Word2016使用技巧

Word 2016 使用技巧 目录 Word 2016 使用技巧 .1 技巧一 简单共享（新） .1 技巧二 协作编辑文档（新） 3 技巧三 版本历史（新） .4 技巧四 智能查找（新） .7 技巧五 墨迹公式 .8 技巧六 编辑 PDF 文件 . 10 技巧七 保存为 PDF 格式 . 12 技巧八 展开和折叠 . 13 技巧九 答复批注 14 技巧十 简单标记和锁定修订 . 15 技巧十一 对齐参考线和实时布局 . 16 技巧十二 粘贴预览 . 17 技巧十三 多位数字编号 18 技巧十四 导航窗格 . 19 技巧十五 快速样式 . 21 技巧十六 文档部件 . 22 技巧十七 文档封面 . 24 技巧十八 设置默认保存格式 . 24 技巧十九 在后台视图设置打印 26 技巧二十 轻松恢复未保存文本 29 - 1 - Word 2016 使用技巧 Word 2016 提供了更简单的云端共享和协作方式，协作编辑文档更加方便。在版本历史 记录中可找到每次修改的记录， 并可与当前文档进行对比。 智能查找可让您在无需离开 Word 窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。 技巧一简单共享（新） Word 2016 利用新的“共享”按钮，快速便捷地邀请他人共同审阅或编辑文档。 操作步骤 1. 使用 Office 365 或微软账号登录 Word，单击【文件】 。 2. 单击【另存为】- 【OneDrive】-相应文件夹名称。 3. 选择要保存的位置，单击【保存】 。 - 2 - 4. 在【文件】菜单中，单击【共享】-【与人共享】-【与人共享】 。 5. 输入邀请人员的邮件地址，选择【可编辑】或【可查看】权限，单击【共享】 。 - 3 - 技巧二协作编辑文档（新） Word 2016 可以多人同时在线编辑存放在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中的 Word 文档。 操作步骤 1. 在收到的含有共享文档链接的邮件中，单击带链接的文档名称，即可打开共享的文 档。 - 4 - 2. 在文档右侧会列出所有参与者，而文档的正文左侧，则会显示出正在编辑此部分内 容的人员。 技巧三版本历史（新） 当您编辑存放在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中的文档时，改进 的“版本历史” ，允许您查看或回溯到文档的早期草稿，让您毫无顾虑地编辑和共享文档。 操作步骤 1. 单击【打开】-【OneDrive-XXXX】 ，选择文件。 - 5 - 2. 单击【文件】 。 3. 单击【历史记录】 。 - 6 - 4. 即可看到保存的所有历史记录，单击任意一条历史记录。 5. 可以和现在的版本进行对比，也可直接还原到所选版本。 - 7 - 技巧四智能查找（新） 智能查找可让您在无需离开 Word 窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。 操作步骤 1. 选中要查找的文字，单击右键，选择【智能查找】 。 2. 在右侧【见解】任务窗格中可以查看搜索到的结果。 - 8 - 技巧五墨迹公式 Word 2016 提供了墨迹公式功能，可以用手指或触摸笔直接书写数学公式，Word 可以 自动识别和转换公式内容。 （Excel、PowerPoint、OneNote 也具备此功能） 。 操作步骤 1. 在 Word 中，单击【插入】-【公式】-【墨迹公式】 。 - 9 - 2. 可以任意书写公式。当输入错误时，可以将内容“擦除”后重新输入，完成后单击 【插入】 。 3. 单击公式右下角的下拉箭头，选择【另存为新公式】 ，即可将此公式保存到公式库 中。 - 10 - 4. 重新命名公式名称，单击【确定】 。 5. 单击【插入】-【公式】 ，在展开的列表中，可看到保存的公式。 技巧六编辑 PDF 文件 Word 2016 可以打开 PDF 文件，轻松获取 PDF 文件内容，并对段落、列表和表格进行排 版，就像使用熟悉的 Word 文档一样。 - 11 - 操作步骤 1. 现在，可以在 Word 2016 中直接打开 PDF 文件，内容和排版高保真还原，还可以自 动生成标题导航，表格和图片也保持原样。单击【文件】-【打开】 ，选择 PDF 格式。 2. 若显示提示对话框，单击【确定】 。 3. 此时，即可在 Word 2016 中直接编辑修改 PDF 文档的内容。 - 12 - 技巧七保存为 PDF 格式 当文档创建完成后，为使内容不易被修改，我们可以将其另存为 PDF 格式。 1. 单击【文件】 。 2. 单击【导出】-【创建 PDF/XPS 文档】-【创建 PDF/XPS】 。 3. 将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。 - 13 - 技巧八展开和折叠 只需轻点一下，就可以折叠章节，隐藏已阅读的内容，或展开章节，查看更多内容。 操作步骤 1. 在较长的文档中，单击标题前的标志，可以折叠或展开标题，收起已读内容或 展开所有已收起的内容，方便阅读。 2. 也可以同时折叠或展开所有的标题，只需在选中的文字上单击右键，然后在弹出的 - 14 - 菜单中选择【展开/折叠】-【展开所有标题】或【折叠所有标题】 ，这样可以帮助您 轻松关注重要内容。 技巧九答复批注 在文字旁的批注中，可以展开多人讨论。您可以轻松跟踪批注，查看相关人员的相互回 复， 帮助您了解对话中的要点内容。 当一个批注或对话的内容已处理完毕， 可标记为 “完成” ， 使它折叠并变灰，保留在旁边，以供将来参考。 操作步骤 1. 单击批注图标展开批注中的内容， 查看他人的修改意见。 也可以单击答复批注 图标进行答复，围绕文档内容进行讨论。 - 15 - 2. 讨论结束时， 在批注标记上单击右键， 在弹出的菜单中选择 【将批注标记为完成】 ， 这样批注变为灰色，提示自己和其他修改者现在的修改状态，以供后续参考。 技巧十简单标记和锁定修订 用简单的提示标明修订和批注，使整个文档显得干净整洁。在修订处单击一下，即可查 看所有的改变，查看之后再将其隐藏，实现轻松阅读和跟踪。添加一个密码可以阻止其他人 取消修订状态，确保文档中所有被更改的地方都被跟踪，文档变化一览无余。 - 16 - 操作步骤 1. 当文档处于修订状态时， 单击【审阅】 ， 在修订组中将显示标记状态更改为【简单标 记】 ，可以隐藏修订内容，让文档更整洁。 2. 【审阅】-【修订】-【锁定修订】 ，可以将文档的修订状态锁定。 3. 将处于锁定修订状态的文档发给其他人进行修改时，文档将始终处于修订状态。如 果要解除修订，必须输入正确的密码，否则无法解除修订状态。这样可以跟踪所有 修改的内容，使您对任何更改都明察秋毫。 技巧十一对齐参考线和实时布局 在文档中将图片、视频、形状拖入文字时可实时预览布局情况，释放鼠标后，对象和文 本环绕即按预览的结果呈现。新的对齐参考线，可以轻松将图表、照片、图形与文字对齐， 使您的文档看起来专业而美观。参考线会显示在需要的位置，设置完毕会自动消失。 操作步骤 1. 在图形、图片、图表