OA管理系统

1.背景 办公自动化是采用计算机和网络技术， 基于工作流的概念， 使企业内部人员方便快捷地共享 信息，高效地协同工作，改善办公环境和条件，缩短办公周期，提高管理和决策的科学化水 平，实现办公活动的科学化和自动化。 2.目的 随着高校改革的不断深入， 高校内部管理体制和工作效率的改善和提高显得日益重要。 构建 安全高效的办公系统，不仅是时代发 展的要求，也是发展教育事业、提高高校科学管理水 平和办学效益的需要。 本文通过分析当前我国办公自动化的发展现状及校园网的 发展趋势， 针对办公自动化系统的特点， 引入了工作流技术， 通过对办公的业务流程进行规划， 完成业 务过程的建模，实现业务过程 的计算机化，旨在实现高校 OA 系统的柔性设计和功能的可 扩展性，在现有的校园网基础上建立高效、协调、集成的办公自动化系统。 该系统主要是 用于校园新闻的管理、发布，支持学校信息交流、日常教学、教务管理等各种应用，提供了 一个基于校园网的全面办公 自动化解决方案。 3.意义 办公自动化（Office Automation，简称 OA）是指利 用计算机技术、通信技术、系统科学、 管理科学等先进的 科学技术， 不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外 的各种现代化 的办公设备中，大限度地提高办公效率和 改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公 周期，并 利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学 化水平，以实现办公活动的科学化 和自动化[1]。办公自动化系统将先进的管理理念和网络 技术相结合，在部门和个人之间进行即时高效、安 全稳定、不限地域的业务沟通和处理， 可以极大地 扩展办公手段，实现办公的高效率， 决策的高效能。 随着互联网技术的发展和 管理体制的变革， 高校校 园网在高校教育中所承担的作用愈来愈明显， 它已成为高 校教学、 科研、办公及管理不可缺少的支撑环境。伴随高 校网络的快速发展，高校管理信息化的时 机已逐步成熟， 建立一套方便快捷的自动化办公系统， 是高校在新的形势 下进一步转变工 作职能、工作方式和工作作风，提高工作 质量和效率的一项重要手段，也是落实胡锦涛总 书记在党 的十七大提出的“建设资源节约型、环境友好型社会”科 学发展观的新举措，因 此，办公自动化是高校自身建设、 改革和发展的必然要求，实现和推进办公自动化系统是 高 校管理信息化、网络化的必然趋势，网络办公自动化必 然是现代高校发展的趋势要求。 4.研究目标 本系统的研究目标在于构建校级的通信平台，实现电 子邮件管理；建立以信息流转为核心 的办公自动化系统； 结合公共信息管理、 个人事务管理以及行政管理， 能创造 一个集成化 的工作环境，为学校各部门的工作人员提供多 功能的桌面办公环境，从而解决不同人员处 理不同事务需 要使用不同工作环境的问题， 实现办公资源共享； 运用该 系统能够提供集成 处理及发布信息的工作平台，建立业务 流程自动化、图文传递电子化、文档一体化的办公 自动化 系统，解决以往信息收集、 处理和发布过程相分割的问题， 减少许多不必要的交接 环节， 并通过替代传统的人工纸介 质或磁介质信息传递， 提高信息传递的效率和可靠性[6] ， 终提高学校的工作效率和管理水平， 还可借助于 Internet/Intranet 技术， 把学校的有关信息 对内对外进 行实时发布。 5.研究内容 本办公自动化系统的目标是设计和开发一套适合校园 网络办公特点的高效、易用、易维护 的 OA 系统， 系统结构 要符合层次性及模块化的设计思想， 系统结构清晰合理，软件灵活， 可根据今后的需求进行扩充，旨在改善和提高 高校内部办公事务处理的计算机应用水平， 实现基于计算 机网络的协同办公能力， 实现网络化的公文传递、 信息交 换，实现信息发布 自动化，提高办公效率，为校园的知识 化管理平台提供信息。 整个系统由前台用户和后台 系统 管理两大部分，具体划分为系统管理员用户、 部门管 理员用户和普通用户三部分。 后 台系统管理员，主要 负责系统的正常运行与维护， 同时对系统的各类用户进行 管理；第二 种是各部门管理员，主要负责本部门的信息发 布，文件管理等功能；第三种是普通员工， 主要是利用系 统完成相关的办公工作，同时可能进行实时的交流与沟通。 6.整个系统采用 ASP 作为开发平台， 主要实现个人办公、行政管理、 信息管理、 系统管理、 公文管理五个模块的功 能，功能模块如图 3-1 所示。 6.主要功能介绍 1）个人办公 实现对个人的日常工作、 活动的管理， 并提供其他的 一些辅助功能， 本模块包括待办工作、 日程安排、个人日 记、电子邮件、通迅录等模块组成，利用个人办公子系统可以很方便的 处理一些日常个人办公事务。个人桌面页面 中，显示与当前操作员有关的文档、任务、邮 件、审批等 新的相关信息。 2）由部门管理、印章签名、 模板管理、签报管理和会议 管理等模块组成，可提供日常的会 议管理功能。签报管理 执行内部请示、申请、报告等类型文件的拟稿、核稿、签发、归档 等管理工作。会议管理为办公人员提供会议室管 理功能，包括在会议召开前进行会议计划 和会议文件、会议议题等方面的准备，还包括会议室的申请，会议通知的 发送等。会议召 开后可以做会议记录、纪要和会议查询， 并且可将会议纪要归档。 3）公文管理 公文管理模块主要实现收文管理、发文管理和归档功 能，完成校级与各部门以及部门内部 之间的各类公文的流 转，实现收/发文登记和文件归档等功能，该模块记录所有 发文的文 件原文，对发文的整个流程进行跟踪，根据预先 设置的公文办理流程，来实现公文的各项 办理工作[16]。学 校各单位办公室是本单位发文办理的管理部门。学校党委 办公室、院长 办公室是校级公文管理部门，对学校校级公 文进行统一管理；学校各院、处办公室是本部 门公文管理 部门，对本部门的公文管理负责。 发文管理的主要功能是将公文发送到学校各主管部 门，可分为校级公文发布及各部门公文 发布， 办公流程如 图 3-2 所示， 待发公文经学校领导或各部门领导审批后，即进入复审、 核对、印发阶段， 。收文管理执行收文登记、 办理、查询、批阅流转、归档等管理工作，办 公流程如图 3-3 所示。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成； 并 且可实现对文件的密 级区分、 紧急程度、 管理以及相关操 作、应用人员的权限设定和控制； 可按时间、 主题词、 发 文单位、经办人等进行查询；工作流程可以由使用者自行 定义。 4） 信息管理 为办公管理人员提供一个信息获取的仓库，包括综合 查询、内部通告和通讯录、信息交流 等功能， 可以实现对 信息类别进行添加、 修改、 删除操作， 其中信息交流包括 公告、 邮件、 BBS、站内短信等子模块，方便员工直接沟通 交流。公告管理用于学校内部的信息通告， 也 可以发布针 对某部门的信息通告， 根据发布的对象不同， 相关职能部 门的员工就可以查看 和自己有关的信息，另外还提供公告 的搜索功能。 5）系统管理 该模块用于完成整个系统的管理，实现系统的日常维 护，访问权限设置，维护整个办公自 动化系统的正常运行。其中权限及系统管理保证系统合法用户等级及