” ，不能报销，对于过于笼统的发票，如“办公用品” 、 “材料” 、 “汽车配件” 、 “修 车费”等必须附有售货单位出具并盖章的“明细表”。 5.1.2.45.1.2.4 业务招待费报销凭据必须是合法合规的饮食、服务业及商场销售等开具的发 票，并应在报账粘贴单上注明招待业务内容。 指标值计算公式统计周期数据来源说明 1 文件名称报账管理标准 文件编号Z/CWGL3007-2013 发布年号/修改号2013/0 页码 2/10 5.1.35.1.3 票据粘贴要求 5.1.3.15.1.3.1 为便于会计核算和装订，要求报销票据要分类粘贴好，票据粘贴要与粘贴单 右上边齐平，不能超过装订线。不分类贴好的要按要求重新分类粘贴好后方能报销。 5.1.3.25.1.3.2 票据张贴分以下几类 （1）车票 （2）住宿费 （3）打印、传真、名片 （4） 电话费 （5）邮票、邮件、特快专递 （6）办公用品费 （7）招待费用 （8）异地存 取款、汇款手续费（同时提交原件及复印件）（9）三包购配件、用油（10）车辆过 桥过路、加油等运输费（11）车辆维修费用 （12）其他费用。 5.25.2 业务流程 5.2.15.2.1 借款流程 出差人员或办理业务人员如有特殊需要进行借款的，需要在费控系统完成申请流程。 具体如下 5.2.1.15.2.1.1 借款人在费控系统功能 [借款申请维护]中创建借款申请单。若属于对外单位 的预付性借款，提交人在保存提交时，要求添加该付款事务的审核会计。 5.2.1.25.2.1.2 借款申请单通过工作流提交给相关部门领导岗位审批。 5.2.1.35.2.1.3 财务会计在系统功能 [借款申请单审核]功能进行审核确认。 5.2.1.45.2.1.4 财务会计根据主要业务分工权限表提交给相关领导审批； 5.2.1.55.2.1.5 出差人的借款申请在相关领导审批通过后， 出纳打印借款单，在系统功能[借 款申请付款]完成付款操作，款项直接划入借款人的工资卡账户中。 5.2.25.2.2 费用报销流程 5.2.2.15.2.2.1 经办人出差结束回来后，应按要求整理所发生的单据，粘贴报销凭证。出差 费用报销必须在费控系统功能［费用申请 ］］进行出差申请，若本次出差涉及乘坐飞机 的事项，应同时进行飞机票申请，差旅费报销必须提交经上级领导审批的出差报告。 5.2.2.25.2.2.2 经办人员同时在费控系统进行费用报销单创建，通过系统功能［费用报销单 创建］录入报销单。在费用报销单录入页面，可上传相关附件（如原始发票扫描件、 出差报告或其它文件资料） 。 5.2.2.35.2.2.3 经办人员提交报销单报销人在系统提交报销单前，需要在原始凭证粘贴单 上粘贴好相关原始发票，并在原始凭证粘贴单上标记对应的系统报销单编号；在系统 报销单提交后，报销人无须在系统 [费用报销单查询 ]功能中打印出系统报销单 ,只需 将原始凭证粘贴单提交给部门负责人，报销单由财务部统一打印。 5.2.2.45.2.2.4 报销人提交费用报销单给部门领导，部门领导负责在费用报销单审批页面中 查看费用报销单的明细内容、报销项目的预算情况及上传的附件内容，审核业务的真 实性、并同意报销的基础上进行审批。 5.2.2.55.2.2.5 财务费用会计收到由部门领导已审批同意的费用报销单原始凭证粘贴单后， 应在系统功能［费用报销单审核］中调出对应的已经通过所有审批岗位审批通过的报 销单进行审批。 5.2.2.65.2.2.6 会计审核费用报销单及原始票据无误后，提交给［会计主管 ]审核同意， ［会 计主管]对审核后的报销单进行复核确认，主要对报销单的核算信息进行再次审核与 2 文件名称报账管理标准 文件编号Z/CWGL3007-2013 发布年号/修改号2013/0 页码 3/10 确认。 5.2.2.75.2.2.7 费用报销单在所有环节审核通过后，出纳在系统功能［报销单付款］中直接 对报销单进行支付，支付到报销人工资卡账户中。如果报销人存在借款，应先核销借 款后再支付余额。 5.35.3 具体要求 5.3.15.3.1 原始单据经整理粘贴后，公司经营班子成员发生的差旅费、业务招待费、运输 费和电信费在公司规定标准和范围内由本人在费控系统中审核同意后申请报账；其他 人员报账根据主要业务分工权限表经本单位领导在费控系统审核同意报账。 5.3.25.3.2 原则上除出国人员允许差旅费借款外，取消员工借款，员工国内出差先垫付差 旅费，出差回来后及时到公司进行报账领款。个人如有特殊原因确需向公司借款的， 需还清上一笔借款方可借款。出差人员（非驻外人员）出差、探亲、培训或参加会议 的，须在出差、探亲、培训或参加会议回公司后15 个工作日内，整理各类报销单据 到财务报账，否则不予报销。 5.3.35.3.3 驻外办事处人员费用的报销要求 5.3.3.15.3.3.1 当年 1-11 月期间每月 28 日前，把所发生的当月票据