会议室预约管理系统设计方案书

会议预约管理系统 系系 统统 方方 案案 目目录录 一、系统概述 . 3 1.1 什么是会议预约管理. 3 1.2 会议管理趋势 5 二、系统功能 . 5 2.1 功能特点 6 2.2 系统优势 7 2.3 系统界面 8 三、系统部署 . 11 3.1 安装示意图 . 12 3.2 安装实景图 . 12 四、会议显示 . 14 五、应用行业 . 15 5.1 教育行业 15 5.2 法律行业 15 5.3 医疗保健 15 5.4 企业. 15 一、系统概述一、系统概述 为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息 显示公告系统， 用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会 议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显示该会议的会议 内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显 示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。 该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天 气预报、新闻等公共信息） 、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议 主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash 等形式显示各种其它信息。 1.11.1 什么是会议预约管理什么是会议预约管理 会议预约管理 线下型管理线下型管理 这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议 安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进 行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。 线上型管理线上型管理 这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或 500 强企业，已经有比较 完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有 LOUTS,OUTLOOK 等， 也有一些 OA 或 ERP 中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资 源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。 会议室管理 粗放型管理粗放型管理 这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在 某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水 服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方 式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传 下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。 人工型管理人工型管理 这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集 和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个 人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会 议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录 或简单的电子表格记录。 1.21.2 会议管理趋势会议管理趋势 二、系统功能二、系统功能 为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会 议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统” 。该系统简化了会议室管理， 灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。 所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于 B/S 架构， 直接通过浏览器使用。 2.12.1 功能特点功能特点 可对操作员进行增加、 删除、 修改操作， 可以灵活设定操作员的管理权限。 可自定义会议室名称，并进行增加、 删除和修改操作。可以设定会议室的 使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预 定这个会议室的会议。 可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状 列表显示。 可对企业员工进行增加、删除、修改操作。可以直接创建企业员工的系统 账户。可以查询企业内所有员工的联系信息。 操作员可以创建、撤销、 恢复会议预定。系统管理员可以操作所有会议记 录。 可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议。 可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。 可以汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录。 系统支持通过 E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知 及提醒的功能。 可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。 可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服 务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等； 可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码。 会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容， 也可以显示所有会议室的 会议信息。当没有会议召开时可以显示其他内容，如天气预报、多媒体 视频、新闻资讯等。 会议显示屏版面可以自定义， 实现中英文显示； 可以发送通知到会议屏上； 可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。 2.22.2 系统优势系统优势         会议进程免打扰 会议安排无纸化 会议信息电子化 会议记录数据化 使用状况对比化 会议进程可视化 操作使用图形化 会议预约异地化 2.32.3 系统界面系统界面 三、系统部署三、系统部署 会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器 之间用 VGA 线连接，播放器网口插入网线设置好 IP 地址连入服务器。会议系 统采用 B/S 架构，安装在服务器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行 会议预约。 所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。显示的内容样式可 以自定义。因为采用了 B/S 架构，服务器可通过企业内的核心交换机接入互联 网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。 3.13.1 安装示意图安装示意图 3.23.2 安装实景图安装实景图 四、会议显示四、会议显示 五、应用行业五、应用行业 5.15.1 教育行业教育行业 利用会议预约管理系统安排会议和活 动，简化调度和协调非教育活动策划，每 个事件管理所需的所有设备和资源，以及 用户之间共享调度信息化解决方案。 5.25.2 法律行业法律行业 明了的资源调度室是律师事务所必不可少的。使用会议预约管理系统安排客 户会议，证言，视频会议等，并确保 A/V 设备，餐饮服务等始终同步协调。 5.35.3 医疗保健医疗保健 医院、 多医师设施， 诊所和研究实验室都需要一个明确的， 有效的协调制度， 让他们有更多的时间来工作。看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务。 5.45.4 企业企业 具有可扩展，易于安装的功能，不强调现有的 IT 资源，会议预约管理系统 可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求。