XX公司进出口业务流程管理规定模板海关AEO高级认证企业标准

进出口业务流程管理规定进出口业务流程管理规定 为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促 使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本规定。 一、出口业务流程一、出口业务流程 （一）签订合作协议书 业务员与合作方就出口业务的有关事项进行洽谈，双方 达成共识后制作合作出口协议书，公司领导审批签字后 与合作方签订。 （二）签订销售合同 业务员根据合作协议有关贸易条款与客户（指国外买 家）进行洽谈，双方达成共识后，或由客户发出订单购货确 认书， 公司领导审批签字确认； 或由业务员制作 销售合同 ， 公司领导审批签字后与客户签订。 （三）审核信用证及收取定金 １． 销售合同签订后，支付条款为信用证的，业务 员应及时要求客户开出信用证。如有拖延，业务员要及时催 促。收到信用证后，要仔细审核信用证的内容，如有不妥之 处应与客户沟通并要求客户修改。 ２． 销售合同签订后，支付条款为直接付款的，业 务员应及时通知客户按合同要求付款。 1 （四）签订购销合同 收到客户的信用证或货款后，业务员制作购销合同 ， 由公司领导审批签字后与供应商签订。 （五）验货 购销合同签订后，业务员要求供应商按时备货，并 到现场进行验货，发现货物不符合合同要求时，要求供应商 整改，直到合格为止。 （六）交单托运 货物验收合格后，业务员将货物明细单、信用证、售货 合同、出仓单及法定商检商品所需的出境货物通关单交专业 物流报关公司办理托运手续。 （七）报检报关 业务部门缮制报关单据包括发票、装箱单、报关单、合 同，交专业物流报关公司，并由其代理报检、报关工作。货 物经海关查验放行后，由承运公司出据正本提单或其他运输 单据。 （八）办理结汇及寄交单证 采用信用证方式结算的合同业务员按照信用证要求 缮制所有单证，交财务部审核送银行。银行通知客户付款。 销售合同签订支付条款为直接付款的，确认收齐款 项后，由经理审批后交业务员及时将提单、发票、装箱单等 单证寄交给国外买家。 2 （九）支付供方货款 业务员收到增值税发票后，按照信用证和广东广 之盈贸易有限公司付款及费用报销的管理规定等相关要 求，填好付款单办理相关审批手续，审批通过的单据交 财务对外付款。 （十）出口退税 业务员将增值税发票、出口报关单等税局所需备案单据 交财务，由财务开具出口发票，并办理出口退税手续。 （十一）支付佣金 销售合同如含有佣金条款，收到外汇后办理相关审 批手续后支付给客户佣金。 （十二）理赔与赔偿 当出口商品出现短缺、 损坏或其他问题时， 应分清责任， 向船运公司、保险公司、保险公司或供应商索取赔偿。 （十三）记录归档 每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整 理该宗业务所有资料， 包括来函来电记录、 销售与购销合同、 退税等凭证，收入档案并建立目录备查。 3 出口流程图出口流程图 签订合作协议书 签订销售合同 审核信用证及收取定金 签订购销合同 验货 交单托运 报检报关 办理结汇及寄交单证 支付供方货款 出口退税 支付佣金 理赔与赔偿 记录归档 二、进口（含代理进口）业务流程二、进口（含代理进口）业务流程 （一）签协议 分管经理或业务负责人与委托方进行充分沟通，了解委 4 托方的要求。根据国家的有关法规，评审委托方的要求，在 确保我司有能力完成委托方的任务时，与委托方签订进口 代理协议 。 （二）签合同 根据委托方的采购要求与货物清单，合同经办人起草合 同交经理审核，公司领导审批通过后与国外供应商签订合 同 。 （三）领批文、对外开出信用证 根据需要，批文办理人协助委托人领取各种进口货物的 批文。我司收到委托方开证保证金后，对外开出信用证。 （四）报关、报检 合同经办人与报关员共同审核报关资料的合法性，齐全 性和真实性。报关员缮制报关、报检单证，并到口岸办理换 单、报检、报关、验货、缴付税款、放行等手续。 （五）付款 合同经办人按照广东广之盈贸易有限公司付款及费用 报销的管理规定办理付款或开证手续，填写银行付汇申请 书或信用证开证申请书、购汇申请书等并办理相关审批手 续，审批通过的单据提交财务部，财务收到相关资料后向银 行提交付款单证支付给供应商。 （六）结算 合同经办人与委托方进行结算时，相关结算单据按公司 5 相关流程制度办理审批手续，通过后交会计进行结算。 （七）记录归档 每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整 理该宗业务所有资料，收入档案并建立目录备查。 代理进口工作流程图代理进口工作流程图 签订进口代理协议 签订进口合同 申领进口批文 记录归档 报关报检 付款 结算 根据以上进出口业务流程，公司部门的各岗位必须明确 职责，业务部门经办业务员负责执行整个进出口业务过程中 的各项工作，并做到及时性和准确性。业务部门经理在分管 副总经理指导下，负责本部门进出口业务全过程的监督、审 核、处理有关争议和索赔。法务部负责商业伙伴的资信情况 以及审核合同法律事宜；财务部负责审核监督单证真实性、 准确性以及收付情况；企管部负责监控整个业务开展情况。 6 三、处罚及附则三、处罚及附则 公司各部（室）经理（主任）是执行本管理规定的责任 人，对违反上述管理规定的情况由公司经营班子确定给予相 应的处分。 （一）对违反上述管理规定的行为一经查实，即使未造 成经济损失，将视情节轻重对相关责任人员和相关负责人进 行教育或通报批评。 （二）因违反上述管理规定，对企业造成经济损失的， 按损失大小，对当事人和相关负责人给予经济处罚和行政处 分。 （三）企业人员或报关人员私揽货物报关，一经查实对 企业造成经济损失的，按损失大小，对当事人和相关负责人 给予经济处罚和行政处分，情节严重送纪检监察室按公司相 关制度处理。 （四）假借海关名义牟利、向海关人员行贿等违法行为 一经查实，按损失大小，对当事人和相关负责人给予经济处 罚和行政处分，并送纪检监察室按公司相关制度处理。 （五）因违反上述管理规定及海关相关操作规程，导致 企业信誉认证级别下降，对当事人和相关负责人经由公司班 子成员讨论决定具体经济处罚和行政处分的范围。 （六）因违反上述管理规定给企业造成重大经济损失， 除对当事人和直接负责人从重处罚外，还要对该部（室）经 7 理（主任）进行经济处罚和行政处分直至免职处理。对构成 犯罪行为的相关人员要依法追究法律责任。 四、本规定自发布之日起生效，未尽事宜按公司有关规 章制度要求执行。 五、本规定由公司业务部、企管部、财务部、法律部、 纪检监察室等专责小组负责解释。 XXXXXXXXXXXXX 有限公司 XXXX 年 XX 月 XX 日 8